综合管理信息系统中的工作流应用技术研究

王 奔，周力峰

(长江科学院科技成果推广及信息中心，武汉430010)

在网络飞速发展的21世纪，企(事)业单位对于信息的传递和获取越来越依赖于Internet。工作流技术已经成为流程处理方面一个重要的因素，广泛应用于众多领域。如今，工作流建模工具层出不穷，它们可以提供基本的流程控制，但是大多数建模工具不能应对复杂的动态流程。从应用角度来看，基于工作流技术的系统应该能够自如地为企业提供动态的流程服务。以工作流技术为基础的综合管理信息系统，对于企业动态化流程管理十分必要。

为了更好地满足企业对于操作简便、界面友好、平台交互、资源共享的需求，本文讨论了基于工作流技术的综合管理信息系统的设计和应用，该系统可以提供可视化的流程自定义，实现所见即所得。用户通过WEB就可以亲身参与其中，也大大提高了交互的便利性。

1 工作流的应用背景

日益灵活高效的高科技应用以及瞬息万变的全球经济环境都使工作流概念［1］迅速走红。工作流应用于办公自动化的技术已经得到广泛关注。由于网络的开放性，企业中的人员关系以及业务频繁变化。而当即时程序运行时，服务提供者需要以动态形式被定义下来。由此，以相应业务以及使用者需求为目标的动态绑定机制模型的研究具有重要意义。企业在中心服务系统上制定其所提供服务的各种需求。因此，工作流就对业务以及使用者有了灵活的动态绑定。

工作流作为信息管理系统用以支持程序自动化以及程序一体化的技术将有望克服工作控制系统的刻板模式，从而提供一种更有效的方式去规范、控制以及监测复杂的工作生产流程。具体来说，一个命令视为一个程序，组成命令的一系列子程序视为多个活动，工作流可定义为多个活动之间的关系。

最早的工作流是通过人工实现的，信息流转以手工传递，如:某个流程中要求参与者首先申请流程;任务建立后递交给参与人员批阅;完成批阅以及相应内容补充后，文件被传递到下一个环节审批。最后在审批通过后由参与者执行该任务。这种人工模式的工作流存在很大的弊端，任务流程的监控只能依靠人工四处走访打听，流程进度如何，是否延期，是否成本过大都不可获悉。

将工作流技术引入办公自动化系统中是工作流程化的需要，本文结合综合管理信息系统浅谈其必要性。企事业单位工作具有很强的流程特点，往往从一个阶段开始到另一个阶段截止，这个阶段的截止又是另一个阶段的开始。工作流技术的出现提供了优化的流程化工作方式。如图1所示。

2 工作流技术原理

工作流技术主要包含了:流程编辑工具，工作流引擎，管理机制，监控工具等方面。

图1 工作流模型实例Fig.1 Example of workflow

2.1 流程编辑工具

流程编辑工具提供了强大的图形化、WEB方式工作流模板的自定义工具。管理员通过拖拽动作就可以方便地定义系统中所有需要用到的流程，不但如此，用户还可以适时地修改流程，操作简便。

2.2 工作流引擎

一个管理信息系统的核心部分［2］不是其界面好坏，也不是系统内部频繁的数据库访问，关键在于紧密结合工作业务需求开发符合实际情况的程序逻辑。该逻辑应该能保证系统的稳定性，保证系统运行的速度。这就是工作流引擎的关键作用，可以确保系统正常稳定高速运行，还可以在流程发生变化的时候，简易地修改程序。

2.3 管理机制

工作流管理机制［3］是工作流中的核心技术，管理机制中应包括对流程的编辑、修改、查询以及监控等功能。对流程的编辑包含流程基本信息的添加，流程类型的选取(包括审批流程，文件流程及主流程)，流程管理人员权限分配(选定相应的角色控制该流程);其中流程基本信息中作者把任务类型抽象成4类:①开始任务;②一般任务;③审核任务;④结束任务。

每种类型的任务都包含了基本设置(任务ID;任务名称;执行方式等)、处理逻辑(流程启动后处理流程的方式)。各个任务之间通过路由链接，路由是各个任务之间的唯一媒介。通过图形化自定义流程，用户可以在任意2个任务之间随意拖拽路由，并选定流程走向来确定2个任务之间的逻辑关系。路由会自动获取任务与任务之间的逻辑关系，并通过任务ID号识别下一步该如何流转。任务与任务之间存在种种逻辑关系，由于工作业务的需要，不同任务之间存在前进、回退、等待、触发等多种关系［4］，要利用好工作流管理工具就必须为它们量身定做相应的逻辑关系。本文将这种逻辑归纳为2大类:分支逻辑和聚合逻辑。

2.3.1 分支逻辑

当流程流转到某一结点时，选取何种方式到下一结点，这取决于选择逻辑。在分支逻辑中，本文将其细化为2类:并行分支和串行分支。

并行分支中，当流程从一个结点到达另一个结点时，多个活动会并行启动。如图2所示，该流程由3个元素组成:开始、活动、结束。活动1结点处，出现3个分支，汇聚至活动5结点，然后流程结束。活动1结点到活动2，3，4结点时，多个活动并行启动。

图2 并行分支Fig.2 Parallel split

串行分支中，当流程从一个结点到达另一个结点时，多个活动根据流转条件逐一判断，并选择相应的道路。如图3所示，当活动1启动流转时，先以串行方式分别访问活动2，3，4结点，当人工活动1传来的数值满足条件时流转将通过，否则对下一条道路进行判断。如果所有判断都不满足，系统将选择缺省道路。

图3 串行分支Fig.3 Serial split

2.3.2 聚合逻辑

分支逻辑阐述了由一个结点分散到多个节点的过程。聚合逻辑就是它的逆过程，即多个分支在流转过程中汇聚到一个结点的方式。本文将聚合逻辑分为“并行聚合”和“串行聚合”。

2.3.2.1 并行聚合

并行聚合当且仅当聚合处结点前多条分支完成流转之后，才能开始流转活动。如图4所示，该流程由3个元素组成:开始、活动、结束。活动1结点处，出现3个分支，汇聚至活动5结点。当且仅当活动2，3，4均完成之后，才能触发活动5正常流转。

图4 并行聚合Fig.4 Parallel aggregates

2.3.2.2 串行聚合

串行聚合的聚合处结点前任何一个活动完成后，均可以开始流转活动。如图5所示，当流转方式为串行聚合时，活动2，3，4任意一个满足流转条件后，活动5均可正常运行。

图5 串行聚合Fig.5 Serial aggregates

2.4 监控工具

监控工具负责监视任务流转的进度和逻辑［4］，在整个工作流概念中监控工具犹如一辆汽车的仪表盘，你可以从中看到行车速度的快慢，汽车燃料是否充足，车灯是否能正常使用，后备箱是否已经打开等汽车的详细信息。监控工具可以查询任意一条流程的走向状况，是否生成任务，是否被第一个执行者审批，是否出现错误被打回，是否完成了流程等等。用户误操作导致流程逻辑错误可以通过流程回退、置换人员、流程终止等方式解决。

3 工作流在综合管理信息系统里的应用

OA(Office Automation)系统［5］必须是综合性较强的管理信息系统。它应具备多种办公信息处理功能。随着网络的迅速发展，各个单位与国际接轨也越来越密切。流程化的办公方式已经让越来越多的人尝到甜头。作者总结后发现，许多工作都有一个特点:多人协同完成。这就需要一个标准来规范作业。以长江科学院综合管理信息系统为例。系统中主要工作类型有:人力资源、科研管理、院务管理、财务管理、资产管理、个人中心等。

3.1 人力资源

人力资源系统提供了员工基本信息、单位组织结构、研究生信息、人才引进管理、员工培训和人力资源授权等功能模块。利用本系统可以清晰查询人力相关信息。

3.2 科研管理

科研管理包含合作方管理、项目立项、项目登记、项目实施、成果管理、质量与标准化管理和学术交流管理等模块。它主要用于对横向、纵向项目从申报开始追踪监控，完成逐级审批的步骤。对受托及委托项目信息以表单形式存储。对项目实施情况以任务下达、开题报告、阶段检查、项目验收的方式进行管理。用户还可以在此模块中对自己的获奖、论文、专著等科研信息进行管理。质量与标准化管理则是对单位内部科研和业务的工作进行审核和反馈。

3.3 院务管理

院务管理涉及到收文和发文，收文采用接口对接方式开发，用于接受上级单位发文。发文负责完成单位内部发文拟稿、发文流程跟踪、发文完成，以及上传发文至上级单位。会议管理，利用先申请先使用的原理，通过流程审批申请会议室，通过会议室使用记录查看会议室利用情况。印章申请，通过流程审批申请印章，流程通过后，印章管理人员通过系统信息为凭证，借用印章。近期系统还进行二次开发，对上级单位实行了上传发文，以及向下收文，实现了自动接收上级发文，自动上传已完成的发文。避免了以往需要传真接收，打印多份，人为传递阅读的麻烦。

3.4 财务管理

财务管理包含了支票本管理、报销管理、借款管理、拨付款管理、发票使用管理和会议费管理等六大模块。用户可以参与到流程中随时查看流程的详细信息。第一时间掌握流程信息，大大提高了工作效率。以往财务桌上一叠叠的纸张不见了，一群群候在办公桌旁的人也减少了。真正做到了无纸化和人性化。当用户检查到流程已经顺利完成，即可到财务去办理相关业务。避免了多次无效的去现场询问，减少了财务人员的工作量。

3.5 资产管理

资产管理顾名思义，它是对单位内部以及个人所属资产的统筹。此系统拥有资产查询、资产购置、资产维修、资产使用、资产处置、资产检验共计6个模块，18个子模块。系统中专设了资产管理员，用户申请购买设备成功，资产管理员就可以利用资产调拨功能将设备调至用户名下。在个人占用资产处即可显示用户所占资产的详细信息。除此之外，系统还拥有设备检验提醒(定期维护保障设备正常运行)、维修记录、设备报废等主流功能。

3.6 个人中心

个人中心包含了个人基本情况:我的业绩，我的账务，我的信息(我的任务、我的消息、我的提醒等)，我占用的资源等。个人中心的数据来源是以上述几个模块中的整体数据为基础，提取登陆系统用户的个人信息。个人中心里用户可以接收到工作流发布的提示信息，如:某个任务需要用户审批执行，会在个人中心里出现提示信息。

4 结语

市场竞争的加剧和规范化要求，都迫使企业需要加强信息流程化管理，许多企业开始提出工作流程自动化与企业再造工程的需求，希望由内部做起，缩短流程作业时间，提高市场的竞争能力。随着互联网的飞速发展，大部分企业把自己的管理平台都基于互联网来实现，而目前很多工作流引擎都是基于C/S结构实现，使用起来很不方便，很难找到一个完全基于WEB使用的工作流。

长江科学院综合管理信息系统是一个完全基于WEB的工作流软件，它很好地解决了实际工作中的业务流程问题，使办公效率大大提高，使无纸化办公成为可能，使历史数据有据可查。通过单位领导和技术人员多年的努力，以工作流技术为主题的综合管理信息系统现在已经在长江科学院运行正常，效果良好，并多次与其它系统进行集成和二次开发。

［1］范玉顺.工作流管理技术基础［M］.北京:清华大学出版社，2001.(FAN Yu-shun.Fundamentals of Workflow Management Technology［M］.Beijing:Tsinghua University Press，2001.(in Chinese))

［2］丁 昭阳.基于工作流技术的协同办公自动化系统的应用研究［D］.阜新:辽宁工程技术大学，2004.(DING Zhao-yang.Application of Automatic Collaborative Office System Based on Workflow Technology［D］.Fuxin:Liaoning Technical University，2004.(in Chinese))

［3］王 莘 .工作流引擎与OA系统内涵的深化［J］.办公自动化，2006，11(93):9－11.(WANGShen.Workflow Engine and the Deepening of the Connotation of OA System［J］.Office Automation，2006，11(93):9－1 1.(in Chinese))

［4］杨永健.韩鸿雁，韩鸿莺.办公自动化中工作流过程定义的设计与实现［J］.四川大学学报，2007，(增刊):152－ 156.(YANG Yong-jian，HAN Hong-yan，HAN Hong-ying.Design and Application of the Definition of Workflow Process in OA［J］.Journal of Sichuan University，2007，(Sup.):152－156.(in Chinese))

［5］W orkflow Management Coalition.The Workflow Reference Model［R］.Hampshire:WfMC-TC00-1003，Workflow Management Coalition，1996.