企业备件管理中的备件计划系统模式探究

李华

在当今我国企业日益成熟和发展的重要时期，备件管理已成为企业管理中的重要环节，也是企业管理者所面临的重大课题。传统的备件管理模式存在有备件积压严重、统计精确性不足、备件信息混淆不清等缺陷，严重影响了企业的生产效率，制约着企业的发展。因此，在企业备件管理中引入新一代的管理理论与系统，即ERP系统模式，能够有效地解决传统备件管理方式遇到的难题，克服弊端，提高效率，增强企业的核心竞争力。

一、ERP系统模式的含义及其在备件管理中的引入

ERP（EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划）是在西方市场经济环境下通过多年实践产生的科学管理概念、管理思想和管理方法的综合１。它是科技和信息高速发展的当今时代，企业面向全球化发展的一种高层管理模式。

ERP系统是从MRP（MaterialRequirementPlanning）中衍生而来的新一代集成化资料管理系统，并将MRP的作用进一步扩大，其中心理念是供应链的管理２。EPR系统和以往的公司管理方式不一样，是从供应链的角度去优化管理财产的。为当代企业提供运营模式，符合合理、恰当的分配资源与最大限度增进企业财富与福祉的要求，是企业在科技创新中实现超越的发动机。它对于优化公司的产业链、增强核心竞争力，发挥着不可替代的作用。

在企业备件管理中引入ERP系统模式，使得备件管理工作进一步实现现代化。ERP备件管理系统以资料管理为基础，以计划管理为先锋，质量管理、采购管理、储备管理相结合，能够最大程度地共同分享信息资源，实现财务业务的一体化要求。

二、当前企业备件管理中ERP系统模式的优劣分析

（一）ERP系统模式的优势及其带来的企业效益

与以往的企业备件管理模式不同，ERP系统模式整合资源、优化配置，将企业的备件管理工作推进到一个新的层面上。它的优势主要体现在以下四个方面：

第一，运行部门主要集中在设备管理部门，系统运行更加具有针对性、专业性和可操作性，能够进一步提高备件管理部门的工作效率。第二，ERP系统模式灵活性强，能更有效地适应企业对备件管理工作的需要，而不必非要拥有和配备特殊的场地。第三，在EPR系统模式下，企业备件管理工作的流程更加清晰和科学，对于以往冗繁的工作环节进行了一定程度的简化，合并、删减了一些不必要的环节，使得整个配件管理流程更加流畅，这就实现了科学、有序的备件管理模式（见图1）。第四，企业采用ERP系统模式，进行更加规范的系统化管理，各用户在登录后，系统即获得用户信息，这样操作者就能够通过这些系统和信息对不同的用户进行系统操作，而各个不同用户之间又能够相对独立、互不干涉，并各自承担相应的责任３。此外，通过ERP系统查询功能，企业经营者和管理者就能够随时了解备件采购及管理情况。

企业在采取ERP系统后，能够有效地解决传统备件管理模式中出现的问题，这些明显的效果主要体现在几个方面：

第一，有利于企业降低备件库存，有效地解决备件积压严重的问题。通过对国内大中型企业的调查研究表明，企业库存量能够平均降到原先的60%左右４。更重要的是备件库存和企业资金的周转率大大提高，更大程度上实现了资金的良性循环和企业生产的更好运营。

第二，有利于企业实现优化采购，优化企业资源和配置。企业采取ERP的系统模式，使得信息更加准确和及时，企业资源能够进行更加合理的配置，实现了更大程度的资源共享。不仅大大缩短采购的时间，提高了管理工作的效率，而且还能够压缩采购费用，降低采購的成本。

第三，有利于提高备件计划和统计工作的精确性，保障企业设备的正常运行。在传统的备件管理模式中，备件计划和统计工作的精准度不高，无法准确地估算出企业备件的现实状况，而且不利于企业进行更加科学、有效的管理。在备件管理工作中，采用ERP系统模式，可以使备件计划和统计的准确性大大提高，这样能够更加便利地开展设备检修及维护工作。

第四，有利于提高企业的管理水平和企业管理者的工作效率。通过ERP系统管理模式的选择，企业管理者能够全局性地及时掌握相关信息，第一时间做出决策，大大提高了工作效率，也为企业赢得了更多的发展机会。

（二）ERP系统模式存在的问题

采用ERP系统模式进行企业备件管理，在很大程度上解决了传统管理模式所带来的困难，使企业备件管理工作能够更加顺利的开展。然而，事物总是在不断发展中逐渐取得完善，就我国目前的ERP系统模式在企业备件管理中的应用而言，仍然处于发展初期，因此不可避免地还面临着一些问题。

首先，如果企业从传统型备件管理模式过渡到ERP系统模式，没有及时调整管理策略，在过渡时期发生脱节现象，使得管理不到位，没有及时跟上新兴技术的更新步伐，那么就会出现许多负面效应，这样一来，该系统模式不仅无法提高企业效益，还会阻碍企业的发展，造成企业效益的下滑。

其次，一些专用、高端的企业备件或进口备件往往十分昂贵，少则几十万，多则上百万，因此这些备件采购周期一定也会比较漫长。对于这些备件，专业性较强，但同时对于企业运营又十分重要，不可或缺。那么，如何能够有效地保障这些备件的供应时效，同时又尽可能少地占用公司流动资金，也是企业在新的管理系统模式下亟待解决的一个问题。

再次，在ERP系统模式引入初级阶段，往往存在备件错报、漏报等现象，一方面严重地影响了企业管理的日常工作，对企业设备不能及时有效地进行维护、检修，另一方面，错报、漏报情况的屡屡发生，会造成库存积压严重、备件信息混淆等传统管理模式下的旧弊病。

最后，企业设备检修过程中，时常会出现“以新代旧”、“以换代修”的现象。在企业更换系统管理模式的情况下，对于旧有设备不能及时更新，使其紧紧跟上新型管理理念的变化，就会造成软件管理与硬件管理的脱节，新型的管理模式无法落实到生产经营中，无法高效地发挥其应有作用，这就大大地影响了企业的生产效率，对企业的长远发展带来了更大的隐患。

三、完善ERP系统模式在企业备件管理中的应用

（一）结合ABC分类法实现备件集中管理

通过ABC分类法，将备件以现有库存资金占用量为标准分成三类５。对于那些高消耗、高价格的备件被分到A类，并对它们进行重点考查，定期进行物料检查和检验，发现有短缺就立即进货，使其能够始终保持在一个相对安全、稳定的数量上；B类备件就只用进行普通的检查和检验，也是定期盘点，但周期比A类备件要长些；C类备件在购买时则需按照经济指标，批量采购，该类备件由于库存数量最少，因此大宗进货对总库存值的影响也不大，能够有效地控制库存总量６。

（二）供应商管理库存和实体联合储备

对于那些专用、高端的和价值较高的企业备件或进口备件而言，想要有效地保障其供应时效又尽量少地占用公司流动资金，就要积极推行供应商管理库存和实体联合储备方法。供应商管理库存和实体联合储备，可以更大限度地压缩库存，同时又不至于让该类备件在企业需要时短缺，跟不上生产，也不会受到其采购周期长这一特点的影响。

（三）加强备件计划的ERP程序管理，推行5W工作方法

5W，即Who（谁用的）、When（何时用的）、Where（用在何处）、Why（为什么用）、What（干什么用）。采取5W的工作方法，就是更科学地进行企业备件的EPR运行程序管理，可以有效地提高备件计划和统计的准确性，降低错报、漏报的发生率，尽量减少库存积压、备件信息混淆的现象。同时，对价值较大的备件、重要设备检修项目中的备件实行会审制度，并鼓励员工积极对设备及备件进行经常性、有效性的维护，对相关人员给予一定的奖励，提高员工工作的积极性。

（四）科学处理积压库存，积极开展备件修旧利废工作

对于可不避免存在积压的备件库存，可以采取代用、降级使用等措施，尽量在企业内部消化；因企业设备系统升级产生的积压，内部无法消化的，则通过设备管理部门对外进行销售，通过售出这批备件回收流动资金，以缓解库存压力；对没有使用价值的备件，要果断地进行报废处理，避免这类备件占用企业场地，耗费企业财力和人力。对于积压库存备件的管理，要严格落实、加大考核力度。严禁“以换代修”，把修旧利废金额的适度比例奖励给相关人员，更好地调动企业员工的主动性和积极性。

四、结语

在市场经济高速发展的今天，备件管理工作在现代企业发展中发挥着越来越重要的作用。采用ERP系统模式对企业备件进行管理，就是运用科学的备件管理理念，根据企业实际情况制定相应的管理制度，并在实践中逐步探索出一条适合企业自身发展的生产运营模式，最终實现降低企业运行成本，提高资源利用效率，优化资源配置，从而提高企业的整体经济效益和企业的市场竞争力的目标。

注释：

①王峻青：《ERP系统下的备品备件管理解决方案》，载《工业控制计算机》2004年第17卷第4期。

②王汝胜：《ERP系统管理在国有大型企业的实施与应用》，载《中国制造业信息化》2012年第7期。

③郭七星，秦小屿，张波：《基于ERP系统备品备件管理的探讨》，载《煤矿机械》2012年第7期。

④贾发奋，殷莉：《ERP在备件管理中的应用》，载《信息化研究》2011年第12期。

⑤胡从旭：《ABC分类法在库存管理中的实施和改进》，载《物流工程与管理》2010年第9期。

⑥李葆文：《设备备件库存结构及备件管理构想》，载《设备管理与维修》2011年第9期。

⑦黎智强：《浅论企业设备的备品备件管理策略》，载《装备制造技术》2009年第6期。