论强化人事档案管理

李锦峰

摘要：一般认为，要做到人才使用安全，减少用人风险，就应当强化人事档案管理。在这方面，中共中央组织部、国家人事部早在1988年12月1日就联合发出了《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日联合发出了《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》，1996年12月2日联合发布了《流动人员档案管理暂行规定》。文件强调：流动人员档案的管理应执照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责，其他机构不得承担流动人员的人员档案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人档案；流动人员的人事档案管理，必须坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的查阅、借用和转递应遵守有关规定；档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按规定做好；任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。

关键词：人事档案；管理

人事档案管理是党和国家人事工作的一个重要组成部分。人事档案既为组织人事部门全面考察任用干部、落实政策、解决待遇、核实年龄、工龄和学历，套改工资、办理离退休手续等提供可靠的依据，同时也是一个人成长、工作和学习的历史缩影。因此，人事档案的材料收集是否齐全，管理是否规范，不仅会影响人事的决策，而且也关系到个人的切身利益，必须慎重。但有些单位人事档案的管理却不尽人意，存在诸多问题。现在，我结合自己的工作体会，谈谈在人事档案管理中要注意的几个问题。

一、强化人事档案管理的重要性

人事档案重要性体现在：1.人事档案是干部选拔任用的重要依据，是知人善任的基础和依据。近年来，国家机关和事业单位对人事档案日趋重视，在接收、培养、选拔和使用人员前，总要先查阅其档案，既重视了解拟接收人员的现在，也重视考察其过去，以增加对拟接收人员的信任度。2.人事档案是有力的凭证。人事档案材料形成于不同时期，它为落实党的政策、确定或澄清个人有关问题以及进行政治审查提供了有力的凭证。3.人事档案是准确的干部信息库。能为领导对干部人事工作的决策提供有价值的信息，成为决策的重要依据。4.人事档案是重要史料来源。人事档案以独特的方式记载着个人的成长轨迹，具有很强的时代特征和很高的史料价值。人事档案在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对国家、单位和个人都有不可替代的作用，因此应强化人事档案管理。一般认为，要做到人才使用安全，减少用人风险，就应当强化人事档案管理。在这方面，中共中央组织部、国家人事部早在1988年12月1日就联合发出了《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日聯合发出了《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》，1996年12月2日联合发布了《流动人员档案管理暂行规定》。文件强调：流动人员档案的管理应执照人事管理权限，统一由党委组织部门、政府人事部门及其所属的人才流动服务中心等机构负责，其他机构不得承担流动人员的人员档案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人档案；流动人员的人事档案管理，必须坚决执行国家的保密制度，遵循分级管理的原则。档案的查阅、借用和转递应遵守有关规定；档案材料的收集、鉴别、整理、归档工作必须按规定做好；任何部门、单位不得随意涂改、撤换、销毁档案材料。

二、人事档案的分类

关于材料的分类在人事档案中，材料的分类包括两方面的含义，即档案种类和卷内类别的判断。

1、档案种类的判断。在归档之前，档案人员首先要对收集的材料进行判断，看其是否属于人事档案，注意不要把属于文书档案（如干部任免通知、请示报告、来往函件等）、纪检档案（如案件审理过程中的请示报告、调查报告、旁证、检举材料等）、业务档案（如个人的著作、论文、译文、创造发明的总结等）及其他类型档案的材料归入人事档案。

2、卷内类别的判断。人事档案卷内材料的分类，一般情况下按材料的名称“对号入座”，归入相应类别即可。但也有例外。有些材料的名称与内容并不相符，若按名称归类则有可能给以后的利用带来不便。因此，在分类时必须做到既要看名称，也要看内容；对包括多方面内容的，还要看以哪一方面的内容为主，力求分类准确。

三、如何加强人事档案管理方式和手段的改变

1.人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为科研工作服务。

2.加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。

3.加强干部人事档案管理，有效利用人才资源干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。

4.实行人事代理，促进人事档案的社会化开放式管理人事代理是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事代理有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。

自1999年起，逐步实行大中专毕业生人事代理，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。

5.加强人事档案管理的现代化手段图增加资金投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为我院可持续发展奠定坚实的基础。人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解我院的战略规划，认识到自身工作对我院战略及整体业绩的作用，从而提升整体管理水平，增加经济效益和社会效益。

四、如何强化人事档案管理

关于材料的收集与归档就人事档案而言，材料的收集是关键，也是做好人事档案利用工作的前提。材料的收集齐全与否，其内容能否反映干部职工全面情况，将直接影响档案的提供利用。因此，档案管理人员要在材料的收集上下功夫，尤其要着重收集反映干部德、能、勤、绩方面的材料。主要应做好以下工作：

一是及时收集归档。档案人员对所收集的材料（如人事任免、调资升级、考核、奖惩等材料）或有关部门转递来的材料（如学籍、学历、技术职称等材料），要及时登记，归入人事档案卷内相应类别。

二是加强与有关部门的联系。组织人事部门要与形成人事档案材料的部门建立收集、送交档案材料的联系制度，档案人员应根据所掌握的形成人事档案材料的信息，定期向有关部门（各级组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门）收集或催收新形成的人事档案材料。

三是要严把材料“入口关”，做好鉴定工作。档案工作要求收集材料齐全，但并非所收集的材料都归档。因此，对收集的材料要进行认真鉴定，严格审查。对那些不符合归档要求的材料，應及时通知形成材料的部门补送或补办手续；对不属于人事档案范畴的材料则必须舍弃。

综上所述，人事档案是机关、企事业单位在管理所属人员时形成的以个人为单位集中保存的一种特殊的专门档案，是全面地历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据。人事档案管理又是人事管理的重要组成部分。因此，加强人事档案管理，充分发挥人事档案的资源优势，更好地为选拔和使用人才提供更加真实可靠的材料，就显得更为重要。