广东省企业管理现代化创新成果报告之信息化一体化建设（下）

（接上期）

4.2 工程项目管理系统

4.2.1 工程项目管理系统综述

广东长大根据项目管理涉及的项目领域结合公司自身管理需要开发了基于项目管理全生命周期的工程项目管理系统，工程项目管理系统包含：投标管理子系统、合同管理子系统、范围与进度管理子系统、招标竞价与供应商管理子系统、物资与设备管理子系统、成本管理子系统、质量安全与竣工管理子系统等，该系统覆盖公司所有的核心业务。

广东长大工程项目管理系统通过一个“以消息为中心，以流程为驱动，以应用为核心”的业务综合与应用平台，实现了各子系统之间的数据关联与集成，并实现了办公自动化系统、档案管理系统、人力资源管理系统整合等。

4.2.2 投标管理子系统

投标管理子系统实现了项目投标管理的全过程管理功能，包括：项目立项、资格预审、投标过程管理、投标小结以及投标保证金的申请、回收等一系列管理。

通过投标管理子系统规范了投标管理工作，实现投标全过程管理及所有投标工作网上流程审批，提高了投标工作的时效性，提高了企业对其市场经营的效益和进行风险管理和控制；为公司高层提供了市场决策支持依据。

工程项目管理系统逻辑关系图

工程项目管理系统合同管理

4.2.3 合同管理子系统

合同管理子系统实现了从合同签订到合同结束的全过程管理功能，包括：合同签订、合同计量、合同结算、合同支付、合同变更、合同索赔、合同终结评价等一系列管理功能。

通过合同管理子系统规范了合同管理工作，实现合同签订、计量、变更、结算、支付等工作。网上审批流程提高了合同管理时效性，也为下游成本数据提供了基础，合同管理的BI报表为决策经营管理依据。

4.2.4 范围与进度管理子系统

范围与进度管理子系统实现了项目的范围管理及项目进度计划、执行情况等管理工作，包括：WBS工作分解结构、项目分部分项，RBS资源分解结构、总体进度计划、里程碑计划、期间作业计划、施工任务管理、计划-实际完工对比等。

通过范围与进度管理子系统实现了项目范围的规范管理及进度计划的有效控制；明确了项目的施工范围及可交付成果，制定了详细的施工计划；有效地监控各项目的进展情况及计划的执行情况；实现施工计划延期的提前预警，做到事前计划，事中监控的有效管理，将项目的风险降到最低。

4.2.5 招标竞价与供应商管理子系统

招标竞价与供应商管理子系统实现了供应商全面管理及招标竞价全过程管理，包括供应商引进、供应商评价（初评、复评、汇总评价）、合格供应商发布、招标竞价方案立项、招标竞价文件评审、招标竞价结果评审等。

工程项目管理系统招标竞价单据

通过招标竞价与供应商管理子系统实现了供应商标准管理与招标竞价的规范管理，供应商管理的一系列过程，有效的控制了不合格供应商的进入，有效地规避了不合格供应商的潜在风险；招标竞价管理体现了公开、公平、公正的原则，有效保护了公司利益，实现评审工作网上流程审批。

4.2.6 物资与设备管理子系统

物资与设备管理子系统实现固定资产全生命周期管理与物资设备计划、采购、调拨、维修保养等全面管理，包括：固定资产购置、固定资产折旧、固定资产盘点、固定资产报废、物资设备计划、物资设备采购、物资设备调配、物资设备租赁、物资设备维修保养等。

通过物资与设备管理子系统实现了物资设备分类标准统一管理、物资设备编码全实现统一的编码机制，有效地规范了物资设备的管理；实现了物资采购计划到入库全过程监控，设备可以集中统筹全公司调配；实现了大宗物资设备集中采购，有效降低了采购成本；实现了各种数据报表自动生成，使大量物资设备管理员工从繁琐的手工劳动中解脱出来，提高了工作效率；为下游成本数据提供了基础。

4.2.7 成本管理子系统

成本管理子系统实现了全公司成本科目统一管理及项目成本自动归集，包括：项目成本科目、投标成本、目标成本、目标成本变更单、计划成本、理论成本、实际成本、期末实际成本自动归集等管理功能。

通过成本管理子系统实现了对项目成本运行情况进行监督管理，项目成本构成直观透明，各类分析数据提供战略决策支持；实现了按不同维度进行计划成本与实际成本的对比分析；实现了公司能按照项目生产周期，对项目分部分项或建安费用，进行成本的细化管理，实现量价分离，对项目必须进行施工成本预算的执行起到了规范作用；实现了期末实际成本数据自动从合同管理系统、财务管理系统、物资设备管理系统、人力资源管理系统采集，有效节省人工。

4.2.8 质量安全与竣工管理子系统

工程项目管理系统设备动态分布表

质量安全与竣工管理子系统实现了各项目质量安全动态管理，项目竣工资料的管理，包括：质量安全目标、质量安全计划、质量安全检查、质量纠正措施、质量预防措施、质量不合格品报告、安全考核、安全事故处理、质量安全知识库、项目竣工验收情况、竣工资料管理等。

通过质量安全与竣工管理子系统实现了质量安全检查以及检查情况的动态管理，便于跟踪处理，保证了检查的时效性；实现了质量安全知识库的规范管理，为质量安全管理知识的有效传递提供了途径；方便了高层实时监控各项目的质量安全状况，事前有预防，动态跟踪；实现了项目竣工资料在施工过程中收集。

4.3 办公自动化（OA）系统

广东长大结合自身办公管理的需要开发了B-S架构的办公自动化系统，包括 ：办公管理子系统、信息门户子系统、KM知识管理子系统、协同平台子系统、电子图书馆子系统等。

4.3.1 办公管理子系统

办公管理子系统实现了公文流转电子化，包括：公文处理、文件传阅、办公用品管理、会议管理、车辆管理、问卷调查、公司论坛，电子邮箱等。

通过办公管理子系统实现了电子公文流转无纸化办公，大大缩短了公司、分/子公司、项目部三级公文传递的时间，节约了资源；实现了公文到档案管理系统的自动归档，节省了人工，提高了工作效率；实现了办公用品按计划采购，按需领取，避免了资源浪费；为全体员工提供了一个自由言论的平台；电子邮箱为内部员工、相关客户、供应商等提供信息交流平台。

4.3.2 信息门户子系统

信息门户子系统实现了公司、分/子公司、项目部使用统一办公管理界面，包括：系统页签管理、个人页签管理、栏目管理、PORTLET管理等。

通过信息门户子系统实现了全公司栏目统一管理、标准化管理；实现个人页签个性化设置，满足了不同员工的需求；实现了全公司新闻、文化活动等相关信息共享。

4.3.3 KM知识管理子系统

KM知识管理子系统实现了全公司经营、财务、技术等相关知识的共享，包括：知识分类管理、借阅申请、知识类型管理等。

通过KM知识管理子系统实现了全公司显性知识有效、快速传递，相关管理制度得到落实执行；实现了员工隐性知识的分享，先进的管理经验、工作心得得到广泛传播。

4.3.4 协同平台子系统

协同平台子系统实现了工作任务无时间、无空间限制的流转，包括：业务工作流流转、公文工作流流转、办公消息、即时消息提示、预警通知、催办通知、进入业务系统等。

协同平台子系统实现了办公系统与业务系统无缝对接，办公系统、业务系统共用一个平台处理所有相关业务，提高工作效率；实现了流程处理、消息提示、预警通知等的即时管理，保证了消息的时效性。

4.3.5 电子图书馆子系统

电子图书馆子系统实现全体员工实时学习前沿知识，包括：国家标准、行业标准、相关法律法规、工程技术前沿、经营财务管理等一系列知识。

通过电子图书馆子系统为全体员工提高了一个高效的学习平台；培养了员工的学习兴趣，拓宽了员工的视野，扩大员工知识面，陶冶了员工的情操；使用员工关注相关知识前沿，与时俱进。

广东长大电子图书馆

4.4 人力资源管理系统

人力资源管理系统实现了员工从入职到退休的全生命周期的管理与企业组织规划、人才规划，包括企业组织架构规划、人才规划、职务体系、岗位体系、薪酬体系、绩效考核体系、培训管理、考勤管理、招聘管理、员工入职、转正、调配、离职、退休、员工合同管理、社保管理等系列管理功能。

通过人力资源管理系统形成了一套统一的人力资源管理体系、职务体系、岗位体系、薪酬体系、考核体系，规范了公司人力资源管理。

实现了员工从招聘、入职、调动到离职或退休的全周期管理；统一的岗位体系为工程项目管理系统、档案管理系统、财务管理系统、办公自动化系统提供坚强支柱。

4.5 财务管理系统

财务管理系统实现了全面资金预算与财务管理，包括：全面预算管理、财务账务管理、资金分析、网上银行、银企互联、费用报销、会计核算等。

财务管理系统实现了公司全面预算管理、网上费用报销业务、银企互联，加强了资金监控，提高了资金使用率，提高了工作效率。

实现了多组织、多账簿财务管理、多企业财务报表合并，具有公司资金动态预测与审批、资金计划与支付监控、资金成本管理、资金上划、下拨及存款管理电子化；实现了与工程项目管理系统数据集成，为工程项目管理系统提供各种项目成本数据。

人力资源管理系统员工管理

视频会议管理系统

4.6 档案管理系统

档案管理系统实现了交竣工项目档案资料的全面管理，包括 ：档案栏目分类、档案目录分类、档案目录检索与查询、档案资料借阅管理等。

通过档案管理系统建立了电子档案库，方便了员工进行查阅，提高了工作效率，规范了公司档案管理；实现了办公自动化系统的公文流转与档案管理系统的自动归档。

档案管理系统

4.7 视频管理系统

视频管理系统实现了会议现场与远程视频点同步进行，包括：会场混音，画面合成，视频双流，会议录像等。

通过视频管理系统实现了大型会议、信息化培训会议现场与远程视频点同步进行，远程视频点的参加人员如身临会议现场，提高会议精神传达、培训知识传递的便捷性、时效性；实现了会议、培训实时录像，为会议精神传达、知识快速传递提供绿色通道。

广东长大信息化一体化建设的闪光点

5.1 业务流程化

依据企业信息化规划的目标与原则，结合公司不同工程项目的特点及管理模式来进行业务流程的整理，首先进行部门纵向业务流程的梳理，对于跨部门的业务需要，建立业务流程的对接，在技术上采用拉式或推式的方式，实现部门间业务数据的传递。在业务梳理与汇总综合的过程中，对组织机构与岗位在不同下级单位的差异进行统一规范，对公司业务管理制度不适合流程化规范管理要求的进行修编。收集业务单据与报表，统一格式设计，统一业务运行的周期（月、季、年）时间要求，确定业务统计的截止时间。

对业务需求梳理的同时，明确业务基础数据，如合同、物质的分类，统一成本科目等，明确业务处理的数据精度，数据之间的运算逻辑关系，单据编码规则，数据查询汇总与展现方式等。辨识业务中可能存在的风险，确认风险的预警参数与接收预警提示的相关人员。对于有多种复杂场景的业务，考虑设置全局性参数，以处理不同场景的需求，满足管理模式的需要。考虑数据安全与隔离，结合业务处理的岗位设置与业务管理范围情况，进行业务相关的权限角色的设计，用户权限（角色）分配的原则的确定。

在业务需求调研中，将业务操作层、管理层与决策层的全面需求调研相结合，以便实现具体业务操作简单化，管理层的查询汇总方便快捷，提供领导（公司或部门）决策参考。

5.2 业务单据审批的规范化

目前系统已经对各类业务功能模块的绝大部分业务单据配置了审批流程，涉及多个业务部门的审批流程如合同评审与费用报销，已经过多次优化，尽量缩短审批时间，同时为审批过程的参与者提供手机短信提示，促使相关人员加快审批进程，提高了效率。

为了方便用户操作和理解，系统管理员将系统操作菜单进行特别设置，以突出表现有关业务单据的重要性及可能需要流程审批。

5.3 业务打印报表的规范化

统一收集整理了各业务模块的打印报表需求，进行统一设计，以满足下属各级单位的需要，有些报表还提供多种打印模板。在知识中心的栏目 “知识中心> 信息技术知识> 信息化系统管理台账>” 发布了“广东长大管理信息系统业务报表打印使用说明” ，以指导用户的具体操作。

同时，在系统操作菜单进行特别设置，以突出表现有关业务单据的可以打印输出有关纸质报表数据。

5.4 业务单据编码的规范化

业务单据统一编码是信息化建设中规范化与标准化管理另一项基础工作。利用软件系统平台的业务编码定制功能，统一规划了各业务模块的基础编码，并发布了《信息化基础编码管理办法》，明确了编号规则的责任部门与修改调整编码规则的流程，扩展编码规则的机制，公司信息管理系统标准建设汇编。

5.5 系统应用与数据的集成性

公司的管理信息平台通过企业信息门户与业务管理平台实现，公司本部、所有分/子公司以及项目部通过上述平台进行全方位协同办公，系统应用与数据的集成，主要表现在以下几个方面：

1、日常的办公业务。比如：公司的收发文、签报、文件传阅、会议以及会议室的预约、办公用品的领用等均在协同办公平台中进行处理。综合项目管理利用协同平台的任务中心进行消息传送、工作流程提醒和处理流转，涵盖了项目管理的全过程。

2、公司综合项目管理系统。包含市场投标、工程进度、招标竞价与供应商评价选择，合同管理、成本管理，以及物资管理、设备管理、安全管理、质量管理、竣工管理等模块，将业务风险的管理融入各功能模块，并提供预警提示。实现项目施工全过程（投标、前期策划、过程控制、项目交竣工）的管理控制。

3、综合项目管理系统以进度计划为龙头，合同管理为主线，成本管理为中心，实现实际成本数据从合同、物资与设备、费用报销等模块的期间发生数据的实际归集，并与财务与资金数据的关联。

4、各业务模块的工作流程审批流转，通过协同平台统一处理，并有内部消息机制进行提示，并向流程的关键节点参与者发送手机短信提醒，以提高处理效率。

5、企业综合项目管理系统与企业人力资源系统实现应用集成，整个系统首先通过人力资源系统建立起来统一组织架构与岗位体系，并建立职员与用户的关联，获得统一的授权，在此基础上展开项目管理系统、财务资金、办公自动化、档案系统的各种应用。

6、档案管理系统则支持用户在网络上通过浏览器访问，并和协同办公平台集成。协同办公平台中需要归档的收发文文档，可以直接归档到档案管理系统。实现了档案分类目录建立、项目文档资料录入、项目档案归档、档案查询、资料借阅管理等功能。

5.6 风险管理，预警及处理

公司信息管理系统中有专门的“预警平台”，在平台中对预警参数配置后，可对业务单据进行风险识别，并对可能发生的风险向决策人发出预警，要求其作出解除风险处理。

5.6.1 风险识别及预警

预警平台通过对系统业务信息进行实时监控，并及时通知相关业务管理人员，来促进组织内的信息流通和信息数据质量安全稳定。

预警平台处理的预警事件分为 ：“事件预警”(即时预警)与“定期预警”（周期预警）。事件预警主要是报告重要或异常事件，当按照事先设定的条件满足时，发出预警消息给指定的人员。定期预警主要对系统的一些业务异常或例外进行自处理，然后引起异常的具体业务载体的数据以预警通知的方式发给相关的管理人员。预警设计文档分为预警名称、预警条件、关联业务对象，系统中已经定义好的一些预警模板；当设置的预警条件满足时，系统发送消息给用户，预警消息处理界面。

5.6.2 预警处理

系统对预警的处理，实现为通过接收系统发送的预警消息提醒，去检查业务数据，分析异常事件发生的原因，并生成预警进行处理单以解除风险。在存在风险未处理完时，系统仍可定期发送预警进行提示，直到风险处理完成后预警才解除。

信息化一体化建设效益分析

广东长大实施了信息化一体化建设后，企业内部的标准化、规范化、信息化管理得到提升，资源配置得到了更完善的优化，提高了企业管理水平、核心竞争力和决策支持能力，培养了一批既精业务，又懂信息化的高素质综合性人才。

6.1 经济效益

广东长大信息化一体化建设的成功实施带来了丰厚的经济效益。

1、经济效益直接来自于工程项目成本的降低。通过信息化一体化建设实现了资源的集中管控和调配，提高了资源利用率；大宗物资设备实行集中采购，提高了采购谈判主动权，减少了采购环节，节省了采购费用，使库存费用直接下降，从而直接的降低实施工程项目的成本，仅此一项每年节约成本数千万。

2、经济效益也来自于管理成本的降低。通过信息化一体化建设实现了信息共享，分散的省内外的所有员工能在同一平台上进行信息交流、知识传递、协同处理业务，提高了工作效率和信息交换的速度，管理人员也随之相应减少。

3、信息化一体化建设带来工作效率提高的经济效益是无法直接衡量的，企业业务流程审批大大缩短审批时间，业务数据报表使业务人员从繁忙的手工中解脱出来，减少了数据错误，提高了报表质量。

4、视频会议的成功实施使得公司的会议费、差旅费，每年节省数百万元，也避免了员工旅途奔波之苦，视频会议带来的间接效益是无法估计的。

6.2 管理效益

除了经济效益外，企业的管理效益也得到了大幅改善，具体表现在：

1、使企业的物资、设备实现全公司动态监控，公司内部资源得到有效整合、优化，加快了物资设备采购计划、采购订单、库存管理等各环节的响应速度，企业的快速应变能力大幅提升。

2、信息化一体化建设不断推进的过程也是广东长大企业管理不断提升的过程。在信息化一体化建设的过程中会发现很多以前被忽视的问题及需改进之处，此时就会重新思考，加强企业内部管理。

3、使决策更加合理化、科学化，广东长大的商业智能对关键性数据进行了关联性分析，数据挖掘，以BI报表的形式展现出来，为高层管理者提供了决策依据。广东长大目前在市场投标管理、合同管理、物资设备管理等方面的数据分析取得了一定的成效。

4、突破了传统的项目管理思想，广东长大信息化一体化建设使广东长大从低效、粗放的项目管理模式中解放出来，逐步进入精细化、标准化、规范化、信息化的项目管理模式中，管理模式的突破，提升了公司的管理水平，提高了企业的核心竞争力。

6.3 社会效益

取得经济效益和管理效益的同时，广东长大的社会效应也得到放大。

1、广东长大信息化一体化建设的成功实施，为环境保护、节能减排做出了重要贡献，提高全体员的环保意识，加大了低碳生活的倡导。

2、广东长大信息化一体化建设的成功实施，会为国内大型工程建筑施工企业成功实施信息化一体化建设提供借鉴。

3、广东长大信息化一体化建设的成功实施，不仅会增强广东省路桥施工企业的竞争力，也将促进广东省路桥施工企业从传统的粗放型向现代精细化管理集约型的转变。