现代管理构筑数字兰台 信息技术服务城市建设——荆门市城乡建设档案馆信息化建设发展之路

城建档案是城市建设总体规划和具体规划的基础，也是城市规划、建设、管理维护等活动的重要凭证和依据，更是城市自然面貌、地质状况、建筑物和地上、地下管线的真实记录。随着城市建设的不断发展，在荆门市城市规划、建设和管理过程中产生了大量城建档案，这些档案是城市文明发展程度和水平的真实记录和写照，在城市经济、社会文化和城市建设中发挥了重要的作用。

进入二十一世纪，随着信息化的飞速发展与普及，城建档案信息化水平已成为衡量一个城建档案馆现代化程度和综合实力的重要标志。

荆门市城乡建设档案馆（简称“荆门市城建档案馆”）成立于1987年4月，2001年7月，经荆门市编委批准加挂“荆门市城市建设档案管理处”牌子，2009年7月，经荆门市编委批准加挂“荆门市建设信息中心”牌子，实行“一套班子、三块牌子”的管理体制，为隶属于荆门市住建委的科学技术事业单位，是全市城建信息的储存、利用、保管、交流、服务中心以及城市建设重要数据灾害备份中心。为适应城市建设信息化建设发展需要，2011年，在馆原有办公室、业务指导科、档案管理科、监察科、声像编研科的基础上增设信息科和管线科。

馆库大楼

经过二十多年的发展至今，荆门市城建档案馆已逐步形成以城建档案数字化建设为导向，以档案业务为核心，以计算机、网络、信息技术为手段，以法制建设为保障，以科学管理为理念，以服务于全社会为宗旨的新型工作模式。

一、加快档案信息硬件、软件建设，为档案信息化工作打牢基础

2008年以前，由于办公条件限制，荆门市城建档案馆配置的办公计算机数量少且配置低，其它现代办公设备也较少。为适应城建档案现代化发展需要，在各级领导的关心和大力支持下，城建档案馆想办法多方筹措资金，通过精心组织设计、施工、管理于2010年9月完成新馆库大楼的建设。新馆库大楼内设有一体化中心计算机机房占地90平方米，达到国家机房二级标准，现机房建成有 2台服务机柜，分别作为办公楼内外网络控制管理机柜和内部局域网业务工作使用，并可同时管理上百台电脑。目前馆内拥有计算机50台，扫描仪5台，投影仪1台，大型复印机2台，传真机1台、防磁柜2台，照相、摄像设备9台，功能完备的非线性数字编辑系统一套。随着硬件设施在不断添置和改善，为档案信息化建设奠定了良好的物质基础。在软件建设方面荆门市城建档案馆走在湖北省前列，2004年开始引进深圳世纪伟图城建档案管理系统软件，逐步实现了城建档案全部业务工作的一体化管理，即实现了城市建设档案管理从报建项目（工程）登记、业务指导、工程档案专项验收、竣工档案送审、案卷整理组卷、档案审核移交、档案入库审核、城建档案的五级著录与编目排架、电子文件存放位置自动著录、档案查询检索、档案利用全过程的计算机统一管理。2009年初，配备IBM应用程序服务器及磁盘阵列存储服务器和KODAK高速扫描仪等设备，对系统整合升级，开展数字化扫描和内外网的挂接，城建档案管理全过程的计算机集成化管理初步实现。目前，荆门市城建档案馆正在开发城建档案管理远程终端系统，用于业务指导人员下工地进行业务指导，并能与城建档案管理系统进行无缝连接，建成后将提高业务指导工作效率。

湖北省建设信息中心主任张文绚（左）考察荆门市城建档案管理工作

档案管理科

在荆门市城建档案馆的指导和带动下，荆门所辖县市各城建档案馆也在近年内相继安装城建档案管理系统并投入运行，为湖北省首个城建档案全部实现系统化管理的城市。

二、注重档案网站建设，进一步彰显档案网站的信息功能

2005年，城建档案馆建成内部局域网并不断完善，2007年荆门市城建档案馆开通城建档案网站并顺利与政府网实现链接，网站上的目录数据库已建成，可适时更新，对外可提供档案目录查询和利用服务。

目前，城建档案网站设置了政策法规、公告公示、档案查询、建设动态等栏目，虽然内容还不是很丰富。但由于网页设计美观、信息更新及时，据统计访问浏览荆门市城建档案馆档案网站的网民较多，点击率位于全国城建档案行业网站的前十位之列。为了更好地发挥网站功能，下一步网站将增设网上展厅、档案博览等栏目，并将与其它档案网站进行链接，进一步彰显档案网站的信息功能。

在网站的管理和维护方面，荆门市城建档案馆制定了馆网站管理办法和信息更新管理制度，日常工作严格按照管理办法和制度来开展。在信息安全维护方面，荆门市城建档案馆内外网络采用物理隔断，运用网关防火墙和金山毒霸及360杀毒软件，使档案信息安全有保障。

三、加强档案信息资源的信息化建设，搞好全文数字化处理工作

目前荆门市城建档案馆在数据库建设上，共输入案卷级目录 68006条、文件级目录242819条，全部实现档案目录信息化管理。在馆藏档案的数字化方面，已对40000余卷纸质档案进行全文数字化处理，共计900000余页，馆藏数字图片10568余张。力争用2～3年时间完成全部馆藏档案的数字化处理，实现全馆内部联机调阅档案，做到一般性查阅档案无须库房调卷，需要复制的档案联机打印。

为做好电子档案的容灾备份工作，目前荆门市城建档案馆电子档案除数据库存贮外，还采用移动硬盘和光盘同时备份，确保档案的安全有效。在异地备份工作方面，湖北省与吉林省已接成异地备份对口省份，荆门市城建档案馆将按照省文件要求全面启动异地备份工作。

四、加强人才队伍建设，提升信息专业技术水平

荆门市城建档案馆高度重视人才建设，建立人才激励机制，破格提拔任用一批业务能力强的年轻干部，使发展中的城建档案馆更具活力和战斗力。为加强信息人才队伍建设，荆门市城建档案馆制定详细的培训方案和人才引进计划，分层次、分阶段系统培养专业人才。为夯实档案信息化人员基础，坚持“走出去”与“请进来”有机结合的方式，不断提高全馆干部职工的计算机技能，多次派出人员参加档案信息化培训班，系统学习档案业务管理、各类软件、电子照片、声像档案制作等内容，极大地提高了干部职工的档案信息化操作水平。

目前，荆门市城建档案馆已初步形成多层次全方位的专业教育培训体系和信息资源集成管理体系，为全市建设信息数据库、声像档案数据库等档案基本数据库做好存储和备份打下了坚实的基础。

“十二五”期间，城建档案馆已勾勒出发展的轨迹：城建档案信息化管理力争做到“市县同步、城乡共管、平台共建、资源共享”，中心城区逐步实现系统专网。强化城建档案信息的开发利用工作，建全和完善城乡建设项目档案目录数据库，实现在线查询。加强对包括城市地下管线在内的各类档案数字信息资源的管理，形成较完善的社会综合信息资源库。完善城建档案信息化标准体系，建立管理、业务、技术三个层面的标准与规范，并大力推行相关标准、规范和法规。建立和完善荆门市城建档案信息的防灾备份体系。

荆门市城建档案馆全家福