ERP对企业往来管理的影响

陈 鹏

一、企业往来管理的现状

目前，企业债权债务无论从数量上、金额上，或是从发生经济往来的关系上，都是比较复杂的。它包括企业在生产经营活动中因发生购销产品、提供或接受劳务等而形成的暂收、暂付、预收、预付、应收、应付、备用金等往来款项。

供电企业作为一个技术资金高度密集的行业，债权债务涉及购电、基本建设、技术改造、新技术研发、电力销售等环节。从供应链角度来看，电力企业的债权债务有着自身的行业特色，主要涉及到四个领域:供应、生产计划、物流、需求。职能领域主要包括采购、生产控制、库存控制、仓储管理、销售管理等。辅助领域主要包括客服服务、会计核算、人力资源、市场营销等。

随着市场经济日新月异的发展，电力企业经济业务资金收付日益频繁，涉及到采购、生产、经营、销售、提供劳务等诸多环节，并且与预算管理、资产管理、合同管理息息相关，债权债务管理的难度日益加大。于是，通过信息化手段管理往来款项应运而生。

二、传统财务管理软件的往来管理存在不足

1.往来管理的工作量大

随着经济业务量、基本建设项目、技术改造项目的日益增多，在总账科目中增加往来要素的做法越来越不能满足往来管理的需要，正所谓量变引起质变。于是，在财务预算管理信息系统环境下，我们开始尝试以项目为主线实现往来管理。此种方式下将经济业务分为业务结算和资金支付结算两个不同的环节，业务结算时借方科目通过预算项目关联到生产成本、工程成本等科目，贷方往来科目和往来单位需要手工选择，实际资金支付结算时往来项清账一般也是手工录入凭证。总之，很难实现业务双向固化。

我们以往采用的财务管理软件管理往来账时，主要也是进行统计汇总查询，然而由于没有实现财务业务的一体化处理，对于这些软件所需要的原始数据，如企业基本情况等均通过手工来收集、整理、汇总，再手工输入系统。因此，这些财务管理软件并不能减少财务人员的记账、对账的工作量。

2.没有自动实现往来账龄分析管理

账龄分析的一个作用，就是能协助企业把资金运作好。有了账龄分析表，企业就能直观的了解在某个时间点，企业可以收回或支出多少款项，这样就能更好的进行资金决策。而目前的账龄分析，很大程度上要依靠财务人员的整理梳理，远不能到达一键式的管理需要。

3.往来管理与合同管理、现金流量管理脱节

不管是采购合同，还是销售合同，要想把这些合同控制好，就需要知道每一份合同的总金额是多少，已经付了多少，还有多少没付，下次付款金额，下次付款日期等，这些都是需要我们掌握的。而这些信息，传统的财务管理软件都无法提供系统直观的数据，很多时候取决于财务人员对具体情况的熟悉程度。

总之，传统的财务管理软件受限于信息数据的传递以及共享，已经不能满足当前企业管理的需要。在这种情况下，ERP在信息技术方面的优势变得不可替代。

三、ERP环境下的往来管理

1.实现了对客户和供应商集中管理、统一调用

根据业务发生情况特点，ERP实施过程中将原有零散的往来单位、重复设置的科目和个人信息进行分析整理，实行集中管理，统一调用。往来分类将单位和个人信息按照具体情况进行划分，进行客户和供应商界定。对收付业务的核算项目进行分析整理，重新组合，实现了对应于同一管理对象的信息共享，数据查询。

2.实现了供应链关系管理

在当今日益复杂的商业活动中，现代企业更加注重维护与交易伙伴包括供应商、分销商、客户甚至内部员工的关系。这种对关系管理的需求使得ERP必须考虑到对供应链关系的管理。ERP中关系管理主要解决了两个方面的问题:一是企业内部跨部门的员工关系的协调管理，二是整个供需链上往来单位的管理。

内部员工关系管理包括参与内外部人员的信息的收集记录、人员的平衡分配与激励考核、员工培训沟通等涵盖人力资源管理绩效管理、知识管理等内容，侧重于员工关系的互动协调控制。

往来单位的管理是在业务活动中真实地记录业务交易的参与方，并利用这些数据来考察往来单位的可信任程度，为决策者提供决策的依据，进而帮助实现资金流、信息流、物流的完美匹配，降低整体运作成本。

3.实现跨利润中心的协同凭证

跨利润中心的业务流程定义，满足了集团公司内部往来的业务处理，实现了跨利润中心凭证的自动生成，并对跨利润中心的账项核对提供了程序支持。感同身受的是，物资集中配送、经费上下划、电费划缴、损益结转等凭证通过系统自动产生，极大地减轻了会计人员的工作量，同时基本杜绝了人为疏忽造成上下级之间往来有差异的情况。

4.实现自动清账功能

在以前的财务系统中，一般的清账方式主要根据余额清账，而在ERP环境下，可以实现一对一清账和发生额清账，通过供应商项目可以查询到原始挂账的未清项信息，确保用户对于每笔业务清理的准确性，并可以详细记录往来款项清理的全过程。随着业务处理的循环发生，我们可以紧密地跟踪与记录业务所涉及交易双方的详细数据，为企业的管理决策提供依据。

5.实现往来管理与现金流管理融合

正如前文所讲的那样，我们前期的财务管理系统并没有实现或者没有很好的实现往来管理与现金流管理相融合，ERP环境下在此迈出了坚实的一步，清账原因代码的引入使得企业生产经营活动、投资活动还有融资活动的资金流向一目了然，现金流量表的编制因此变得十分简单。

四、根据实际工作经验，笔者提出几点建议

1.定期核对往来款项

虽然强大的ERP系统为我们的工作带来了极大的方便，同时也通过标准流程减少了人为错误的发生，但这并不代表我们可以只看系统，不管其他任何东西。市场信息瞬息万变，客户供应商的信息也一样。我们在工作中也需要加强与往来单位的沟通，通过传统方式比如电话、往来询证函等进行确认，并及时补充最新的信息到ERP系统中。

2.要协调好各部门的工作

ERP系统往往涉及多个模块的协同工作，一些数据通过业务流程自动流转到财务往来模块，如果前端错误，需要从源头上改正，费时费力。比如，合同服务确认流程产生的支付信息，如果因为中间某个环节出现错误，就会造成最后产生的往来凭证与实际不符。因此，前端数据的准确性也是很重要的，必须做好沟通协调工作。

3.最后，加强企业ERP系统的使用及保密工作

ERP系统数据高度开放，涉及企业核心机密，必须在用户权限上加以控制，避免出现用户权限的高度集中，同时又要能满足日常的工作需要。权限的开放需要严格的审批制度来约束，责任要落实到具体的人员。