基于沙盘模拟的会议实训教学

朱大伟

摘要：我国会展业迅猛发展，与此同时会展专业教育也如火如荼地展开，但是目前会展教育存在重展轻会，重展轻奖的问题。有关会议教育方面的教材和研究成果较少。本文立足于会议教育，在分析众多高校普遍采用的ERP模拟沙盘实训的基础上，探析会议资源规划（MRP）模拟沙盘的设计，以及实训开展的步骤。

关键词：会议运营管理;会议实训;ERP;MRP

[中图分类号]：F270.7-4[文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139(2012)-13-0043-02

一、前言

目前国内已经有187所高校开设了会展专业。在会展教育方面，关于会展专业的课程设计、实训设计等方面目前已逐渐趋于成熟和完善。但是纵观整个会展教育却存在着重展轻会、重展轻奖的局面。从课程设置中也可以发现目前关于会议部分的内容主要穿插在会展教育之中，并未单独开设专门的会议教育板块。

ERP沙盘模拟教学是目前众多高校所普遍采用的一种新兴的体验式互动学习方式。参与实训的学生通过角色体验模拟参与企业营销与规划、生产、物流、财务等企业运营的所有关键环节，通过企业间（不同小组）的对抗演练使学生熟悉分析市场、制定战略、营销策划、组织生产、财务管理等企业管理中各个环节，参悟科学的管理规律，培养团队精神，提升管理能力。ERP模拟沙盘也主要针对生产型企业设计的模拟系统，并不适宜会展专业学生学习会议管理的相关流程，所以有必要对现有ERP系统进行修改，设计出适合会展专业学生学习的MRP（Meeting Resource Planning 会议资源规划）沙盘。本文主要从模拟沙盘体系结构的角度对MRP的初步探析。

二、MRP沙盘体系结构

会议管理运营不同于企业，所有主流ERP模拟沙盘并不适合会议管理教学的实训要求，所以需要结合会议管理的特点设计开发出符合会议管理特点的模拟沙盘体系。鉴于此，笔者在总结ERP的理念已经国内现有会展实训模拟系统的经验的基础上，提出了会议资源规划（MRP Meeting Resource Planning）沙盘模拟的观念。“MRP”沙盘模拟，通过对会议策划、会议营销、会议筹备与组织、会议接待、会议现场管理、会议财务等关键环节的模拟，通过角色模拟分别让学生担任会议管理中的不同角色，如总经理、策划总监、会务总监、营销总监、财务总监等。让学生分析会议的内部外部环境，通过分析手段，制定会议策划、制定会议筹备、运营、管理制度，进行合理的人员分工和财务分配使会议整体效益得到提高。

1、MRP模拟沙盘设计

会议运营管理的过程在核心职能上与企业运营管理过程类似，但是在外在表现上与又存在区别。所以笔者认为可以将整个会议运营过程分为营销与策划中心，运营中心，服务中心，财务中心四大基本职能中心。四大职能中心的功能如下表1

2、MRP角色扮演

会议运营管理沙盘分为五个角色，分别扮演项目总监，营销策划主管、会议运营主管、接待中心主任、财务主管。各组成员在总经理的带领下，依据会议的背景信息、总体要求、资源情况、会议目标，同组员进行工作分析并商定工作计划，并根据会议市场情况、竞争对手策略制定会议策划、会议营销、会议运营的总方向，并对各组员进行分工，采取有效的经营管理策略，与其他小组展开竞争，争夺有限资源，并以实现组织最大利润以及服务最优化为最终目标。

表1 会议运营管理职能中心职能的功能[2][3][4]

职能中心 关键环节 主要职能 简要说明 备注

营销与策划中心 会议策划 会议策划 会议调查，会议主题，会议议题、会议定位，会议目标的确定、与会者的确定、会议选址，会议流程的制定等。 会议策划完成后换取会议许可证

会议营销 会议营销推广规划 确定会议产品、讨论会议产品定价，选择会议产品推广渠道，制定会议宣传推广策略

运营中心 现场管理 现场管理 确定会议注册方法、会议专业活动安排方法、社会活动安排、餐饮活动安排

服务中心 接待 会议接待服务 制定会议接待流程和服务标准：接站、报到签到、VIP接待、礼仪引导等。

秘书 文秘服务 制定文秘服务内容和流程：邀请函制作发放、演讲者邀请、会议主题活动策划等

会务 会务服务

食宿服务

财务中心 会计核算财务管理 现金库

银行贷款

应收/付账款

综合费用 将发生的各项费用置于相应的区域

3、MRP实训流程

根据ERP沙盘系统，可以将MRP模拟沙盘实训课程分为六个阶段：

第一阶段，组织准备工作。将学生进行分组，每组一般为5-6人，分为5-6组，然后在每组当中进行角色的职能定位，明确企业组织内每个角色的岗位责任。当人数较多时，还可以适当增加商业间谍和助理角色。在几届会议的运营中可以进行角色互换，从而体验角色转换后考虑问题的出发点和相应的变化。

第二阶段，基本情况描述阶段。首先对会议的基本情况进行一定的了解，包括目前该会议的主要行业背景和社会背景，潜在与会者的人数，项目团队目前的财务状况，政府可提供的财政支持金额等基本情况。

第三阶段：制定模拟经营中需遵循的规则。如会议许可证的获取规则，与会者争夺规则，会议服务评级规则，会议运营规则，政府拨款规则，企业赞助规则等。

第四阶段：设定初始状态，通过了解会议基本情况后，需要将会议运营中的数字表现在模拟沙盘的盘面上，如项目初始资金，会议规模等。

第五阶段：会议运营竞争模拟，按照会议的举办届数展开，在会议正式运营前对背景信息的把握，确定会议主题，会议议程等信息，在获取会议资格证后，需要对会议产品的需求量、会议产品的价格（会务费）、会议市场的发展趋势做出有效预测。在项目总监的领导下按照一定的程序开展经营，做出会议宣传推广、会议运营、会议服务等重要事项的运营决策。而决策的结果直接体现在沙盘盘面上。

第六阶段：现场案例分析阶段。每一届会议运营下来，运营总监需要对会议运营的结果进行分析，深刻反思成在哪里？败在哪里？竞争对手情况如何？下一届会议的运营又该如何调整？

三、总结

MRP沙盘模拟教学，作为一种体验式的教学方式，把设计会议运营管理的诸多内容直接展示在沙盘上，使每位学生能够直接参与进来，通过学生的直接体验使其感到会议管理的学习内容即丰富多彩又充满乐趣。这种教学方法集情景模拟、案例分析、角色扮演和专家诊断为一体，新颖的参与式教学，强烈的竞争场景设计，克服了传统课堂教学的弱点，能够最大限度地激发学生的兴趣，达到在攻克难题、纠正错误中学习的目的、有利于学生对知识全面学习和综合运用，能够主动探究和总结会议运营管理的规律，掌握建设和管理团队的方法和技巧，从而使学生能力得到全面提升。