数据共享提高导师遴选效率

文/陈洁 赵春

导师遴选与管理系统通过数据集成共享机制，高效地整合与全方位展示导师的个人信息、学术成果和历年指导学生的成绩，使得学校每年都可以快速组建出一支优秀的导师队伍。作为核心业务，该系统在运行过程中促进相关系统的推广和数据采集。

华东师范大学研究生院1996年正式建立，截至2011年底，学校全日制在校研究生已超过1万名。在研究生招生规模不断扩大、专业设置不断增加的情况下，如何保障并进一步提高研究生培养的质量，是学校研究生教育管理工作面临的一个重要挑战。要应对这一挑战，学校除了倡导督促研究生个人努力进取之外，还需要建设一支优秀的师资队伍，以加强对学生在专业领域知识学习研究方面的指导。制定导师遴选工作的规则并予以落实，有利于遴选出综合水平较高的研究生指导教师，提高研究生培养的成效，也是建设优秀师资队伍以提高研究生培养质量的重要保障。

随着学校信息化工作的逐步深化，我们将导师遴选的考察内容和过程通过信息系统予以呈现和支持，通过数据共享简化了教师的申请过程，使得遴选过程更加规范、透明、高效，较好地保障了导师遴选工作的顺利开展。在此过程中，系统不断积累了许多导师的相关信息，这对导师的管理、考察、评价等工作起到很好的促进作用。

导师遴选的工作机制

我校的导师遴选以教师职称、年龄等信息为基本限定条件，以教师的科研能力为主，结合其研究生指导经历进行综合考察。

用户类型及工作流程

导师遴选过程所涉及到的用户主要包括：教师、学位评定分委员会、院系、校学位评定委员会（研究生院学位办代操作）。导师遴选工作有三种类型：硕士生导师资格遴选、博士生导师资格遴选、博士生导师上岗招生遴选。

每年导师遴选工作开始前，研究生院学位办在系统中设置导师遴选申请的开放时间、申请教师的年龄上限等限定条件。在开放时间内，满足系统限定条件的教师可进入系统维护或者确认相关信息并提交导师遴选申请。

教师若提交硕士生导师资格申请，则由申请专业所对应的学位评定分委员会进行审批。教师若提交博士生导师资格申请，申请专业所对应的学位评定分委员会进行第一轮审批。如果分委员会审批通过，校学位评定委员会最终审批。已具备博导资格的导师每年的上岗招生也需要先在系统中提出申请，院系进行初级审批，然后研究生院进行审批。上岗申请的表格与导师资格申请的表格相比，增加了两项关于近年研究生招生培养情况的考察内容。

数据项及来源

教师提交遴选申请的内容主要分为以下几个方面：

1. 申请类型（硕导资格/博导资格/博导上岗）、所属分委员会、申请专业、上岗招生院系所（若申请类型为“博导上岗”时）。

2. 个人基本信息：包括姓名、出生日期、性别、职称信息、所在单位、学历学位、毕业院校、个人联系方式等。

3. 近三年代表性科研论著：包括论著名称、出版社期刊名称、发表时间、期刊级别、作者排名等信息项。

4. 近三年承担的科研项目：包括项目名称、项目来源、项目经费金额、起止时间等信息项。

5. 若申请类型为“博导上岗”，还需填写近三年培养研究生的情况和研究生培养成效，包括招生人数、学生获学位人数、所指导的研究生获优秀论文或优秀成果情况等。

湖北渔业现状是：2017年湖北省水产品产量465.42万吨。其中水产品常规品种养殖产量大，总量供给充足，但产品价格低，结构不合理，经济效益差，渔民收入低；渔业发展方式粗放，渔业发展不平衡、不协调、不可持续问题非常突出，湖北渔业发展中的深层次矛盾逐步显现。

6. 申请理由和其他备注说明

在导师遴选系统的规划建设过程中，数据规范参照国家或者教育部的相关标准，重视与外部系统的对接和数据共享。对于教师个人基本信息、职称信息、科研项目与科研论文著作发表情况等考察项，系统通过与学校的人事管理系统、科研管理系统进行数据共享，保障了导师遴选申请数据的权威性，提高了各系统数据的一致性，促进了各系统的数据积累和更新。

数据共享提高系统工作效率

公共数据库是华东师大建设“数字化校园”的重要抓手，是实现统一利用校内管理、教学、科研等各类公共信息的一站式整体解决方案。

基于公共应用平台，校内各种信息系统可以实现互通互连、数据共享，并通过门户网站为不同身份的用户提供相应的服务。自2003年公共数据库上线以来，公共数据库依托人事系统、科研系统、财务系统、研究生系统等业务系统实现了数据积聚，并在不断拓展业务服务面、提升业务服务质量的建设实践中，探索出行之有效的职能部门协同、业务系统集成、业务流程整合的一整套工作方法，为快速、稳定、准确地实现跨部门工作流程的信息化提供坚实的保障。导师遴选系统利用公共数据库，轻松地与其他业务系统实现数据共享。

人事信息共享

在导师遴选系统实施上线之前，教师若要申请导师资格或者上岗，需要在纸质表格上填写个人的出生日期、职称、职称时间、所在单位、学历学位、毕业院校等人事信息。其中，教师的职称、年龄是进行导师遴选申请的基本考察条件，纸质表格还需要相关部门进行审核。

在导师遴选系统中，教师提交申请时自动从人事管理系统中调取出生日期、职称等重要信息，并且设置为不可修改的内容。若不可修改的内容有误，须联系人事负责部门进行修改。另外，还调取人事管理系统中的个人联系方式。申请人可以对信息进行更新维护。这样既避免了教师的重复填写，又使得生成的导师遴选申请表格中的人事信息更加准确可信。同时，个人联系方式的更新也使得人事管理系统中的数据更加具有时效性。

科研信息共享

作为导师遴选审核时重点考察的内容，教师需要在申请表格中填写自己近年的科研论著发表情况和承担科研项目的情况。

在导师遴选系统中，教师提交申请时，系统自动从科研管理系统中调取该教师近年的科研论文著作发表记录，教师从中选出具有代表性的需要呈现在申请表格上的论著。类似的，系统可以自动从科研管理系统中调取教师近年承担的科研项目情况，教师从中选出需要呈现到申请表格上项目。

图1 导师遴选和管理系统与外部系统的数据集成共享

当然，上述科研信息都是在科研管理系统中已经被审核通过的内容。通过这些信息，导师遴选审核时可以较好地考察教师近期的科研水平和学术活跃度，以便遴选出学术水平较高的指导教师。

用“勾选”的方式替代之前“填写”的方式，为教师带来了便捷，避免重复录入填写，让教师本人可以利用自己录入的数据，这提高了教师录入科研信息的积极性，又使得导师遴选申请审核的效率有所提高。

博导上岗信息共享

每年学校发布的博士研究生招生专业目录对于广大博士研究生考生的报考起着重要的说明指导作用。招生专业目录中的招生院系所、招生专业、指导教师、研究方向、考试科目、招生人数等内容是博士研究生考生非常关心的信息。其中，招生院系所、招生专业、指导教师的数据即来源于导师遴选系统中相应年度的通过审批的博导上岗招生数据。

当院系在招生专业目录管理系统中制定博士研究生招生专业目录时，系统自动关联出本院系所设置的专业和博导名单。博导上岗招生数据共享，使博士研究生招生专业目录数据的正确性、规范性在拟定过程中得到一定的保障，拟定、审核的效率也有所提高。

全方位管理导师信息

历年的导师遴选工作会使系统积累下许多导师的数据。如何管好、用好这些数据是我们在导师遴选系统上线使用后所考虑的一个问题。除了对历年获得资格和上岗招生的导师名单进行查询管理之外，系统还设计实现了“导师360视图”的功能。该功能可以对导师库中的导师基本信息、科研情况、培养学生情况、历年上岗招生情况等各方面予以综合考察。

与导师遴选申请中的内容有所不同，“导师360视图”中默认呈现的信息在基础数据之上更加综合全面。比如“科研情况”中显示的内容包括历年科研项目经费总额、SCI论文数量、CSSCI论文数量等。

除了共享前文所提到的人事管理系统、科研管理系统的数据外，“导师360视图”进一步扩展与其他系统的对接，对研究生学籍管理信息、图书馆论文管理系统保存的学位论文信息等集中再利用。比如“培养学生情况”中，基于研究生学籍管理信息的数据，汇总该导师历年招生情况、在校研究生情况等信息；通过WebService读取图书馆论文管理系统中研究生毕业学位论文的概要信息，展示导师专业研究的方向、成果以及指导学生的情况。

通过导师管理的相关功能，可以了解指导教师的科研方向和能力，培养学生的能力，为研究生招生等工作环节提供参考依据。导师遴选和管理系统与外部系统的数据集成共享如图1所示。

推进相关系统的数据采集

信息系统发展到今天，“信息孤岛”仍大量存在。这就使用户要在不同系统中重复录入信息，各系统数据的一致性难以保障。究其原因，各系统所对应的管理部门“各自为政”，沟通不够。

线上的系统需要基于线下的业务，系统中数据的流转共享需要对线下的实际业务和数据进行梳理调整。系统的建设过程极其需要各相关部门的协作沟通，以便更好地利用已有数据，积累新数据。在导师遴选系统的规划期间，学校信息化办公室协同研究生院、人事处、科研管理部门多次就系统中的数据来源、共享方式等进行沟通协商。

该系统的数据集成共享是实实在在地由业务需求驱动的，虽然数据共享的规划与实施需要付出极大的精力，但从系统实施的情况来看，还是达到了多方共赢的效果。导师遴选系统上线以来，已为1700多名教师提供服务，积累了4000多条导师遴选记录，每年支持500多名博士生导师上岗招生。除了导师遴选过程更加快捷高效外，提供数据共享的外部系统也得到推进。比如，导师遴选系统上线前，许多教师对科研管理系统不够重视，科研成果信息往往存在不登记、延时登记的情况。系统上线后，因为遴选申请表须呈现个人的科研情况，教师会主动到科研管理系统中填写科研成果并要求审核，这对科研管理系统的推广和数据采集起到了积极的推动作用。

在推动“导师遴选”工作的过程中，我们感受到关键的核心业务流程能够推动跨业务系统的数据集成与共享，而在各系统进行数据共享的过程中，“数据”似乎变得更有活力，也体现出更多的价值。如何进一步拓宽数据共享的范围，从已积累的数据中获取更多的信息，仍将是我们继续思考和努力的方向。