西安交通大学：数字校园流程再造

文/韩博 赵晓琴 谭薇 杨洁

西安交通大学从信息共享、部门协作、自助服务三个角度，按照业务流程再造、管理职能优化、过程创新，实施一系列跨部门业务流程重组，取得了业务部门的认可和师生的好评。

目前，越来越多的高校逐渐意识到校园信息化中流程再造的重要性。按照某百科网站的解释，流程再造是指一种从根本上考虑和彻底地设计企业的流程，使其在成本、质量、服务和速度等关键指标上取得显著提高的工作设计模式。我们进一步将流程再造的内涵阐释为“流程再造的核心是面向顾客满意度的业务流程，而核心思想是要打破企业按职能设置部门的管理方式，代之以业务流程为中心，重新设计企业管理过程，从整体上确认企业的作业流程，追求全局最优，而不是个别最优”。

西安交通大学于2007年正式上线数字校园平台，从2007年年中开始建设校园一卡通平台。按照业务流程再造、管理职能优化、过程创新来实施一系列跨部门业务流程重组，取得了业务部门的认可和师生的好评。

数字校园平台实现信息共享

数字校园平台设计之初，学校各核心业务部门的M I S系统均有较高的成熟度，但存在严重的“信息孤岛”。经过多次论证，专家认为一体化改造M I S系统的模式不适合我校校情，提出实现“用户统一、认证统一、数据交换统一、门户统一”等多项统一的数字校园平台。网络中心维护以上统一的数字校园平台，包括统一认证与授权平台、统一数据交换平台、统一信息门户平台。在此基础上实现跨部门业务流程重组系统的设计和开发。该平台初期设计规划如图1所示。

图1 数字化校园平台建设总体思路

目前，学校管理用户的人事系统、研究生系统、教务系统、非在编人员管理系统等多个系统向统一认证与授权平台提供用户的基础信息，学校实现了近60个业务系统的统一认证（统一用户），以及30多个业务系统的统一数据交换，而各个业务系统的数据依旧由各个业务部门为主导进行建设和维护。

数字校园平台是西安交通大学近年来第一个大规模业务流程再造的大型复合系统。有如下几个重要指标：

1. 统一信息：统一了全校近6万名用户信息（含附属单位），网络认证账户统一为NetID，实现了数据共享，统一信息门户。

2. 管理职能优化：以研究生院为例，研究生院管理学籍的部门无须向其他任何部门提供学籍异动信息，财务、学工、就业、保卫等部门通过系统自动按需获取。

3. 过程创新：网络中心不只是校园网中枢，而且是学校业务重组和数据共享的中枢。

4. 全局最优：为相关业务部门的MIS系统实现跨越式发展提供了支撑。

离校业务达成跨部门协作

我校每年6、7月有近7000名统招生离校，同时每个季度都有硕士生离校，每月都有博士生离校。学生离校涉及到10多个部门的业务处理。在学校传统的管理模式下，每个部门只会在自己部门MIS系统中建立学生离校跟部门业务相关的处理模块，而绝对不会涉及到其他部门。因此学生需要穿梭于各个部门来办理自己的离校手续。这样的状况下，用户的满意度在信息化时代就无从谈起。

网络中心针对对离校业务设计出一套新的跨部门流程再造系统，一方面可以提高学生的满意度，另一方面大大降低各部门繁重的工作量。业务流程重组模式如图2所示。

仅从图中，我们很难看出这样一个系统能提高用户的满意度。图中缺少如下的业务现状描述：网络、图书、财务、部分学院、校医院、体育用品等仅少数学生（平均不到10%）需要办理业务；绝大多数学生只需要退宿，导师在校内信息门户签署同意意见，学生领取两证及派遣证。

该系统极大地减少了8 0%学生办理离校手续所涉及的业务部门数量，部门工作量也大大减少。自2008年该系统上线后，财务、图书等部门无须专项办理学生离校业务。

我校建设完电子离校系统后总结出以下的经验：1.如果我校没有数字校园平台，任何人都无法从信息化层面设计和实现流程再造；2.流程再造首先是提高教师和学生（用户）的满意度；3.流程再造之前，各个可独立运行的M I S系统具有较高的成熟度；4.流程再造需要校领导和各有关部门领导大力支持才能实现共赢。

一卡通平台轻松提供自助服务

图2 电子离校的业务流程重组模式

我校校园一卡通平台是基于数字校园平台来建设的。校园一卡通平台所有用户和身份由数字校园平台自动导入，用户启用和停用由数字校园平台统一管理。举例来说，教务处突然增加某个3+2+X或者交换学生信息，只需要在教务系统录入后，身份和用户信息一小时后会自动同步到网络中心的数字校园平台，数字校园平台按照学校的编码规范处理，几小时后就同步到校园一卡通平台中。新教工、统招研究生均与此流程一致。一旦学生（新教工）需要使用校园卡，仅须向校园卡卡务中心报出自己姓名或身份证号或相关身份编号即可。校园卡系统无须人工录入用户信息，也无须人工启动或者停用用户校园卡。所有处理均自动完成，全程无须人工干预，极大地规范了用户管理，同时提高了效率。

校园卡的消费、金融、收费等功能由一卡通相关系统在一卡通内网完成。其他基于校园卡身份识别的功能均基于数字校园平台开发。例如，老生使用的注册系统、电子离校系统、网络自主业务系统等，均可以不依赖一卡通专门设备来实现，极大地降低了校园一卡通系统普及成本。

我校校园一卡通系统目前除了常规的就餐、借阅、圈存、缴费、洗浴、购物等功能外，还自行开发了主要系统，包括：1.毕业生照片采集辅助刷卡系统（无须学生填涂机读卡）；2.学籍注册系统（含统招本科生和研究生）；3.手持WINC E终端的刷卡身份识别系统（单终端硬件成本不到4000元，用于教工冬季锻炼和大门查证等）；4.电子离校系统（有200余台刷卡读卡器安装在学院、书院和宿舍）；5.校门及宿舍楼身份识别系统（50台P C带读卡器）；6.自主查询一体终端（10台，实现网络I P查询、NetID密码重置、新生照片核对等功能）；7.基于OpenCV的人脸识别照片采集系统（用于数字迎新）；8.自助缴费系统（主要是网络入网费用和虚拟ADSL缴费）；9.研究生成绩单自助打印系统（提高学生和研究生院的满意度）。

以自主缴费系统为例说明流程改造的过程。改造前学生需要亲自携带证件到网络中心填表，到财务人员处缴费，网管分配地址，打开端口后才能上网。预计前后需要一两个小时（开学时排队现象很严重）。改造后，学生自助开通，自助缴费，全程无须到网络中心。

以上系统同时需要依靠数字校园平台和校园一卡通系统才能正常运行，均为网络中心自行设计开发，并已成功应用到校园中。部分业务得到了业务部门的极大认同。如研究生院管理学籍的部门，之前有10多个部门需要他们人工提供数据，目前已经全部实现系统自动提供或分发。这些流程再造工作均在该部门中，甚至在学校整体信息化中起到重要的作用。