重绘管理“路线图”

文/谢晓丹

信息化的过程也是高校管理重塑的过程。伴随着信息技术的发展，高校管理正走到一个十字路口，如何重新绘制管理“路线图”成为焦点。不少学校以财务信息化为契机，对高校信息化管理进行流程再造。无论落脚于何种契机，管理重塑都是无法回避的归宿。

上线满一年的中山大学财务管理信息系统，在学校近期的政风行风民主评议中获得好评，这让郑琦深受鼓舞。他是中山大学财务与国资管理处副处长，在11月的一次全国性财务信息化论坛上，他专门提到此事。“以前我们经常接到一些投诉，比如报销排队时间太长，师生意见很大，会计人员压力也很大。有了这个系统后，服务水平和效率提高了，工作环节减少了，校领导和各部门都比较满意。”

工作效率的提高，促使服务环境得到改善，师生对信息化支持力度加大了，管理信息化可谓功不可没。

管理信息化一直是教育信息化的主力军之一。这些年来，“以人为本”的服务理念深入人心，数字化校园建设快马加鞭，管理信息化也力图以用户为核心提供资源与服务，促进部门之间的业务集成与整合。CIO机制的热议和尝试，推动管理信息化体制机制的创新。

随着信息化的深入，学校用户对信息化的需求越来越高、越来越丰富，管理信息化正面临新的挑战。当前，学校仍然存在缺乏统一的信息标准、业务数据亟待互通、难以高效支持学校的决策等主要问题。

“十二五”期间，管理信息化建设将踏上新台阶，如何做到让管理者放心，让用户满意，这是一个挑战。

以人为本，加强顶层设计

“十二五”教育信息化拉开序幕以来，高校纷纷制定信息化建设规划，以此指导新一轮的学校信息化建设。

西南大学于2010年上半年就启动了《西南大学信息化建设十二五规划》的编制工作，谋划未来5年的信息化“路线图”。

“部署信息化工作时，眼光一定要看的远，要结合当前现状和未来发展确定信息化的发展思路。”西南大学副校长丁忠民表示。

目前，高校教育信息化已经夯实了基础设施建设，业务系统也让用户“离不开”，但数据资源不能共享、用户权限混乱、应用系统重复建设、硬件建设重复投资，导致信息系统无法集成。为此，人们希望找到一个统筹信息化建设的方法。强调以人为本、前瞻部署的顶层设计，符合信息化建设的基本规律，被学校奉为“法宝”。

“信息化发展规划解决‘做什么’的问题，顶层设计解决‘怎么做’的问题。”高教学会信息化分会理事长蒋东兴说。

他认为，顶层设计就是从全局出发，站在整体高度，以信息化的思维，全面分析机构的各项业务，建立该机构的业务模型、功能模型、数据模型和用户权限模型，并结合该机构的信息化现状，设计出信息化总体技术方案与路线图。

西南大学以湖南、湖北两省985/211高校的数据来确定自身在信息化资金保障、硬件设施、资源建设及保障措施的差距。坚持总体规划，分步实施，重点突破，逐步推广，全面推进的原则，将主要力量放在一体化应用系统建设、核心资源建设和校园网络文化建设上。资金投入有所侧重，其中软硬件设备维护的投入比例为14%，信息化系统的建设投入经费约为10%，人才培养投入经费为5%。预计经过两个阶段的努力，建立示范性智慧校园，支撑与推动学校整体战略发展。

加强顶层设计的原则既适用于学校总体信息化设计，又适用于部门的信息化管理工作中，包括财务工作。

“没有哪个部门像财务处这样涉及整个学校的‘人、财、物’等资源，以及教学、科研、管理等，也没有哪个部门像财务处这样与其他部门都有着千丝万缕的联系。因此，财务信息化必然是教育信息化管理中的关键环节之一，也是打开管理信息化建设新局面的亮点。”对外经济贸易大学财务处处长孙强说。

清华大学财务处与校内、校外的很多部门在不同层次上交互关联，共同构筑财务系统的生态环境。2006年以来，财务处着手完成了财务信息化顶层设计工作，重新梳理了财务工作流程及其与其他业务的关系，将信息化渗透到财务工作的每一个环节中，无缝衔接全校相关业务，初步实现学校财务业务一体化，为学校总体目标的达成铺平道路。“像科研经费管理中的经费到账及认领等业务已看不到科研系统与财务系统的边界，对于用户来说浑然成为一体，而后台是通过数据交换、Web服务调用整合在一起的。”清华大学信息化技术中心副主任佟秋利说。

流程再造促进管理机制创新

为了将信息存入学历认证网站上，教育部会到所属院校采集毕业生照片。“然而，男生变女生、照片与本人不符的情况时有发生。通过调研后发现，学生在填涂机读卡时会填错或者填得不规范；学生照完相，必须知道是哪个照相师傅照的，必须找出自己照片的排号，还要填写相关信息，如果填错了号码，那么在教育部的网站上查到的就是别人的照片。流程环节的繁琐让信息填写失误难以避免，给学校的教学管理工作造成了很大困惑，业务流程管理需要优化。”西安交通大学网络中心开发培训部主管、高级工程师韩博提到。

目前，教育管理信息化整体发展水平不高，虽然很多管理系统纷纷上马，但是学校的低效管理现象仍然十分严重。中国科技大学副校长张淑林认为管理信息化不是简单地应用电脑，而是涉及业务流程的根本性变革，它导致信息的共享、组织结构的扁平化，权力重心的下移。成功的信息化应用，对现实的业务流程有实质的推动和帮助。

业务流程的重新梳理、规范和优化，以及信息技术的准确运用，将使各个部门业务管理环节简化，促进管理效率的提高，人力成本的节约。有专家指出，在本质上，流程管理与信息技术的关系体现为“流程为本、技术支撑”的思想。一方面，流程管理为IT发挥作用明确了方向，给出了IT发挥作用的准确的作用点。另一方面，IT不仅是实现这些流程的重要支撑工具，并且具有本质驱动力。

为了提高自主服务的水平，西安交大校园一卡通平台增加了校务管理功能。即在一卡通上开发了一系列系统，包括毕业生照片采集辅助刷卡系统、电子离校系统、学籍注册系统、非在编人员管理系统、迎新系统等，将这些系统与数字校园平台实现对接，互享数据。

“在毕业生采集照片时，学生不再需要填涂机读卡，只要拿着一卡通去缴费，然后到照相的地方刷卡，进门时刷一次，确认学生是否交完钱，照相后再刷一次，将照片与一卡通的信息建立关联，之后由学校将信息传给教育部。”韩博说。

这种优化后的工作模式首次使用于2009年的本科

生毕业。“我们实现了无一例错误。从2010年开始，本科生、研究生照片采集全用的是这个系统。”

制定信息标准，实现数据互通

信息标准是实现数据整合与共享的前提。最近一次全国范围内的调研报告发现，有58.06%的调查对象知道教育信息化标准，25.81%的调查对象采用了《教育管理信息数据代码GELTS-30》。可见，尽管信息标准不是新问题，但人们对其的认识和推广工作尚有一段路要走。

早期的应用系统推动了部门内部的信息管理，当部门级系统应用铺开之后，跨部门的信息管理需求凸显出来。此时，这些系统缺乏统一的信息标准，无法进行数据共享，增加了信息管理成本。信息化发展到现阶段，管理模式已向服务转型，部门之间的联动成为新的管理工作模式。制定一套统一的信息标准和技术平台，打破数据壁垒，实现互通共享，为信息化建设的整体集成和资源共享推波助澜。

上海财经大学校长助理刘兰娟在选择软硬件基础设施和信息系统供应商时，明确提出遵循学校的统一标准，要求实现系统功能和数据的整合与集成。“这能够有效地实现资源共享，避免重复建设，提高管理效率。”

如何建立信息标准？佟秋利建议，在参考上级管理部门相关标准的基础上，制定本校信息系统建设标准，在标准中尤其重视信息系统互联互通部分的标准设计。通过标准的建立，确保公共基础数据的一致性、准确性和完整性。

建立信息标准，形成制度后，数据互通工作有了保障。相关人士表示，数据互通要做好四件事：第一，梳理好业务和数据，整体规划数据资源；第二建立公共数据库；第三，重视业务一体化设计；第四，做好信息安全。

数据共享推进科学决策

随着教育规模的不断扩大和资源投入的加大，学校领导需要借助信息技术手段为“人、财、物”资源的优化合理配置作出科学的决策。

为学校决策提供有效信息，不是易事。财务处感受最深。郑琦就遇到过这样的尴尬事。“有一次，校领导需要某个数据，我们整个财务处人员都发动了，加班加点花了两天拿出数据，结果，校领导说这是两天前的数据，现在已经没有用了。”

他告诉记者，一些先进技术未能及时使用在财务工作中，导致一些功能，比如专业统计，难以实现。虽然花了大量人力，效率仍然低下，难以及时响应决策需求。

刘兰娟也有同感。“在高校环境下建设决策支持系统，仍然面临着观念、资金、技术、人员等方面的困难和挑战。而管理者面临的是‘数据丰富，信息匮乏’的尴尬局面。”

如何化解这一局面？上海财大做了尝试，遵循从“信息管理”走向“决策支持”的信息化发展思路。“十一五”初期开始推行学校与院系的二级预算管理制度改革，利用信息技术对各部门的支出预算执行状况全程监控，在决算中汇总分析，对比完成情况，随时掌握资金流动的真实情况。

为此，上海财大建了一套高效决策支持平台，利用数据仓库、数据分析、数据挖掘等新技术，将分散在各个业务系统中的数据集成起来，进行加工、分析，将数据和报表精细化，及时为管理者反馈信息，为其制定预算提供依据，为决算提供执行情况，使其可以更好地协调和运转业务资源。该平台在教学、就业等方面开始显身手。

以往，上海财大重点学科和专业总能获取较多的资金支持，在校级财务支出中占较大的比率，而承担基础课程的专业相对“弱势”。通过对预算执行情况的实时监控，领导及时发现问题，将资金向部分承担基础课程的院系倾斜，“弱势”院系的支出比重逐年上升，全校各学科的发展日趋均衡，预算平均完成率已达到94.83%。

信息化的过程也是高校管理重塑的过程。伴随着信息技术的发展，高校管理正走到一个十字路口，如何重新绘制管理“路线图”成为焦点。不少学校以财务信息化为契机，对高校信息化管理进行流程再造。无论落脚于何种契机，管理重塑都是无法回避的归宿。