对水电项目工程档案管理的认识与建议

张伟?王景龙?王婷婷

摘要：水电工程档案是基建工程档案的重要构成，是水电项目管理的重要内容，完整、准确、系统做好水电工程档案是水电项目管理的基本要求。根据水电工程档案的特点，介绍了水电工程档案的构成及其基本内容，分析了当前水电工程档案中存在的问题，并对水电工程档案管理提出了建议。

关键词：水电；工程档案；管理

作者简介：张伟（1978-），男，甘肃静宁人，华能碌曲水电开发有限公司，馆员，工程师。（甘肃?碌曲?747200）王景龙（1972-），男，甘肃永靖人，华能文县水电开发有限公司，工程师。（甘肃?文县?746400）

中图分类号：G27?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）21-0122-02

我国水电资源丰富，理论蕴藏量居世界首位。近年来，水电开发迅猛，2010年8月，全国投产装机容量超过了2亿kW。随着水电项目投资的加快，对水电项目工程档案的科学、规范管理也需要及时跟进。水电工程档案作为基本建设工程档案的重要组成，是企业档案的工作主要内容，是工程管理的重要部分。完整、准确、系统[1]做好水电工程档案，实现档案能够对水电项目真实有效记载，不仅是档案服务于整个项目建设周期、规避诸多风险的要求，也是工程投产后安全经济运行、维护各方权益的需要，更是积累社会发展成果财富的需要。

一、工程档案的概念及水电项目工程档案的特点

工程档案是指建设项目从酝酿、决策到建成投产及项目后评价整个活动过程中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等各种载体的真实历史记录，又称基建工程档案或项目档案。

水电项目工程档案是基建工程档案的重要构成和分支，除具有工程档案的一般特性外，因其工程建设的长周期性、严格的建设程序性、多学科跨专业性，决定了水电工程档案内容丰富、数量庞大等特性，具有综合性强、形成周期差异大、形成时机性强、文书与科技档案相互渗透等特点。[2]水电工程档案在档案体系中具有特殊的地位，是水电项目管理的重要内容，也是水电项目竣工验收前必须完成的单项验收工作之一。

二、水电工程档案的九大板块及其基本内容

水电项目工程档案基本上分为项目专项评价档案、设计成果档案、招标投标及合同档案、移民征地档案、建安工程档案、设备仪器档案、工程财务档案、往来文件以及其他档案九大板块。熟悉各板块构成内容是管好水电工程档案的前提。

1.项目专项评价档案

按照国家有关建设项目管理规定，项目前期和后期主要进行环保、水保、工业卫生、消防、地质灾害、占压矿藏、并网审查、取水、地震、安全评估及部分项目竣工单项验收，按照项目属地原则逐级上报和下批文件。上述专项报告和审批文件是项目合法性资料，须完整归档。

2.设计成果档案

项目总体规划、项目建议书、可行性研究、初步设计、技术设计、施工图设计报告及按项目规模审批权限的报批文件；施工图、设计变更、专业模型试验、地质、地形和地貌测绘报告等设计基础成果资料。

3.招投标、合同档案

招投标档案是对从招标公告开始到中标通知发出整个招标活动过程的反映，主要由招标文件、投标文件、招评标组织机构、评标办法、会议制度、会议记录、澄清函、评标报告等组成。按照规定，投标文件一般只归档已中标单位的投标文件，对于未中标者的投标文件在项目竣工三年后自行销毁。为全面反映招投标过程，应将未中标单位的投标报价附于开标记录后进行永久归档。

合同档案包括合同会签单、谈判纪要，补充协议及合同变更文件。非法人代表签署的，必须出具法定代表人委托代理授权书。

4.移民征地档案

移民征地档案主要有移民规划、勘测、勘验报告、报批文件、土地丈量、公告、合同协议、补偿费发放表、土地使用证等。土地丈量表、合同协议、补偿费发放表需写明土地自然地理位置、土地“四至”，并按省、县、乡、村、社行政机构分别造册，三者应相互对应，形成有效闭环，便于档案检索利用。

移民档案记录了移民工作的全过程，是移民工作验收的基础和凭据[3]，是水电工程档案管理的难点。

5.建筑安装工程档案

建筑安装工程是水电工程档案的重点，直接反映工程质量、进度、造价、安全、监理、阶段验收、竣工图等内容。

（1）质量管理文件。工程质量文件是基本建设项目档案的主体，案卷数量约占项目档案的80%左右，归档需经施工、质量监督、监理三方对文件齐全、完整、准确情况和案卷质量进行会审。主要有三部分：

基础部分——质量控制体系建设，包括技术负责人、三检人员名单及资质的质量控制机构；测量成果；施工技术要求；施工组织设计、施工方案及其监理人批复等资料。

原材料、建筑成果检测检验——原材料（构配件）进场报验（包括出厂试验报告、合格证，工地复检材料并报监理人审批后使用）、成品（半成品）现场检测检验及其横向检验；取芯试验报告。

过程控制部分——分项质量验收、单元工程、分部工程、单位工程、单项工程质量评定，单位（单项）工程移交申请及鉴定书。分项验收是质量控制最底层环节，以土建砼工程为例，主要由基础面或施工缝处理、模板、钢筋、止水（伸缩缝、埋件）、混凝土浇筑等工序组成。过程控制资料按照从高到低的层次顺序关系依次为：过程控制资料—单项工程评定资料—单位工程评定资料—分部工程评定资料—分项工程评定资料。

（2）进度控制文件。项目开工申请及开工令、依据合同文件编制的总进度计划、阶段进度计划、进度分析资料及计划调整资料，计划在执行过程中的专题会议纪要。以上资料均需监理人审查批准。

（3）投资控制资料。工程造价资料是工程竣工决算、审计的重要依据性文件，包括项目估算、概算、预算、结算、变更单价审核、工程量签证、索赔处理等文件。

（4）安全管理文件。主要有安全管理体系建设、安全制度建设、安全预案、安全专项活动、现场安全检查治理记录、环保、水保、地质灾害防治实施、事故处理等资料。

（5）监理资料。监理资料包括监理大纲、监理规划、月报、会议纪要、日志、通知、大事记、监理旁站记录及监造报告等资料。监理文件是反映建设工程各项事宜的核心，记载必须全面完整、标准规范、要点突出，监理日志要采用文字、图标等多种形式如实反映资源投入状况、工程问题前瞻性预测和防范、工程技术等重点问题。

（6）阶段验收资料。水电项目规模、类型不同归档文件略有差异，但应截留验收、大坝安全鉴定、征地移民验收、蓄水验收、启动验收、竣工验收等文件。

（7）竣工图。[4]竣工图是建设项目投产后运行和保养不可缺少的主要技术档案，必须真实反映工程竣工验收时的实际情况。绘制竣工图的深度为全部施工图设计文件，必须使用新蓝图制作。设计变更、材料代用、工程联系单、质量事故处理文件、会议纪要是编制竣工图的依据性文件。利用施工图设计阶段的电子版本编制竣工图集，能够减少编制竣工图的工作量并保证竣工图质量，以及有利于压缩电子档案保存空间，便于检索利用。

6.设备仪器档案

设备仪器档案指设备出厂的随机技术资料，有装箱清单、使用说明、原材料料质证明、设备图纸、调试试验、检验记录、合格证书、大总件及精密仪器运输记录等，涉外资料还必须包括商检、海关、开箱记录等。

由于社会分工的日益细化，一套设备往往由多个生产厂家协作完成，在发货前要求合同供应商整理装订所有主设备及外协部件资料是保证设备档案齐全的有效办法。现场设备开箱必须有业主档案人员参加，并对随机档案资料进行验收接管，避免资料遗失或污损。

7.工程财务档案

工程财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业资料以及相关的资料及银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。根据实践经验，征地类等重要会计凭证保管期限应给予适度延长。

8.往来文件

往来文件指工程建设中各参建单位之间重要的往来管理文件。水电工程目档案管理的九大板块中，文件资料并不是绝对意义上独立的，而是相互关联，互有交织联系，比如在进度控制文件中，很多时候施工技术方案材料作为开工条件之一附于开工报告之后，同时又是投资控制的基础性文件；可行性研究阶段的概算及经济分析评价文件是可研文件的一部分，因此在工程档案整理组卷过程中，切不可人为分割，要保持文件资料的自然形成痕迹，但要有利于档案的检索利用。

9.其他档案

如声像、质量监督等文件。声像指重要会议、隐蔽工程、原始地形地貌、质量事故、进度形象等的录音、录象、照片等资料。声像档案应保证载体的有效性，长期存储的电子文件应使用不可擦除性光盘，由各参建单位共同收集。

三、目前水电项目工程档案管理存在的问题

我国水电工程档案管理与水电项目的管理一同取得了长足的进展，与水电项目有关的单位与人员对工程档案重要性有了普遍的认识。水电工程档案管理的规范化、及时性、准确性、系统性有了明显的提高，但水电工程档案管理中还存在不少问题，有待进一步改善提高。

1.适应工程档案管理的复合型人才匮乏

档案管理队伍的建设直接决定档案工作的水平。在我国，开设档案专业的院校相对较少，档案队伍的培养与建设项目的发展规模不够同步。水电项目一般地域偏僻，是档案管理专业新毕业大学生不愿从事水电工程档案管理工作的原因。在水电建设项目现场，从事档案管理工作的人员绝大部分专业不对口，一般主要从事行政事务管理，兼职现象极为普遍，对水电工程的知识更是欠缺。工程管理人员缺乏档案管理的知识和意识，工程管理中形成的资料普遍不符合档案管理的要求，无法使工程项目与工程档案有机结合。

2.工程监理、档案监督机构服务和监管力量薄弱

我国20世纪80年代推行工程项目建设监理制以来，目前尤其是欠发达地区的监理市场仍然不成熟、不规范，监理公司只是吸纳初级就业的场所，高素质监理工程师严重缺乏，无法达到对项目管理的有效控制，监理只是业主事务性工作的帮手，对工程档案起不到总体规划、对施工单位开展有效监督无从谈起，档案管理意识淡薄。

2006年6月国家档案局、国家发改委联合发文，所有建设项目档案验收工作由政府档案管理部门进行验收，对于促进档案统一规范工作起到了积极作用。但当前国家档案管理部门主要从事文书档案管理工作，熟悉建设项目的专业人员较少，档案验收仅仅停留在表面，项目竣工验收前工程档案的单项验收作为建设项目档案监督管理的重要环节，在很大程度上流于形式。

3.工程档案的信息化建设滞后

档案信息化管理水平有待提高。[5]现代建设项目，现地及远程监控已经得到长足发展，办公自动化日益普及，项目信息化运行是今后发展的必然趋势。而目前项目档案管理大多还停留在繁杂、低效的手工操作状态，不具备系统、快速、高效的信息化管理手段，加强工程档案的信息化建设是工程建设期和项目投运后现实的迫切需要。对原生电子文件采集、归档、存储进行有效管理，对纸质档案进行数字化处理，搭建信息化平台，是工程档案管理的需要。

4.档案管理意识有待加强

水电项目在决策层、管理层、执行层的宏观管理上普遍存在“重建设、轻档案”的思想，只在工程即将竣工或投产之后，才纳入议事日程，工程档案被边缘化。仅仅在较短的时间内建立的档案无法达到及时、规范、真实、系统的要求。开发利用水利工程档案的主动意识不强，档案服务功能有待完善。[5]

5.工程档案管理责任模式需要改进

项目档案不能和工程建设同步，错失抓源头、重过程管理的黄金阶段。目前，施工企业、监理单位片面追求经济效益，工程完工“拿钱走人”、现场管理机构不向业主单位移交档案的现象极为普遍。档案人员参与工程活动范围狭窄，仅仅作为文件材料的保管者，不清楚工程事项的来龙去脉，缺乏监理对工程档案的审查环节。缺乏系统管理，工程档案成套性差[5]，主要是工程档案管理的责任不够明确，未对工程档案工作及时考核，未能与工程资金支付联动。

四、对水电工程档案管理的几点建议

1.明确工程档案管理的责任主体

水电工程档案管理要以业主（投资者、建设单位）为龙头，由业主单位总体负责。由业主单位全面负责，同时充分发挥监理的作用。应成立由各方组成的工程档案工作领导小组，决策层要统一领导，统筹安排，执行层要建立起档案工作网络和协调机制，业主单位负责组织、协调、检查、指导本单位和参建各方档案收集整理工作。形成由施工单位自检、监理单位审查、业主单位工程技术人员和档案人员审批的档案工作流程，发现问题及时令其整改。

2.工程资金的支付与工程档案管理挂钩

在设计、征地移民、施工、制造、监理等与工程有关合同中对工程档案的形成、收集、数量、质量、整理、管理等明确规定，并把工程档案工作与合同资金支付挂钩，档案人员参与合同支付控制。对档案管理进行考核，对不合格的档案资料以及漠不关心的档案管理行为进行考核，做到工程费用支付中“档案管理人员的一票否决权”，以便有效地促进水电工程档案管理工作。在合同中应对参建单位提供电子文件这一条款进行专门规定，为档案信息化建设做好基础工作。

3.强化档案管理人员培训

工程档案管理工作日趋标准化、高水平、专业化，对档案管理人员的综合素质要求不断提高。因此，加强复合型的档案管理人才队伍建设迫在眉睫。水电项目在规划论证的前期阶段，就应该对工程档案的管理做出规划，培训档案管理人员，以便档案管理工作能够提前介入。

加大对项目管理人员和档案人员的全员培训力度，开展专题讲座、调研、观摩交流及评选表彰等多种形式，拓展培训方式。探索引入社会中介机构强化档案服务功能的可能。加强专业人员的培训是水电工程档案工作顺利开展的前提。

4.与工程建设同步进行，注重过程管理

将档案工作纳入工程管理流程，实现项目档案与工程同步启动，注重档案实体的过程控制，同步竣工。参与项目管理的人员要提高档案管理意识，注重资料的形成符合档案管理的要求，以及档案收集的及时性。在施工阶段，监理单位应该制定档案管理专项管理规划和实施细则，并在工程实施过程中逐一落实。

5.建立工程档案管理机构，加强制度建设

加强项目工程档案管理规范化建设，建立项目工程档案管理体系，制定相关办法和制度，统一建设项目档案标准、要求，业主单位要组织参建各方对文件的平时积累和制度的落实实行月度检查和互查。应该将工程档案管理工作列入项目目标考核范围，有计划地建立巡回监督的长效机制。

五、结语

水电工程档案管理工作应该通过明确责任主体，成立档案管理的专门组织，强化档案管理人员的培训，增强项目管理人员的档案意识，建立有效的制约、考核机制，调动参建各方管理工程档案的积极性，加强档案信息化建设，做到工程档案与项目进展同步，以便及时、完整、规范、系统地做好水电项目工程档案的收集、整理、归档、利用。使水电项目工程档案适应建设项目档案管理的发展要求，实现水电工程档案管理的科学化、规范化、现代化。

参考文献：

[1]GB/T11822-2000,科学技术档案案卷构成一般要求[S].北京:中国标准出版社,2000.

[2]周格如.加强水利工程项目的档案管理[J].企业科技与发展,2009,

(12):147-148.

[3]刘辉,黄小敏.浅谈水利水电工程移民档案管理[J].人民长江,2010,

(23):50-51.

[4]DA/T28-2002,国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范[S].北京:中国建筑工业出版社,2002.

[5]姚莉.加强水利工程档案建设问题探讨[J].黑龙江档案,2008,(2):43.

（责任编辑：刘辉）