水利工程档案数字化建设探讨

崔 蕾，刘亚琼，贾 鹏

（济南市历城区水务局，山东 济南 250100）

水利工程档案是水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同形式的历史记录，是工程审计、质量评定、竣工验收的依据。传统的档案一般采用纸质文档存储在档案室中，检索与维护十分不便，随着计算机和网络技术的广泛应用，档案的数字化开始普及，与纸质档案相比，数字化档案具有科学计算、数据处理、实时控制、辅助设计、智能模拟并能实现快速信息交换、资源共享等优点，档案的数字化建设不但是档案管理的客观需要，而且是实现档案管理规范化、系统化的重要途经。

1 数字化档案的特点

1.1 数字化

数字化是数字档案的基本特征。档案的数字化是指将传统档案中重要的档案信息转换为数字化信息，并与收集的电子文件一起进行统一存储与管理，即通过数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术，将需归档的文件，组织成数据库资源，从而为压缩存储空间、改进信息的组织方式、提高检索速度、方便工程监督管理等奠定基础。

1.2 标准化

在数字档案中，档案信息的组织形式从原先纸张的顺序方式转变为直接的、网状的组织方式。计算机的应用为档案信息的直接存取提供了可能性，利用数据库技术，档案信息可以按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，从而可实现高效检索。

1.3 传输网络化

网络和通讯系统是数字档案的重要基础。如果网络系统不完善，数字档案将失去大部分功能。信息的网络传输使数字档案超越了时空限制，使工程的各参与方由查阅纸质档案转变为可以在任何时间、任何地点通过联网的终端查阅、更新水利工程数字档案，从而大大缩短了档案的检索时间。

2 存在问题

2.1 建设的局限性

水利工程档案的数字化建设，必须以完善的数据库管理系统为基础，数据库是“按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库”，而目前，水利工程数字化没有统一的标准，按照不同数据结构所建立的数据库管理系统往往千差万别，按照相同数据结构建立的数据库管理系统也由于各种原因不能实现数据的兼容，造成数据库管理系统只能在某一项目或某一区域使用，不能实现数据的全面共享。

2.2 建设的滞后性

水利工程档案在工程建设的各个阶段生成，是一个动态的过程，而大多数的档案数字化建设将工程竣工做为时间节点，利用竣工前资料验收将档案一次性整理齐全并全部数字化，数字化的进程滞后于工程建设，不利于工程质量、进度、安全的实时控制，使档案数字化管理的意义大打折扣。

2.3 建设中的安全性问题

数字化档案的产生、归档、管理和利用都是基于互联网、专用网和局域网环境下进行。而在数字档案的归档、管理和服务利用等过程中，需要在网上对档案信息进行转换、存贮和访问，档案数据的安全已成为档案数字化建设不可忽视的一个重要方面。

3 水利工程档案数字化管理建议

3.1 完善数字化建设中的组织建设

1）组织机构建设。组织机构反映一个组织系统中各子系统之间或各元素之间的指令关系，一个水利工程项目的参与方包括业主方、设计单位、施工单位、监理单位以及有关的政府行政管理部门等等，要实现数字化管理，就需要明确各部门在数字化建设中的指令关系，并根据水利工程特点，选择使用职能组织机构、线性组织机构或矩阵组织机构，绘制项目结构图、组织结构图及合同结构图等。

2）工作任务及职能分工的数字化建设。业主方和项目的设计单位、施工单位、监理单位等在档案的数字化建设中有各自不同的管理任务。为此，各方应明确在投资控制、进度控制、质量控制、合同管理、组织与协调等方面的职能与分工。档案数字化管理的职能由提出问题、筹划、决策、执行及检查五个环节组成。不同部门应根据各自的职能分工参与到以上五个环节中去。如监理单位通过对施工单位上报的数据与合同计划数据对比，提出施工进度拖后的问题，业主方召开调度会议，召集各方对该问题进行筹划并进行决策，施工单位执行决策方案，监理单位对执行结果进行检查，工程按时完工，通过履行各方职能，项目的进度得到合理控制。

3）工作流程的数字化建设。水利工程的工作流程包括投资控制、进度控制、合同管理、付款和设计变更等流程。工作流程的数字化可以将水利工程建设过程中的多种信息纳入计算机进行管理，用数字化的控制信息将水利工程建设过程整合为一个系统，实现工程建设与档案管理的有机结合。然而数字化工作流程只是一种工具，需要配备高素质的工作人员才能最大程度地发挥其作用。

3.2 建立并完善档案数据库管理系统

1）档案数据库管理系统要具有开放性。档案数据库管理系统的开放性体现在两个方面：一是水利工程档案数据信息收集过程要开放。收集工作是档案工作的起点和基础，收集工作的完整、准确、及时是工程档案价值的保证。水利工程的各参与方不仅要按照档案数据库管理系统的预置要求完成收集工作，还要根据工程的实际需要扩大收集广度，丰富档案数据库内容。二是水利工程档案数据应用要开放。随着信息化社会的到来，水利工程档案数据库管理系统工作重心应从注重档案实体的管理转向档案内容的开发利用。数据库管理系统不但可以服务于项目各参与方的项目管理，实现相关部门对水利工程的监督与审计，而且能够通过档案信息的传播和共享，增加档案的价值。

2）建立档案数据库管理系统的标准体系。首先，在档案数据库标准体系构建过程中应优先考虑采用已被广泛接受和应用的标准，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）。其次，构成标准体系的各标准之间要相互联系、约束与补充，从而构成统一的系统。再次，标准体系的建设是一个长期的过程。标准在一定时期内存在先进性，但随着各方面情况的发展，原有标准逐渐不适用于新的要求，这就需要对原有标准进行可持续的维护。

3）档案数字化建设应实现可持续管理。水利工程档案的数字化管理不应作为一个静态的成果体现，而是一种动态的过程控制，通过组织建设及数据库管理系统的完善，实现水利工程建设过程中形成的数据通过人的处理又反作用于工程，以数据的循环带动工程的发展，从而将整个工程的安全、进度、质量等管理过程在数字化的作用下，模拟成为一个多元并存的和谐系统。

水利工程建设具有周期性，而档案管理工作是没有终点的，档案的数据库管理系统不仅要为水利工程建设的全过程服务，还要具备工程完工后的数据处理、信息交换、资源共享等功能。要实现档案管理工作的可持续管理就要实现数据库管理系统的稳定性管理，做到各个时期档案数字化标准相统一和新旧数据的连续和继承。

4）数据库的安全建设。档案信息对安全保密有严格的要求，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行档案的数字化共享。首先应对已有的档案信息进行分类，除了最大可能地保证网络安全外，将机密性的档案尽可能不存放在网络服务器上。其次建立档案信息共享和档案信息保密等级制度，根据档案数据的保密等级进行数据的访问控制。

4 结语

水利工程档案的数字化建设是顺应社会发展、适应新时期水利工程建设的新举措、新要求，通过加强档案数字化组织建设及完善档案数据库管理系统建设，数字化档案将更好的服务于水利工程建设。