浅析设计单位科技档案归档

郭传玲

山东电力工程咨询院有限公司 山东 济南 250013

在科学技术日新月异、突飞猛进的今天，科技档案作为一种重要的信息资源，是设计单位的立家之本，力量之源，越来越受到设计单位的重视。然而受种种因素的影响，科技档案的归档工作无疑也是科技档案管理诸环节中难度最大的环节。如何克服这一困难，更好的做好档案工作，从而为科技工作服务，是摆在科技档案工作者乃至设计单位领导层面前的一大问题。

1 设计单位科技档案归档难的原因分析

1）诸多设计单位都不同程度的存在着中高层领导对档案工作重视程度不够的现状，致使档案工作处于被动局面。出于利益、效益的考虑，许多领导往往重生产经营，而轻档案管理,不了解国家档案管理的相关规定，没有依法治档的意识，更不用说把档案工作提上单位的议事日程。领导不重视往往带了诸多对科技档案归档工作不利的因素，比如，没有领导的支持，科技档案的归档工作往往没有相关的制度规定支持，档案人员开展档案工作毫无依据；没有领导的支持，归档工作的质量往往缺乏监督，归的好与不好完全不涉及经济利益，缺少必要的奖惩机制，归档不好的部门不会受到惩罚，而归档工作好的部门也没有什么奖励，这往往难以调动设计人员归档的积极性。

2）部分设计人员档案意识淡簿，没有认识到档案工作的重要性。主要表现有：没有或少有归档意识，认为归档工作是一种不必要存在的工作，把档案留在自己的身边反而更有利于以后的查考利用，归档费时费力，毫无意义；不了解相关的档案管理文件，对归档范围、要求等问题的规定缺乏系统了解,归档什么不归档什么，什么时候归档等都不能做到心中有数，导致归档工作比较混乱；设计人员往往重视能迅速产生效益和利润的业务工作而忽视短时间之内难以产生效益的档案工作，往往对档案工作不重视，档案人员催的时候就应付一下，不催的时候就置之不理。

3）档案管理部门工作人员有些比较被动,责任心不强,积极性不高，缺乏敬业精神,工作态度及思想意识落后于形势的发展，往往对跟踪检查、监督和指导档案的归档工作怀有厌烦心理,多采取“坐、等”的态度,不愿“上门”“索要”，在催归工作上有畏难情绪,怕专业技术人员不理解，怕听牢骚话,怕给脸色看。因而能躲就躲，“当一天和尚撞一天钟”，工作缺乏创新性，喜欢安于现状，业绩平平也是在所难免。

4）有些设计部门缺乏相关的档案制度或者有相关的制度，并且制度落实程度不够，这些设计部门没有意识到应该把档案工作列入单位发展的目标和管理制度中,造成对科技档案归档没有可靠的制度约束。正所谓“无规矩不成方圆”，只有有了相关的制度保障，档案的归档工作乃至于整个档案工作才有可能健康的发展。档案归档工作缺乏制度保障，犹如国家缺乏法律保障一样，其发展必然困难重重，即使档案工作人员喊哑了喉咙，也难以有人响应，归档工作效果必然糟糕，更别说把整个档案工作做好了。

5）档案部门提供利用档案的效率也影响着设计人员归档的积极性。许多设计人员不愿归档的原因往往是因为他们归档之后，再去利用档案时的效果还不如把档案留在自己身边的效果好，或者利用档案时遇到了一些阻碍因素，因此打击了他们及时归档的积极性。比如说有的设计单位在档案整理完毕进入库房之后，相关设计人员去利用有关档案时，还有种种繁琐的手续需要办理，设计人员的时间往往与效益挂钩，在他们眼中时间就等于效益，如果在利用档案的工作上花费了不少的时间，这无形当中会压制了他们利用档案的积极性，从而导致以后不愿归档情绪的产生，最终影响到档案工作的开展。再比如有的设计单位尤其是中小型设计单位的档案信息利用方式落后，档案信息的检索手段落后，没有实现计算机检索，还停留在手工检索的阶段；检索途径的单一，缺乏多样性；设计人员需要的档案信息的查全率、查准率、查快率与设计工作快速发展步伐不相协调一致，这些因素都有可能导致设计人员归档积极性的降低。

6）档案部门往往孤立于其他业务部门，与相关业务部门缺少必要的联系，得不到业务部门的理解与支持。设计单位各业务部门往往由于研究过程中的种种利益关系、合作关系等而经常来往，互通有无，联络比较频繁，因而相互理解程度较高，业务工作也配合得较好。而档案工作由于与各种设计工作没有业务上的合作关系，只有档案来维系两者的关系，因而相互之间缺乏必要的沟通和联络甚至理解，这也给档案归档工作带来了很大的难度。

针对以上六点分析的归档工作难的种种原因，设计单位应该从自己的实际情况出发，分析自身的原因，找出不足之处，对症下药，争取克服困难，以使自身的档案归档工作乃至整个档案管理工作走上先进、正规的道路。

2 解决归档难问题的对策与措施

1）努力提高领导意识，自上而下认识到档案工作的重要性。

可以通过宣传教育、学习培训等形式来增强设计领导层的档案意识；加大对《档案法》等相关法律以及本单位的档案规章制度等的学习，使领导们真正从思想深处意识到档案工作并非一项可有可无的工作，应该重视起来；还可以阻止本单位的领导人员、设计人员、档案人员等相关人员到档案工作做得比较好的单位去参观，学习同类单位的相关经验，学人之长，补己之短，交流共进。

2）充分调动档案工作人员的工作热情与积极性，将档案归档工作的质量标准纳入到相应的奖惩制度保障之下。

对归档工作做得好的部门以及催归工作效果好的档案人员实施相应的奖励，相反，对归档工作效果差的部门以及催归工作差的档案人员则进行相应的处罚，有激励才有成绩。例如陕西省水利电力勘测设计研究院就实行了归档工作保证金制度，该制度规定：各设计部门形成的科技档案必须经该部门的领导、主管总工审查签字之后才能移交给档案室；档案室在核查接受之后开具归档证，上面写明归档责任人、归档的份数、蓝图以及地图的张数等；年终结算产值时，经营处预留5%的项目奖酬金作为归档保证金，归档保证金必须持归档证结算领取。因此极大地调动了设计人员的归档热情和积极性，实行这一制度后，该院归档的完整率达到了100%，效果非常理想。

3）积极调动档案工作人员的工作热情，提高档案人员的素质，加强对档案工作人员的定期培训，为其注入新鲜血液。只有档案工作人员自身素质与积极性提高了，才有可能去调动设计人员的积极性，才有可能通过自身行为去感染设计人员，因此，高素质的人才对档案部门是不可少的，尤其是具有创新性的人才，更能为档案工作出谋划策。

4）努力建立健全并完善设计单位相关的档案规章制度，使归档工作有章可循，依制度办事。设计单位应该参照国家档案法律法规以及相关部门规章制度制定本单位的档案归档办法以及相关条例、制度，使归档工作得以实现依法治档、按制度办事。同时还可以借鉴兄弟单位的宝贵经验，学习他们好的制度，提升自身档案管理水平。

5）档案室应该想方设法为设计人员的利用档案提供便利的途径和方式，保证设计人员能及时、准确、全面的查找到自己所需要的档案信息。

档案室应该实现档案信息检索的标准化、规范化、先进化，用先进的计算机及网络技术武装自己的检索工作。编制多套检索工具，例如专业检索、时间检索、负责人检索等检索方法，以增加和保证设计人员所需信息的查全率、查准率、查快率。只有在满足了设计人员信息查找的愿望时，他们才会愿意把档案移交给档案室。另外，档案室还应该提高自己编研的水平，争取为设计人员提供高质量、高水平的档案信息编研成果，急设计人员所需，想设计人员所想，只有这样，科技档案归档工作才能得到设计人员的肯定和支持。

6）设计单位应该努力促进档案室与各业务部门的联系与沟通，为两者的来往与合作创造条件，使两者达到一种和谐相处、彼此尊重从而互相促进的最佳状态。如今国家号召建设和谐社会，设计单位作为一个相对独立的整体，其系统内部也应该达到和谐相处，这就需要其领导层注重营造单位和谐的文化氛围，创造良好的企业文化，使各个部门你中有我，我中有你，共同进步。只有这样，才能为档案工作创造生存的空间，档案工作才有可能更上一层楼，越做越好。

3 结语

总之，设计单位的归档工作还存在着诸多缺点与不足，不同层次不同规模的设计部门其档案工作质量也参差不齐，对于好的方面，我们应该发扬与学习，差的方面要积极改进和克服。只有这样，归档工作才能适应整个档案管理工作的形势，档案管理工作才能适应设计工作发展的大局。

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