会计电算化的档案管理

广东科技学院 财经系 侯茂松

会计电算化的档案管理

广东科技学院 财经系 侯茂松

当前我国会计电算化事业取得了长足的发展，会计档案的管理形式也发生了重大变化，早已从传统的手工管理过渡到以电子计算机为载体，以网络为平台的无纸化管理。因此，加快会计档案管理的信息化建设，培养专业的电算化档案管理人才，建立完善的电算化档案管理制度已成为当前企业财务工作的第一要务。本文从当前会计电算化档案的特点入手，初步探讨了会计电算化管理工作的基本要求。

一、会计电算化档案的特点

会计电算化会计档案，不仅指存储在计算机中的会计数据、文档和程序，还包括计算机打印出来的各种书面形式的会计凭证、账表。与传统手工会计填制的会计档案相比，会计电算化会计档案有以下几个方面的特点：

1.会计电算化档案的范围更广泛。会计电算化档案除了传统意义上的纸质的会计资料外，还包括存储在计算机硬盘、光盘、软盘、光盘中的会计数据。

2.存储的安全性要求更高。由于会计电算化档案只能存储在硬盘、光盘、磁盘等磁性化的计算机存储介质上，大量的数据集中在小小的一块存储介质上，一旦操作失识，硬件、软件、网络出现故障，可能导致数据丢失，而且介质的损害往往是不可修复的，这就增加了档案保管的系统风险。同时，由于电子计算机本身所固有的道德网险，如病毒的感染、黑客的攻击等也给电算化档案管理人才提出了更高的要求。

二、会计电算化的管理要求

1.注重电算化档案管理方面的人才培养。会计电算化的实施人才是关键。与传统的会计档案管理相比，会计电算化系统对档案管理人员的素质与系统安全操作提出了更高的要求，档案管理人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法、原理和业务技能，还必须具备电算化、网络工程和信息系统知识，具备较高的计算机操作技能。例如，对会计软件系统的操作与维护，对硬件的升级，网络安全的保护，会计数据的备份与修复等都是电算化档案管理人员所必须具备的基本技能。因此，单位在实行会计电算化之前一定要及时加强对相关岗位人员的培训，提高电算化会计档案保管人员素质，上岗人员必须具备会计电算化初级以上专业知识，取得财政部门核发的有关培训合格证书。

2.配有专用或主要用于会计核算工作的计算机。必要的硬件设备是会计电算化档案管理的物质基础。企业必须配有专用或主要用于会计电算化档案管理的计算机、USP及其他机房设备，以便档案管理设备与其他岗位的设备独立开来，最大限度地保证会计档案的安全性和独立性，充分发挥电算化档案的无纸化、网络化的特点，从而有效地提高档案的信息化管理水平。

3.健全和完善电算化档案管理制度。要严格按照《会计法》和财政部制定的《会计电算化档案管理办法》，以法规制度的形式加以强制，这是做好会计电算化档案管理的保障。笔者认为，目前企业可以从以下几个方面来完善电算化会计档案管理的各项制度：首先是存档手续。主要是各种审批手续，如打印输出的账表，必须有会计主管、电算化主管的签章才能存档保管。其次，严格遵守安全保证措施。如备份软件、光盘应贴上标签，存放在安全、洁净、防热、防潮的场所。再次，严格遵守档案的保密规定，如对任何伪造、非法涂改变更、故意销毁数据文件、账册、软盘等行为都要进行相应的处理。最后，对档案管理员的职责与权限，档案分类管理办法，各类文档的保存期限及销毁手续等均要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。

4.专人负责制。实行会计电算化后的岗位设置也应当注意满足内部牵制制度的要求，如出纳和记账审核不能同时担任会计电算化档案档案管理工作。对于中小企业，为了提高工作效率，节约人力，在彼此不发生岗位权限冲突的前提下，可以由其他职位兼任。

5.严格执行安全保密措施。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。经领导同意借阅的资料也应履行相关手续，但原件原则上不得外借。对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应当由出纳人员签名和盖章。要及时做好档案备份工作，对存有会计信息的磁性介质及其他质，在未打印书面形式之前，应妥善保管并留有副本，准备双份，存放在两个不同的存储介质中，最好是两个不同的建筑物内，并且要做好防磁、防火、防尘和防潮工作。对于采用存储介质的档案，要定期进行检查复制，防止由于存储介质的损坏而使会计档案丢失。对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。同时还要适当加强网络安全管理。如安装杀毒软件并且定时升级，定时查杀病毒；构建严密的防火墙体系，加强对黑客的防护；采取严格的访问制，通过用户身份的识别和验证，防止非法用户进入系统，通过授权和检验，控制用户对特定网络资源访问的深度和广度，从而保证会计档案的储存安全。

三、结论

总之，会计电算化档案管理是整个会计电算化系统的重要一环，企业要从确保会计信息安全和严守商业秘密的战略高度，严格遵守会计法规和电算化管理规范，结合本企业自身电算化的运行状况，从电算化档案的人才培养、制度建设、岗位职责等方面入手，不断提高会计电算化的管理水平，为企业经济发展创造良好的内部环境。

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