高校档案建设面临的问题与解决策略

刘林青

（集宁师范学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

高校档案建设面临的问题与解决策略

刘林青

（集宁师范学院，内蒙古 乌兰察布 012000）

档案建设是高校发展过程中必须加强的一项工作.《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展、高校档案建设提出了较高的要求.信息化，网络化已经成为高校档案建设的重点；教育教学档案建设的完善，也是高校档案建设的重中之重；从业人员和管理部门的整体素质，就成为高校档案建设的当务之急.本文作者就如何更好地开展高校档案建设，完善高校教学档案的管理，提高从业人员的素质，提出了自己的意见.

高等院校；档案建设；面临问题；解决策略

自以1989年10月发布的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》（简称原《管理办法》）为基础修订的《高等学校档案管理办法》（简称新《管理办法》）发布以来，高等学校档案建设在定义、适用范围等方面有了新的论变化，对管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准，为提升高等学校档案工作在高校管理中的地位，为高校档案工作的发展提供了制度保障.特别是对在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富的高校教学档案建设更是提出了明确的目标，突出了反映高校教学管理水平和教学质量的一个重要标志的教学档案建设，并且对高校教学档案的规范化管理提供了制度性的重要保障.但是，自高校扩招以来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的档案建设问题也遇到了新的挑战，出现了这样那样的一些问题，应该引起研究者的关注.

1 当前我国高校档案建设存在的问题

在《国家中长期教育改革和发展规划纲要》中，就我国当前教育存在的问题，有如下表述：“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……”这也正提出了目前高校的档案建设存在的问题.这些问题集中体现在以下几个方面：

1.1 对档案管理的重要性认识不足

高校中某些领导对高校档案管理工作重视程度不够.这主要体现在机构设置，人员配置，经济投入，硬件建设等，都难以满足高校档案工作发展的要求.特别是近年来高校的扩招，在国家投入增加有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，对档案管理建设不能按需足额投入，严重制约了高校档案建设.

1.2 档案管理工作制度化建设需要进一步加强

部分高校档案管理制度不健全，相关管理人员不熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，于档案管理相关的法律法规了解的更少，不能严格按法规管理档案，规范化程度不高，致使相当一部分档案材料没有及时收集归档，不能发挥档案服务应有的作用.

1.3 档案管理队伍人员亟待扩大

高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整.档案管理队伍中，档案管理专业人才十分缺乏，来自学校其他专业的老师居多，兼职管理档案的人员也不在少数.他们缺乏档案管理的专业知识和应有的理论素养，对档案管理的重要性和严肃性认识不足，缺乏档案管理适应新形势变化的能力.

1.4 教学档案建设管理问题更为突出，需要努力加强

教学档案管理中存在的问题是高校档案建设管理中最为集中的.如材料收集较困难.因部分教学人员对档案管理工作的认识不足，认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的，应该由自己来管理，担心材料会遗失，或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便.故对上交档案材料有抵触情绪,使得收集起来，有一定困难.再如，系一级的管理困难.由于系部无专门的档案管理人员，故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着，由于有些教师不配合，就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性.加上有些系部认为系部的主要工作是教学，对档案材料认为无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性.第三是资金和人员的紧缺.系部收集到的材料并不能马上移交，想临时保存却没有一个像样的档案柜，造成档案材料收集整理后无处可放，选成档案材料的遗失.一般高校系部都无专职档案管理员，由教学人员兼任，而教学人员精力在教学上，又没有受过档案专业培训，不能把教学档案收集整理完整，造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性，使移交到档案馆的材料不规范，不能有效地发挥档案应有的作用.

2 高校档案管理建设的解决策略

随着高校的改革和不断发展，档案建设的作用越来越显得更加重要，档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案建设的重要内容.严格档案管理，健全档案质量保障体系，改进高校教学评估方式，做好学生成长记录，完善综合素质评价，应该是高校档案建设的具体目标.

2.1 提高对教学档案管理重要性的认识

高校档案管理既是记录高校教育教学工作的重要凭证，又是提高教育教学水平的重要途径.教学档案有助于规范教育教学秩序，有助于完善教育教学过程，同时，可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作能够起到良好的监督作用.

2.2 教学档案客观地记录了教师的教学工作，比较真实地记录教师每学期所任课程，记录学生学习的情况和学生学业成绩的评定，为学校教育教学评估提供详实的资料，是高校档案建设的重要内容.

2.3 强化教学档案建设，提高教学质量评估重要依据的信度

我们知道，高校教学质量评估需要考察学校的教学质量，而教学成绩集中体现在教学档案收集得是否齐全，教学档案管理的水平.因此，高校教学档案的建设管理是极其重要的.我们有必要先对高校教学档案的相关内容做一简单介绍.

2.3.1 综合内容，包括主要有上级教育主管部门下达的有关文件；学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料；学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件；教改项目的立项报告；以及教学工作的数据统计、分析资料.

2.3.2 教学管理内容，包括教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料，教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况，教师进修培训材料.学籍管理材料，学籍变更材料，课程安排表.

2.3.3 教学业务内容，主要包括课程建设规划、实施方案、总结等有关材料.教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录；教师制作的CAI课件等资料；优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本，青年教师教学比武材料；教学实习有关材料.各种考试试卷及试卷分析材料；学生的毕业论文及评审意见；学生在校期间发表的论文和获奖有关资料.教师业务档案；教学仪器设备材料等.

2.3.4 教学研究内容，主要有各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状.获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状.教师发表的教学研究论文目录等.

以上所列内容，高校教学档案建设中要集中解决，为提高教学，增强考评的信度，提供真实的材料.为此，我们建议：要加强高校教学档案规范化管理，努力做好以下几方面工作.

1、从教学档案管理方面存在的问题出发，要提高档案工作规范化水平，努力解决管理不到位的问题，明确档案管理、存档部门职责，健全归档机制；彻底解决文件材料重复归档、不归档、漏归档问题；在科学划分档案类别的基础上明确档案的建档、存档和管理职责，加强对档案工作的指导；强化档案管理人员的业务培训，定期开展对档案管理人员的指导；定期开展对档案工作的督查，提高服务有效性，加强高校教学档案的信息化建设.

2、教学档案应当及时收集、及时整理、及时归档.教学档案管理要形成周期性的自查、自评、整改机制，为教学档案管理的运作提供机制上的保障，避免因仓促而不能及时、科学、有效地解决教学档案的建设管理问题.

3、完善教学档案制度建设.据《高等学校档案实体分类法》和高校的实际情况制定统一的档案管理制度，建立档案管理统一化、标准化的管理标准.

4、收集工作必须贯彻集中统一管理的原则.要遵循教学档案的自然形成规律，按归档范围分类收集，分类管理，提高科学管理的水平.要在归档教学文件材料时注意收集的完整性、准确性、真实性和系统性，以此进行预立卷，按时间顺序排列目录.

5、实现教学档案的信息化管理.随着信息技术的发展，高校教学档案建设应该实现信息化，利用现代办公技术实现教务档案的电子化、网络化管理，提高教学档案管理的效率.

3 突出高校档案管理规范性和流程性建设

前文我们阐述了教学档案建设中应该采取的方式，我们还知道，高校档案建设的规范性和流程性是整个高校档案建设的关键，因此.

3.1 高校档案建设要明确档案收集的范围和收集主体

健全高校档案管理制度，是做好档案管理（包括教学档案）的基础.面对高校教育教学工作中产生的各类档案材料，档案馆应该根据档案分类和用途，明确档案收集的范围和收集主体，提高档案管理的效果，为教育教学提供可资借鉴的参考.同时要注意制定档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的制度流程，规范档案建设的行为过程，使之科学化，实用化.高校档案管理是由收集、整理、归档、登记、保管、利用等过程组成的，是一个有机体，缺一不可，有缺位就会给档案管理过程带来缺失.因此，要保持档案产生过程的连续性，就要建立完整的管理制度，使高校档案管理有章可循、有据可依，以统一格式，规范内容.

3.2 提高高校档案现代化管理水平，增强档案服务的有效性

加强高校电子档案的建设管理.随着高校招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理成为高校档案管理的重要任务.

因此，高校档案馆应该按照国家有关标准制订适合高校自身发展的电子文件归档制度，要集中统一管理.还要根据电子档案的特性，在保证其真实性、完整性、安全性的基础上，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定和销毁制度，以加强监督和指导工作，完成电子文件归档与电子档案管理工作.同时，如前撰述，高校档案建设同样要加快信息化、网络化建设.笔者建议，高校档案信息网络的建设要制定网络建设的总体规划，使档案建设工程有计划、有步骤、有重点地科学实施.也要做好档案信息网络的标准化建设，以保证师生用户能高效、快捷、简易地获取档案数据，更好地为教育教学服务.

总之，要全面提高高等教育教学的质量，要提高人才培养的质量，我们就必须从思想上提高对高校档案管理重要性的认识，以《高等学校档案管理办法》为指针，从高校自身发展的特点出发，努力做好高校档案建设管理工作，使之更好的为高校的教育、教学、科研、行政、管理工作服务.

〔1〕马晓虹.关于高等学校档案工作的思考[J].黑河教育，2004（01）.

〔2〕何敏汉.用科学发展观统领档案工作[A].2010年全国档案工作者年会论文集（广西卷）[C].2010.

〔3〕黄鹤楠.数字化背景下档案工作基本原则研究[D].辽宁大学，2007.

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1673-260X（2012）09-0129-02