图书馆采编业务外包可能出现的风险与控制措施

时晓鹏

（河南省图书馆，河南 郑州 450052）

所谓图书馆业务外包，就是将图书馆内部重复性的、非核心的工作交给外部机构或者独立工作者的第三方，由他们来为图书馆提供服务.图书馆的业务外包是很普遍的，图书馆这样做能够节约成本，提高工作效率.目前，我国的图书馆采编业务的外包主要是指将图书馆中的文献采访、编目等业务部分或者全部交给委托机构来完成.

1 图书馆采编业务外包的优势

1.1 节约购书经费

随着我国教育的发展，图书经费不足制约着学校的发展，相对来说，尽管领导给予了更多的重视，但是还是不能解决问题.为了节约成本，让图书馆有限的经费发挥最大的作用，图书馆选择把图书采编业务外包给相应的企业或者机构，这一措施有效的缓解了图书馆经费的紧张.图书供应商采用企业化管理和规模化经营，有着强烈的竞争意识，所以，要完成同样的任务量，图书供应商的投入显然是低于图书馆的.就拿图书的编目数据来说，网络技术的发展使得图书馆编目业务已经进入到联机编目阶段，可以利用国家图书馆联机编目数据中心和CALIS高校文献保障服务系统来进行图书馆编目业务.很据相关统计资料显示，我国每种书的原始分编成本是在10-15元之间，但是从CALIS套录数据或者由书商自己提供分编数据的成本要低很多，所以，很多图书馆都把采编业务外包出去.

1.2 提高工作效率

图书馆的硬件是学校要提高办学质量的一个方面的指标，学校进行升级时必然会购买大批的图书，这就增加了图书馆的工作量.一般来说，一本新书从购买到初加工，再到典藏上架，和读者见面，大概需要一个月的时间，甚至更长的时间，这么大的工作量，再加上以前图书馆工作人员本来就少，就会导致图书积压待编，这就影响了学生的读书活动.当前知识更新速度飞快，图书耽误时间长了就会失去响应的阅读价值，尤其是科技性强的图书.但是如果把这些工作交给企业去做，从编目数据、图书埋设磁条、加盖馆藏章、贴条形码、贴书标、典藏上架一条龙的服务，这样就会提高效率，节约很多时间.

1.3 弥补图书馆人才资源的不足

以图书的分编加工为例，如果使用一个正式员工，这个员工的最低工资福利至少在2万元以上，但是在现代市场经济下，为了提升竞争力，很多公司提供了图书加工的一条龙服务，因此，原本属于图书馆的工作被转移到这些服务机构里去，图书馆也就因此节约了人力和财力.由于图书馆采编业务基本都是安排给图书馆职工的家人或者相关关系人，这些人水平不一、参差不齐，尤其是技术质量不过关.一些技术含量高、专业性较强的岗位没有人上任，就算上了岗也是忙于申请、评定各种职称，这就严重影响了他们的工作激情，以及继续深造的意愿.所以，爸图书馆采编业务外包，可以缓解当前图书馆人力资源不足，工作人员工作能力不足的局面.

2 图书馆采编业务外包存在的风险

尽管图书馆采编业务有不可代替的优势，但是在外包时还是会出现一些风险，这风险既有来自外部承包机构，也有来自图书馆内部的.

2.1 引起人力资源的风险

在图书馆中，采编部分是很重要的部门，也是技术含量最高的部门之一，他们一直都有一种优越感，假如把采编业务外包了，他们的工作的积极性将会受到打击，长久之后，工作人员便会慢慢的丧失责任感，信息学习的能力和应用能力也会相应的降低.同时，工作人员也会抵制业务外包，并对服务商产生不切实际的期望.人力资源的风险还体现在外包服务商的软件和硬件技术人员、操作管理人员的配备的合理性方面.

2.2 锁定风险的负面影响

所谓锁定风险，是指图书馆难以摆脱与服务商的交易关系，除非图书馆愿意支付高额的转移成本.服务商可以利用锁定风险来要挟图书馆采编业务外包的续谈，使得图书馆接受对自身不利的条款，一旦不愿意接受这个协议，就要付出昂贵的转移费用.将图书馆业务外包最大的风险就在于业务很有很能收不回来.同时，业务外包也会使得内部工作人员失去钻研业务的动力.

2.3 选择外包服务商时的风险

在进行业务外包时，服务商很有可能隐瞒对自己不利的信息，向图书馆提供误导性的信你，以获取自身的利益.这主要是源于图书馆和服务商信息的不对称，图书馆会因此错过了拥有优质服务质量的服务商，导致业务外包达不到图书馆的预期要求.

2.4 业务外包面临的道德风险

图书馆在进行过业务外包时，图书馆与服务商之间是一种“委托——代理”的关系，这种关系表明了，图书馆和服务商之间的利益是不一致的，服务商会在业务洽谈的时候故意隐瞒信息和隐藏知识，这样就会使得图书馆处于不利的位置，这同时也加大了图书馆业务外包的管理和监督，增加外包管理和监控的成本.

2.5 外包服务商能力限制

随着社会的进步，图书馆不断升级，其要求也在不断提高，这就对外包服务商提出了更高的要求，它不仅要求服务商能够提供与图书馆一致的要求，还要具备使用各种变化的能力和创新的能力.但是在目前的服务商不能满足图书馆采编业务的要求，或者不能提供具有竞争优势的价格.

2.6 质量效用的风险

图书馆采编业务是一种后验性产品，也就是要在工作完成之后才能体验到产品质量的好坏.图书馆正是因为人力有限，才把业务外包，所以没有充足的时跟踪服务商的实际运作当中，无法有效约束和监督服务商，控制外包月的质量.服务商在短期之内难以掌握图书馆的专业的业务技能，他们就有可能在工作过程中得过且过，不对业务负责任，这就可能会影响都图书馆外包的采编业务的质量.

3 图书馆采编业务外包的风险控制措施

3.1 慎重选择承包商

要设立专门的质检员，定期的对承包商的业绩进行考核和监督，并明确图书外包编目的规则以及相关的注意事项，仔细记录其编目的流程和步骤，以提高对其的质量控制.

3.2 与承包商建立互信的合作伙伴关系

为了在责任上达成共识以及合作效益的成效，图书馆应该和承包商之间保持常规化的交流和沟通，建立起互信的合作伙伴关系.因为只有双方都在相互信任，相互理解的基础上进行合作，才能使业务外包顺利有序的推进.

3.3 重视一些核心业务的推进，以便提高图书馆的核心竞争能力

所谓核心竞争能力是指某一组织内部一些技能的互补和知识的结合，能够组成使其在一项或者是多项业务在相关的领域都能达到一定的竞争水平的竞争能力.图书馆核心竞争力是指图书馆能够及时掌握并适应用户的需求，它是图书馆存在和保障图书馆发展的独特能力.进行业务外包能够使图书馆把主要精力放在建立图书馆的核心竞争力上面，提升图书馆为读者服务的水平和良好的形象，保障图书馆的长足发展.

3.4 加强过程监控与成果评估

图书馆要把业务外包，就必须做好相应的管理和监督工作，要对采编业务及时进行监测评估，采取各种方式对服务商进行检查，及时了解他们的工作动态，不断纠正服务商在工作中出现的偏差，加强工作方式和工作内容的创新，不断适应图书馆在新的形势下的要求，从而达到整合资源，节约成本，提高效率的统一.

综上所述，图书馆采编业务进行外包自有她的优势，它能为图书馆节约成本、提高工作效率，但是在外包的过程中，要进行分析，发现优势，采取各种积极有效的措施对其进行分析、评估、控制和规避，只有这样，才可能保证外包业务的高质量.

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