高职院校档案信息化建设探析

许德斌

（合肥职业技术学院 办公室，安徽 巢湖 238000）

高职院校档案信息化建设探析

许德斌

（合肥职业技术学院 办公室，安徽 巢湖 238000）

随着信息技术在高校档案工作中的应用，信息化将成为高职院校档案事业发展的方向。文章针对高职院校档案信息化建设过程中存在的诸多问题与制约因素，提出了推进高职院校档案信息化建设的相关对策。

高职院校;档案管理;信息化

高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录[1]，是学校发展历史的缩影和真实写照，也是学校整体工作不可或缺的组成部分，其价值越来越被社会所认同。如何规范档案信息化管理，充分发挥档案信息资源的价值，更好地服务于学校自身的建设和发展？均是高等职业院校档案工作者值得探索和研究的重要课题。

1 高等职业院校档案信息化建设的必要性

1.1 社会信息多元化的需要

随着信息时代的到来，先进的技术设备已运用于社会生产、生活的各个领域，档案工作也是如此。人们不再以单一的文字形式来记录人类活动的情况与信息，而是辅以声音、视像等多种形式；也不再受时间、地点的限制进行工作，计算机和高速信息网络的组合，使档案工作也必须用新的信息技术来代替传统的管理手段和方法。尤其是高等职业院校要充分认识档案信息化对档案事业创新与发展的重要性，切实把档案信息化提高到战略高度来思考，这是创新与改革的方向。

1.2 办公自动化的需要

高等职业院校信息化网络的建设，办公自动化的发展，为高等职业院校招生、教学、科研、管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，促使高等职业院校档案工作发生根本改变。各部门在工作过程中形成的各种材料，大部分是电子版或者可以电子化，进而要求档案信息的采集、存储、传输相应采用信息技术。日常工作中，各部门在网上发布的信息，档案管理部门需要同步归档，必须要有信息化的手段。这样，档案管理部门就可以方便的通过校园网络为校内各部门提供档案电子文件及其他有关信息的查询、阅览服务。

1.3 档案信息化规范管理的需要

高等职业院校档案管理面对新型形态和载体的数字资料越来越多，开展档案数字化建设，规范管理，可以更好地为高等职业院校的各项工作提供档案信息服务[3]。档案信息经过系统加工和计算机网络的传输保存，将原有纸质载体的档案资源转化成数字化信息，通过对档案信息资源的合理配置和档案信息资源与档案管理工作流程的有效衔接，可以极大提高工作的质量和效率。

2 高等职业院校档案信息化建设的现状

2.1 管理机构不健全，管理职能不明确

由于历史及客观等原因，隶属于学校办公室的综合档案室一般只负责管理文书档案、声像档案和部分实物档案等，而教学档案、人事档案、科学研究档案、产品生产与科技开发档案、基本建设档案、仪器设备档案、出版档案、财会档案等则分属于各个职能部门、系（部）管理，在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局[4]。这不仅浪费了大量的人力、财力、物力，也不利于高等职业院校档案事业的健康发展，将直接影响到档案管理的制度化、规范化、信息化建设。

2.2 档案信息化建设的认识不足

多数高等职业院校档案管理部门对于档案信息化建设的重要性、紧迫性，以及对档案信息化建设任务的复杂性、艰巨性，普遍认识不足[5]。档案管理工作仍存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”等做法。没有把档案信息化作为一种资源来认识和利用，导致其不能发挥应有的作用，更谈不上对档案信息化进行全面、深入的思考和研究，未能将档案信息化与学校办公自动化同步建设，档案信息资源共享尚未形成。特别是思想观念落后，思想认识跟不上时代步伐，已成为制约档案信息化建设的重要因素。

2.3 档案管理队伍整体素质不高

实现档案信息化管理，档案管理人员就需具有较高的知识层次和技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。档案信息化建设需要专门负责处理、分析、研究相关档案信息，维护网络环境创建的计算机软硬件人员及数据库信息维护人员，但在实际档案管理工作中，大多高等职业院校普遍缺乏现代技术人才，尤其缺乏档案、信息化处理的复合型人才。由于没有接受过档案信息化建设的专业教育，缺少专业理论知识和基本技能，所以就缺乏必要的信息素养和开发档案信息的能力，缺乏信息化技术运用的能力，这又直接制约着档案信息化建设的进程[6]。

2.4 开发利用的技术手段落后

在档案信息资源开发利用工作中普遍存在不重视档案利用信息的反馈，这严重影响了档案信息资源的开发与利用，也影响着档案信息化事业的健康发展。当前，不少高等职业院校已对综合档案室的档案实行计算机管理，初步实现了档案目录级的自动化管理，为档案信息化建设奠定了良好的基础。但是，由于当前电子文件的保密、保真技术尚未成熟等原因，档案信息仍为单机管理，不能联网，档案信息化建设相对滞后，提供档案利用的方式大部分还是以手工操作为主，计算机操作为辅，不能达到档案目录网络管理与档案信息网络化管理共享信息资源的要求[7]。

3 推进高等职业院校档案信息化建设的对策思考

3.1 保障档案信息化建设的组织领导与经费投入

高等职业院校档案管理工作是高等职业院校事业发展的重要组成部分，高等职业院校各级领导应充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对经济社会发展具有重要的、不可替代的综合贡献力[9]。学校应予高度重视，加大人力、财力的投入，要尽力满足档案信息化建设所需经费，给予档案信息化建设提供充足的资金保障，为档案管理部门提供良好的工作条件，支持档案管理部门的建设和发展。

3.2 转变传统观念，提高认识水平

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，如果档案管理人员只习惯于传统的手工管理模式，而不肯更新管理观念，即使建起了网络，购买了最新的软件系统，也不会真正将系统应用起来，致使软件成为一种摆设[4]。因此，档案管理人员必须转变观念，改变传统的“重藏轻用”档案管理思想，改变“你求我供”的被动服务方式，改变机械的手工管理方法，树立档案信息化管理意识，不断探索高等职业院校档案管理的新思路、新途径，主动适应高等职业院校档案信息化发展的需要。

3.3 制定规范的档案信息化建设标准

档案信息化标准是进行档案信息化建设的重要基础和必要条件，它贯穿于档案信息化建设的整个过程[10]。没有制度的标准化，档案信息化建设就难以实现。因此，高等职业院校档案管理部门应根据国际、国内和行业的标准规范，并结合高等职业院校自身的发展需要来制定共同遵守的档案信息化管理制度和业务标准，使档案信息从采集、存储、传输等全过程都有章可循，为科学、规范档案信息化管理奠定基础，使高等职业院校档案工作在客观上有共同的衡量标准、协作依据、协调保证，以便为建设档案信息网络做好准备，真正走上档案信息资源共享之路。

3.4 加强档案信息数据库建设

数据库是发展网络的基础，而网络则是发展新型数据库的必要条件。在网络环境下，要本着“资源共享，共同发展”的原则，加强数字化档案信息库建设，将网络技术和数据库技术有机地结合起来，使档案信息向信息资源网络化的方向发展。因此，高等职业院校档案管理部门应加大高等职业院校档案信息化与现代化信息技术管理的推进力度，要保证档案信息数据的真实性、完整性，实现高等职业院校档案数字化管理；利用现代化信息和网络技术，实现档案信息资源的传递、交流和共享，充分发挥档案信息资源的重要价值。

3.5 提高档案管理人员素质，优化队伍结构

档案信息化管理工作要稳步发展，就需要有高素质的档案工作者。目前档案信息化管理的核心内容是计算机技术的应用，计算机超强的运算与数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段和先进的检索方法，这对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。为了确保技术应用和档案信息化的知识化、社会化开发，必须打破传统的档案管理队伍建设模式，注意人才复合型素质的要求，注重队伍的多学科知识结构和梯队结构的合理性建设[13]。因此，一方面，要不断提高现有档案管理人员的综合素质，牢固树立终身学习理念，在“专”和“通”上把好培训关，加大培训力度；另一方面，应注意引进信息管理方面的人才，优化队伍结构，建立复合型的专业队伍，以适应档案信息化建设的需要。

3.6 丰富馆（室）藏内容

丰富优质的馆（室）藏档案是网络环境下档案信息资源开发利用的基础，如果馆（室）藏的档案不丰富，档案信息资源的开发利用就成了无源之水、无本之木，失去了动力和目标。因此，必须加强档案信息资源建设，做好档案的接收和征集工作。其中，接收是基础，是量的扩张，征集是亮点，是馆（室）藏的补充[14]。 “量”是“质”的基础，“质”是“量”的升华，要尽可能多地收集与档案有关的资料进馆（室），充分发挥档案与资料相互补充的优势。同时，要做好档案的鉴定工作，从源头确保馆（室）藏档案的质量，解决好档案数量与质量之间的矛盾，调整好馆（室）藏结构，使馆（室）藏结构合理化、科学化。

3.7 建立档案信息网站，提高档案的利用效率

随着网络技术的发展，利用互联网开展网上档案服务，已成为当前档案部门提供档案利用的重要方式。即以网站为基础，利用档案信息资源数据库，在网站上实现电子文件的实时管理和使用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务利用网络化、档案信息管理工作自动化。高等职业院校档案管理部门要利用互联网制作档案信息网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统与内部各部门的网站链接，实现档案信息的网上检索[15]。这样，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用效率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭、无条理的资料库向使用快捷方便的现代化、信息化发展[7]。

3.8 重视档案信息的安全管理

档案实行信息化管理虽具有快捷、优质、高效的特点，但也存在安全问题，尤其是随着互联网的飞速发展和网络应用越来越普及，计算机网络的脆弱性和潜在威胁也日益凸显。首先，要提高档案管理人员的安全防范意识，让他们了解到档案流失、泄密的严重后果，以及他们所要承担的相应责任。档案管理人员要学习档案设备的维护知识，定期对档案计算机查毒、杀毒，更新防火墙，尽量避免病毒攻击[16]。其次，档案管理人员对在网络所发布的档案信息要严格审查，保证机密信息不外泄，档案信息在网络的流通过程中也要利用相关技术注意安全保密工作。其三，要防止档案数据丢失，储存档案信息的计算机要镜像备份，还要用光盘、磁盘、U盘、移动硬盘等工具另外储存，确保档案信息的安全。

4 结语

总之，档案信息化建设是一项长期而艰巨的工作，是一项系统工程，内容广泛，涉及数据的整理、建设、开发利用，相关人才的培养，相关标准的制定等等。在高等职业院校档案信息化建设过程中，只有深入实践，不断创新、适应时代发展的要求，改变传统的档案管理理念，树立新的观念，加强档案管理队伍的建设，加大资金投入，优化档案整体系统的各个结构，才能充分开发利用档案信息资源，为高等职业院校的改革与发展提供及时、准确、高效的信息依据。

[1]高等学校档案管理办法[EB/OL].[2008-09-12].http://www.gov.cn/flfg/2008-09/12/content_1093980.htm.

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[3]闫轶梅.浅析高校档案信息化建设[J].都市家教,2010(10):99-99.

[4]雒小平.试论高职院校档案管理信息化建设[J].甘肃科技,2010(3):98-99,60.

[5]向泽红.对高职院校档案信息化建设的思考[J].广东交通职业技术学院学报,2007(1):118-120,124.

[6]陈蓉莉.浅析高职院校档案信息化建设[J].杨凌职业技术学院学报,2007(2):82-84.

[7]雷鸣.浅谈高职高专院校档案信息化建设[J].光盘技术,2008(10):17-18.

[8]何强,杨凌云.加强高职院校档案信息化管理对策的研讨[J].科技信息,2010(33):227-227.

[9]明书玲.档案信息化管理浅述[J].黑龙江档案,2011(4):61-61.

[10]刘小仙.试论档案的信息化建设[J].机电兵船档案,2006(6):49-50.

[11]郭大明.档案信息资源开发利用保障策略[J].黑龙江档案,2011(4):101-101.

[12]张慧敏.谈网络环境下的档案服务创新[J].黑龙江档案,2011(4):44-44.

[13]王军.浅议高校档案信息化建设[J].科技与生活,2010(20):167-167.

G270

A

1674-1103(2012)03-0119－03

2012-02-16

安徽省高等学校档案工作协会基金研究项目(2011gr15)。

许德斌(1977-),男,安徽庐江人，合肥职业技术学院办公室馆员,安徽省档案学会会员,研究方向为高校档案管理。

[责任编辑：胡惠芳]