现代档案管理创新与发展的思考

李玉华

（赤峰市军队离退休干部休养所，内蒙古 赤峰 024000）

现代档案管理创新与发展的思考

李玉华

（赤峰市军队离退休干部休养所，内蒙古 赤峰 024000）

随着现代化科学技术的不断发展，在档案管理过程中，计算机技术和网络信息技术的普遍应用，对档案管理人员的管理素质、管理水平、管理能力等方面都提出了更高的要求.时代发展的需要，对档案的利用也提出了新的要求.档案管理工作者必须把握时代形势的发展潮流，努力转变思想观念，认真学习，不断开拓创新，积极实践.在管理中，完善各种规章制度；加强信息化管理；注重从业人员素质水平的培养；努力不断改善服务质量.

现代化；档案管理；创新；发展

在档案管理工作中，我们深深地感受到，各种现代化信息技术特别是计算机技术的应用，已成为各级档案管理单位在日常工作中的管理首选.如何适应现代化档案管理发展的需要，对于档案管理工作者提出了更高、更新的要求.目前随着国家经济建设和改革发展的日益深化，档案管理工作也发生了很大的变化；管理层面复杂多样、管理手段要求更高、管理水平急需提高.面对档案管理工作中遇到的种种挑战，我们必须要从思想认识、理论学习、工作态度、服务水平等方面与时俱进，树立服务创新理念，从完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面入手，促进档案管理工作的不断发展.

1 目前档案管理工作的现状

在档案管理工作中，我们发现，随着社会经济建设的高速发展，特别是随着信息化的发展，各级档案管理部门在档案管理工作中都遇到了很多新的挑战，传统的档案管理模式越来越不能适应社会发展的需求，原有的管理模式落后、管理水平低下、管理意识滞后、管理资金短缺、软硬件设备配置不齐，而档案的数量和种类都在不断的增加，管理难度愈来愈大，主要反映在以下几点：

1.1 管理制度建设不够

在工作中，各级部门花费了大量的时间和精力，为档案管理工作制定了一系列规章制度，涉及到档案管理的各个方面.然而从档案管理工作的实际情况来看，大都流于形式，执行力欠缺，各部门没有形成有效的合力，各自为政，配合不到位.在协调、统筹、利用等方面存在一定的问题.首先是档案收集制度不健全，很多档案在收集整理归档的过程中缺乏系统完整的记录，失去了许多应有的使用价值；其次是档案保管制度不健全，有些基础设施建设不够，使得部分档案遗失，造成了不可弥补的损毁；还有就是档案利用制度不健全，很多部门没有形成对档案使用的有效机制，重视程度不够，造成有的档案没有发挥其应有的价值.所有这一切都不同程度地影响了对档案的管理开发和研究使用.

1.2 现代化信息管理水平低下

随着时代的发展，在档案管理工作中，各种现代化信息技术被不断的应用，档案的保管存储由原来单一的纸质文本发展为纸质、影像、电子集成等多种存储资料共存的局面.在档案管理和使用过程中，我们发现，很多档案管理没有配齐应有的档案管理软件，档案的检索提取仍然依靠手工来操作.已有的各种电子档案的浏览使用明显不足，没有发挥出有效的作用.

1.3 档案从业人员素质明显偏低

由于各种原因，在各级部门档案管理岗位上，档案从业人员来源复杂.很多档案人员文化程度不高，还有不少是兼职人员，缺乏专业档案管理技术经验.对于档案管理工作职责认识不清，缺乏主动性和责任心.在计算机使用上，应用水平不高，实际操作能力低，不能很好地完成现代化档案管理工作任务.

2 档案管理工作创新与发展的思考

档案管理工作要想又好又快的发展，必须走创新发展之路.社会经济建设和思想发展对档案管理工作提出了许多新的要求.档案管理工作要适应时代发展的要求，必须在思想上、理论上、方法上与时俱进.档案从业者作为实现管理创新发展的主体，必须要有一身过硬本领.要有扎实的业务基础和较强的管理能力及服务意识，要熟悉档案业务工作的各个流程与环节，要应用现代化管理手段来掌握各门类档案的管理，逐步做到利用现代化手段保管和开发利用多种档案信息资源，通过科学高效的管理，实现档案管理工作的创新与发展.

2.1 加强领导、提高认识、努力完善档案管理各项规章制度

在档案管理工作中，领导必须要有足够的重视，各级各部门要把档案管理工作摆在一个重要的位置上，要充分认识到档案管理工作的重要性、必要性和紧迫性，规范档案管理程序和方法，提高管理水平.建立健全档案管理人员的进出制度，稳定档案管理工作的延续性.要制定档案管理工作的各项规章制度，规范从业人员档案管理水平.依据《档案法》和档案管理的有关规定，联系工作实际，在档案的收发、整理、保管、利用等方面严格把关，形成切实有效的档案管理制度.创新档案管理模式，提高档案管理现代化意识，从基础工作抓起，探寻管理规律，学习成功经验，充分利用档案管理信息软件，建立电子档案，努力实现档案和纸质档案一体化管理，从而有效地提高档案的利用率，实现档案管理工作科学化、现代化、规范化，有力推动档案管理向更高层次迈进.

2.2 加强管理、提高素质、全面实现档案管理人员思想意识的转变

随着社会经济建设的快速发展，对档案管理人员提出了更高、更新的要求.要使档案管理工作有所创新和发展，在思想观念、管理理念上必须要有创新意识.要改变传统的档案管理工作方式，在思想认识上摒弃过去的那种“等、靠、要”和“重管理、轻利用”的观念，要有积极进取、无私奉献、开拓创新的精神，热爱本职工作，不断加强理论业务知识的学习，加强自身的素质培养，拓宽视野.要熟悉和了解档案管理工作发展动态，能够正确运用现代化科学、规范的管理手段，运用档案管理的一些新理论、新技术来解决档案工作中出现的新问题.要树立档案管理信息化意识，树立新的科学发展观和工作态度，熟练掌握计算机技术和网络信息技术，能够灵活运用档案管理系统软件，提高业务能力和综合素质.要加强档案管理干部队伍的建设，培养档案管理人才，实现由单一专业型向多样复合型转变，提高服务意识，掌握现代化管理手段，由被动工作向主动服务方面发展.

2.3 加强服务、提高水平、用创新发展来满足档案管理的需要

在档案管理工作中，既要保持原有的传统服务手段，又要与时代发展紧密相连，必须不断地完善服务手段，用创新发展来满足档案管理的需要.这就要求我们在服务内容上不断创新，从档案数量要求向质量要求转变.在服务方式上不断创新，由被动服务向主动服务转变.在服务手段上不断创新，由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变.在档案管理的现代化、信息化、服务化、开放性上下大力气，建立管理科学、反应敏捷、运行灵活的管理体制，改变“重保管、轻利用”的做法，将重点放在档案资源的开发利用上，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化.要引进国际国内在档案管理过程中所形成的一些最新科技技术和手段.要把计算机技术充分应用到档案管理的各个方面，形成以电子技术统领的录像、照片、磁盘、光盘、微缩等新型载体共存的局面，增加档案的信息存储量.计算机技术的使用，又会极大地提高档案管理的工作效率，减轻工作人员的劳动强度，让档案管理工作人员能够有一些时间和精力去熟悉档案的相关内容和规律，进一步提高档案管理水平，提升档案管理者的整体素质，达到全面、高效、优质的服务.在具体的工作中，开展信息化服务.建立档案系统局域网，制作相关网页，积极组织上网数据和信息，开展网上档案服务的工作.建立电子档案数据库，在局域网上开展电子档案程序服务，实现档案信息资源共享.在档案管理相关网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，实现第一时间文档的收集上传，在档案系统局域网服务器上归档.开展在线服务，突出文档信息的时效性，通过信息系统、信息网络及时准确地为社会提供多种档案信息.

2.4 加强联合、提高效益、积极拓展多元化服务领域

随着科学技术的发展和社会生活的需要，人们对各类信息的需求日益迫切，在科学研究和生产建设、行政管理活动中，档案信息活动已成为人类活动的一个有机组成部分.各级领导和相关部门要积极发挥档案信息的社会化服务功能，使档案职能部门与社会各阶层相关部门联合起来，加大现代信息化产业数字的投入，挖掘各方潜力，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，整合资源，实现信息共享.要走出一条信息化产业道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体.充分发挥产业的链条作用，最大化的利用档案信息资源，努力满足社会各界的需要，并努力将这类档案管理转化为经济效益，通过这些信息技术的广泛应用，给档案工作带来新的活力和生机，为档案工作的可持续性提供经济上的有力保证.

总之，档案管理工作在创新与发展的过程中，领导的重视，制度的完善，人员素质的提高，现代化技术手段的应用、产业链条的建立是实现这一切的关键.档案管理工作者必须要在思想意识上、工作方式上与时俱进，加强观念的更新、业务知识的学习、操作技能的提高，才能使档案管理工作跟上时代发展的步伐，为社会服务才能发挥更大的作用.

〔1〕李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报，2003（04）.

〔2〕郭小丽.浅谈新时期档案管理工作 [J].山西科技，2011（04）.

〔3〕王煜.顺应时代，抢抓机遇，全面提高档案管理人员的素质[J].新西部（下半月），2010（02）.

〔4〕王蕊.浅析现代化档案管理创新思考[J].黑龙江科技信息，2011（13）.

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1673-260X（2012）10-0141-02