知识时代的高校教学档案管理模式

张媛媛

（安徽农业大学 档案馆，合肥 230036）

培养创新型人才是高校人才培养的方向，高校教育模式、教育内容为适应这一目标总是不断地发生改变。知识时代赋予知识以第一生产力，正是基于此，知识创新才在高等教育中得以突显出来。在教育过程中，充分掌握现有的教育知识信息，尤其是已经固化为档案的那部分信息，发挥其作用，并加以再实践，再发展，才能真正实现知识创新。

一、高校教学档案的管理目标在于实现知识的可执行力

高校教学档案管理是对档案中蕴含的知识进行管理，它与信息管理相类似，但高校教学档案管理需要实现的是知识的可执行力，在实践意义上，具有重大突破。

（一）高校教学档案的概念

教学档案是高校档案管理中的一个实体门类，它是高校教学过程中所形成的具有保存价值的档案的统称。教学档案是一个集合概念，其实体多种多样，例如：教学大纲、培养方案、授课笔记、课件、试卷、学生论文等等，这些档案系统反映了教学工作的全过程，是教师们心血的结晶，对未来教学工作具有较大的参考、启示作用，因而被高校档案部门所重视，保存以备查考。

（二）高校教学档案的信息管理理念

教学档案具有多种载体形式，如纸张、胶片、光盘等，不同载体的管理方法各有不同，但有着统一的管理理念，即信息管理。教学档案的信息管理是指对教学档案中所记载的信息进行管理，这是一种超越实体的管理理念，将信息与载体分离，以实体管理作为保证信息真实有效性的基础，以信息管理作为管理效益实现的关键，最大限度地挖掘档案中所蕴含的信息，为部门服务，为社会服务。

（三）高校教学档案的知识管理目标

按照《韦伯字典》的解释，知识是从研究、调查、观察或经验中获取事实或想法。［1］30知识管理是信息管理发生质的飞跃的阶段，与管理支离破碎、单一的信息不同，在知识管理阶段，信息被系统化、结构化为知识，能够直接指导社会实践。对于教学档案而言，其所蕴含的是传授给学生的知识，其管理应着力于如何畅通知识传递渠道，将有用的知识传递给用户，最大化利用知识，促进知识转化和创新。高校教学档案管理由信息管理转变为知识管理，能够为教学提供可以执行、可供借鉴的知识，更好地为教学工作服务。

二、高校教学档案管理的实现在于知识管理

知识管理不仅仅是指管理数字化信息，而是对有指导价值、能够直接转化为生产力的知识进行管理。高校档案管理经历了信息管理时代，正逐渐向知识管理转变，而这种转变多数处于无意识状态，需要档案部门进行引导。

（一）高校教学档案是显性知识和隐性知识的结合体

按照知识的可呈现程度，知识分为显性知识和隐性知识。［2］显性知识是指可以编码、用系统、正式的语言传递的知识；隐性知识是指个人的、与特定语境相关的知识。［1］39教学档案在教学过程中形成，是教师教学经验和学生学习经验的记载，从形式上说，是显性的，但其内容与个人的思想、理念息息相关，反映了教学当时的语境信息，属于隐性的。可以说，教学档案是教师、学生隐性知识显性化的产物，是显性知识和隐性知识的结合体。

（二）高校教学档案管理中与知识管理一致之处

1.教学档案管理基于知识传承、创新的目的

教学档案是知识的化身。教学档案被用户反复利用，不断反思，修改完善，取其精华，弃其糟粕，在实践中提炼、升华，从而更好地为社会服务。规范管理高校教学档案，使之忠于原貌地保存下来，并得以广泛使用，在教学实践过程中反复检验，并根据教学实践进行调整、修正，才能实现价值的螺旋式上升，进而达到知识传承、创新的目的。

2.教学档案管理的重点在于信息、数据

教学档案管理注重信息的形成与采集，对信息的挖掘和快速传递是其重点。数字化信息是知识管理的基础，知识管理对其加以升华，在实践中剔除无用信息，不仅降低了管理成本，而且将有限的人力物力产生更大的效益。在档案利用检索过程中，由于剔除了无用信息，减少了检索的次数，大大提高了查准率。通过对知识进行再次加工、创新，使之能够更快对现实事件作出反映，更适应现实发展的需要，提高管理的经济效益。

3.教学档案管理运用一定的信息技术

无论是知识管理，还是信息管理都要获得数据，这离不开一定的信息技术和软硬件环境。教学档案管理建立于办公自动化基础之上，具有知识管理所应具有的硬件条件，并且数据库管理软件方便了信息的挖掘，为知识管理奠定了基础。然而随着技术的高速发展，软硬件更新换代的速度加快，这不仅给教学档案管理带来便利，也提出一定的挑战。在如此频繁的更新中，如何保持信息数据的稳定与安全，也是值得探讨的问题。

（三）高校教学档案管理中与知识管理偏离之处

1.过度信息化影响知识管理效率

在高校数字档案馆建设过程中，人们着力于将纸质档案数字化，认为数字化即实现了信息化，从而将大部分的人力财力投入到数据转化、硬件升级换代之中，希望先进技术能带来信息管理水平的提高。然而，过度转化而未经分类整理，导致大量数据积压在信息系统之中，对硬件环境造成极大的考验，计算机无法方便、快捷地提供用户所需的信息，降低了管理效率，造成管理水平低下。这与知识管理是完全背离的，知识管理的根本目的不在于提供多少信息，而在于提供的信息能称之为知识，是最贴近实践、能及时取得经济效益的信息。

2.部分档案门类未实现信息的系统化管理

教学档案的门类庞杂，载体形式多样，除了纸质档案外，还有声像、光盘等，记录形式各有区别，除了字迹外，还有声音、图片、图形等，多样的管理方式和互不兼容的信息数据对于系统化获取形成很大的障碍。教学知识的形成需要经过实践的不断积累和提炼，对系统化信息进行再升华，才能满足知识的综合性需求，这就要统一管理各种教学档案，以标注、互见的形式，将其统一于检索工具之中，这样才能更全面地获得信息，进行知识创新。

3.教学档案不充分利用降低了管理效益

随着互联网技术的提高，教师们可以从网络中方便地获取所需信息，从而忽略了对个人教学档案的收集和管理。然而在信息检索的过程中，因为不了解其他人的知识形成情况，教师们或是反复检索相同信息，或是反复验证已形成的结论，造成了人力物力的极大浪费。此外，部分教学档案的不充分利用会导致质量低劣的作品未经检验就进入传播领域，缺乏前端控制的信息流通，不仅是对用户的不负责任，也无法从源头监督学术不端行为，对社会造成非常严重的不良影响。

三、高校教学档案的知识管理模式

教学档案的知识管理体现在管理过程中，即知识的形成、转化与传播，最终促进知识分享，在组织内部促进知识创新，其模式包括知识的存储模式、转化模式和知识分享模式。

（一）知识存储模式

1.稳定、统一的存储载体

知识存储首先需要稳定、统一的存储载体，才能将知识真实地传承下去，不会因为系统的更新、换代而丢失。没有稳定的存储载体，一旦知识在保存过程中丢失或失真，就失去了指导实践的意义。而统一的存储载体不是只使用单一载体，而是彼此之间可以实现信息兼容的载体，不会因为信息保存在不同载体中，而完全隔离，无法进行统一检索。例如，学校需要重新编写《茶叶生物化学》教材，档案馆中恰恰保存有知名教授以往编写教材的手稿、学生的历年考试卷、近年来制作的课件，还有一些胶片、录像带等，但这些档案载体各不相同，对统一利用档案信息就形成了阻碍，有些档案信息还因为保管不善而丢失，打通利用的通道，使用稳定、统一的存储载体，才能为利用奠定基础。

2.双轨并行的分类、编目体系

传统的教学档案分类，以档案形成时间作为一级类目，档案类型作为二级类目，之下以流水号排序，这样的档案分类体系不利于教学档案信息的开发。知识管理要求对档案信息进行深度挖掘，应该依据事由原则，强调档案信息在专题下联系，采取一种与实体并列的分类、编目体系，比如不改变实体排列方式，对档案信息进行虚拟组卷，在组卷过程中，加强档案个体之间的有机联系，形成档案单元或档案组合，再以准确的关键词进行标引，进而实现档案的有效管理。

3.便捷、实用的检索系统

知识存储所要求的检索系统不仅仅是一组计算机程序，而是要满足知识管理的需要，对存储数据进行分析，及时剔除冗余数据，将最适应时代发展需要的信息总结、提炼出来，还可以根据实践形成数据组合和二次编研数据，这样就可以极大提高数据分析的效率。这种检索系统不仅需要技术的成熟和提升，还需要知识管理者充分发挥主观能动性，结合实践利用的需要，利用现代计算机技术，对知识进行分析、提炼，才能真正适应知识管理的检索需要。

4.丰富、多样的档案知识库资源

教学档案知识库不仅仅是档案数据库，它更注重与教学成果研究相关的理论知识、事实数据，特别是在某一学科领域教学、科研经验得到的启发式知识。［3］构建教学档案知识库，需要以完善的制度作为保障，使档案知识库资源得以逐年丰富，稳定发展；需要全体教师的共同努力，积极将已经形成的电子档案上传，形成可以局域共享的档案数字资源；还需要档案工作人员的细心维护，维护档案信息的稳定和安全，监督档案信息的完整齐备，检查修护档案信息的准确系统。

（二）知识转化模式

1.建立知识地图，及时获取有效知识

知识地图的建立，可以首先要解决知识定义的问题，即要了解教学档案中涵含了哪些知识，这些知识对什么实践有用；其次要解决知识利用问题，如何才能快速有效地获取这些知识，应用于实践。这需要档案人员有着丰富的经验和敏锐的观察力，首先将教学档案中隐含的知识挖掘出来，进行标注索引，然后根据经验对用户利用需求进行预测，未雨绸缪，提前找出将会遇到的问题，尽可能地将知识与问题相对应，这样才能提高知识的利用率，体现出档案工作者的价值。档案人员还可以根据教学档案中隐含的知识，对档案形成者的专业知识、业务成就进行分析，为用户提供解决问题的求助途径，最大限度地利用高校教师资源，解决用户难题。

2.显性知识与隐性知识的相互转移

教学档案是隐性知识显性化的产物，与教师个体紧密联系，是教师教学经验、教学心得的凝练，内容上属于个体的隐性知识，而这些隐性知识被记录下来，得以流传，形式上属于显而可见、固化的显性知识。在教学档案转化过程中，质量低劣的档案经不起检验，退出应用领域，符合实际的理论被提炼出来，并再次固化在档案中，再通过利用被提炼固化，经过多次由隐性到显性，再到隐性的螺旋式转化过程，教学档案的质量得以提升，知识面得以扩展，价值得以升华。

（三）知识分享模式

1.建立学习性组织，强化共同体意识

教师个体知识存在差异性，这种差异性往往对个人地位具有影响，这种影响会对教学档案分享产生障碍。然而通过知识分享，教师获得培训外所能取得的知识，在目标意识、教学技能和与同事合作能力等方面获得全面进步，促进了教师的专业发展。在知识时代，通过建立学习性组织，加强教师之间的共同体意识，将教学档案的形成和优化看作是组织共赢共建的作为，而非个人行为，在组织内部熟练地创造、获取和传递知识，建立高校教师专业知识库，使知识分享的途径更加畅通，依托学校知识社群，培育共生协同的高校教师文化。［4］在这种体制下，促进知识更新、创新。

2.知识分享需要一定的激励和约束机制

知识共享是建立在人际关系上的社会行为，组织如何鼓励和支持员工进行知识共享是知识管理研究的重点内容。［5］知识分享消除了个体知识的差异，可能会使个人的重要程度降低，在一定程度上对个人在组织中的地位造成损害，这就会产生知识分享阻碍。要消除这一阻碍，就要借助于一定的激励机制，从物质和精神的层面，促进个人实现，鼓励个体之间的知识分享。此外，还要建立一定的约束机制，将知识分享作为工作职能的一部分，将个体知识分享的程度以及对组织知识的贡献作为个人贡献的一个衡量指标，这样才能从根本上消除阻碍，使每个人真正为形成组织知识服务，将所掌握的知识在组织内分享，从而促进个体间的知识创新。

3.知识分享需要规范化的信息公开制度

档案知识分享涉及知识产权领域，是一个非常敏感的法律问题。要促进知识分享，就要有规范的信息公开制度作为保证，从根本上杜绝知识产权纠纷。信息公开制度不仅仅是档案部门的工作规范，而应该成为整个学校所有提供者和利用者的行为准则，不仅包括一般性要求，而且应该包括专门的技术性要求。学校首先应该从实际出发，规定不同类型档案的利用范围，这样档案利用权限的设定才能真正有据可循；其次应该提供信息保护的技术支持，信息安全专业性的工作不能单凭档案部门独立完成；再次在合理条件下，给利用者以充分的自由和便利，在校内应该以公开为主，以保护为辅；最后应该建立信息安全监督体系，以档案工作委员会或保密委员会为主体，经常性检查监督信息安全。

四、知识管理体现高校教学档案管理水平的提升

对高校教学档案实行知识管理，不仅是管理方式的提升，也消除了管理者与用户间的知识不均衡现象，还在一定程度上提升了教学档案的质量，实现档案管理效益。

（一）知识管理体现档案管理从被动走向主动

知识管理强调的是知识创新，而创新的源头在于对现有知识的管理，从知识存储到知识检索，再到知识定义，充分体现了档案管理者的主观能动性，由管理现成的信息内容，到主动对信息进行筛选，提供有用的知识，再到有预见性的提供解决问题的方法，这是档案管理方式的变革，由被动管理到主动管理，将档案管理推向管理领域的前沿，更加突显了档案部门的重要性。

（二）知识管理使得管理者与用户之间知识占有均衡化

在信息利用中，管理者与用户对信息的掌握程度存在着不均衡，一方面管理者掌握着大量信息，另一方面用户很难得到所需要的信息。知识管理在一定程度上解决了这一难题，从信息管理的最终端——档案管理入手，对档案中的知识进行提炼，通过检索方式的变化及知识转化方式的变化，将有用的知识及时传递给用户，使管理者与用户间的信息均衡化。用户通过利用知识解决问题，与实践结合进行知识创新，为知识经济时代作出贡献。

（三）知识管理促使教学档案质的升华

知识管理促进了档案的利用，随着利用率的提高，档案的知识含量得到进一步验证，知识含量高的档案得到高度重视，被充分保护起来；知识含量低的档案被实践检验，或是内容得以提升，或是被批判。这样一方面，将有限的人力、物力用于高质量的档案管理之上，提高了管理效益，另一方面，减少了低质量档案的形成，降低了管理成本。

［1］Amrit Tiwana.知识管理十步走［M］.董小英，李东，祁延莉等译.北京：电子工业出版社，2004.

［2］瘳开际.知识管理原理与应用［M］.北京：清华大学出版社，2007：11.

［3］张冰梦.试论大学教学档案知识库的建设［J］.湘南学院学报，2010（6）：115－117.

［4］白 榕.从知识管理视角探讨高校教师专业发展［J］.教育与职业，2008（14）：137－138.

［5］刘志辉，苏 娜，张志强.国外知识管理研究进展分析［J］.图书情报工作，2009（10）：91－94.