浅谈我国档案网站建设的问题与对策

邱 惠

（滁州学院 保卫处，安徽 滁州 239000）

一、我国档案网站建设情况

档案网站是在信息网络上建立的档案站点，它以网页为主要形式提供档案信息和相关服务，构成公共信息网络的一个节点。档案网站是由档案部门建立、被链接在一起并通过因特网或各级公共网络向社会提供档案信息查询服务的电子文档集合。档案网站是档案部门面向世界的窗口，档案网站建设是档案部门信息化建设的一项基础性工作。

我国政府档案网站建设起步于1996年，北京市档案局（馆）建设了第一个档案网站，并于1997年6月通过北京公众信息网正式开通，开启了我国档案网站的先河。随后，1998年10月上海市档案局（馆）网站也正式开通了。目前，我国各级各类档案馆网站已经开通的200多家，30多个省级行政区划都有自己的档案局（馆）网站。互联网上分布式、开放型的档案信息资源正在逐步丰富起来。

值得一提的是，2002年底国家档案局网站正式开通，标志着我国档案网站顶层设计已初步完成。国家档案门户网站的建成，以及各省级平台相继与国家档案局龙头网站实现互联，为构建全国档案工作信息网奠定了基础。

纵观十几年的发展，我国档案网站建设取得了较大的成就，主要表现在以下几个方面：

1.档案网站数量初具规模，信息资源日渐丰富。通过搜索引擎进行搜索，共得到档案网址3000多个，这意味着档案网站在互联网上已占有一席之地。从数量上看，已经具备了一定的规模。

2.部分档案网站设计和制作质量较高。由于领导重视，经费比较充足，经济发达地区的档案网站制作水平比较高，例如北京档案信息网、上海档案信息网、深圳档案网等。

3.部分档案网站具备了较高的实际应用能力。体现档案局的政务功能是档案网站建设的基本要求之一，比如北京档案信息网，突出了档案局的政务功能，其主页上设置了档案行政审批、行政备案、政务公示、业务指导等政务功能按钮，公布相关法规政策，同时提供档案行政审批和行政备案表供用户下载，实现网上办公。此外，部分档案网站提供了档案馆藏开放目录。

二、我国政府档案网站建设中的问题

（一）档案网站质量普遍不高

目前，我国档案网站发展较快，但普遍存在着质量不高的问题。还有一部分网站有名无实，信息不更新，无深入链接，有的甚至变成“死网”。据不完全调查，在全国档案网站中，有很大一部分网站存在信息更新不及时、发布的信息无时效价值、服务功能不健全等现象；有的网站工作动态最后的更新日期甚至距现在已达一年以上；许多网站只有静态功能介绍，无动态信息交流；有的网站与用户交流形式过于单一，相关链接深度浅、范围窄；还有一些档案网站存在着与工作联系不紧，脱离实际的问题。绝大部分档案网站在网站结构的实用性、网站内容调整的灵活性和安全意识上存在着一定的欠缺，影响了档案信息和服务的提供，影响了档案网站未来的发展。

（二）政府网站建设中政务公开的深度和范围存在很多不足，不尊重公民知情权

《中华人民共和国政府信息公开条例》最大的亮点就是将信息公开变成了政府的法定义务，被称为是“阳光法案”。但在当前各地政府在信息公开化方面还远未尽如人意，由于历史和现实的诸多原因，我国政府信息公开的深度和范围存在很多不足：在信息公开的规范问题上，有些政府不按国家规范随意定秘，任意扩大保密范围，坚持“有利则公开，无利则保密”的自由裁量态度；对于信息公开的内容，也带有一定的选择性，很多公众迫切需要掌握、与自身利益密切相关的信息很难获取；甚至一些档案网站公布的文件和信息几个月都没有更新，还有一些政府网站几乎成了内部网，公布的都是政府内部各处室之间的工作动态，等等。

保障公民知情权是《中华人民共和国政府信息公开条例》的宗旨，知情权是公民行使一切民主权利的前提和基础。随着社会民主意识的提升，公民对知情权越来越重视，社会一直呼唤政务公开，民众也为自己的诉求千方百计去了解国家的各项政策、法规、办事规程、执法规范等信息，很多政府在建立档案网站时，没有建立相应的信息分类和查询制度，缺乏对信息的整理 ，使得公众要找到自己需要的信息很困难。各地政府在理解和执行《政府信息公开条例》上有许多传统形成的阻力和壁垒，在实际工作运行中存在着执行与贯彻不平衡的现象，这些不适合民主要求的执政理念、不尊重公民知情权的环境妨碍了政府网站的建设，阻碍了政府信息公开与畅通。

（三）档案网站的“孤岛现象”和“有站无车”现象严重

所谓档案网站的“孤岛现象”，是指各个档案网站之间联系不紧密，没有形成行业体系；档案网站与其他网站缺少必要的链接，不能实现资源共享；还有一部分档案网站游离于网络之外，在网络的海洋中是难以找到的小岛。档案网站除了要实现与各个档案网站之间的友情链接，还应该与别的相关网站实现友情链接，如政府信息网、文化信息网等，加入到大信息、大文化的滚滚网络洪流中去。

信息含量少，是很多档案网站访问量低下的一个重要原因，也是档案网站的通病。由于在内容和技术两方面有功能缺陷：内容上，缺少对网上利用者有实用价值的档案资料的具体内容信息，实用性得不到满足；而技术上，支撑档案网站的设备老旧，水平比较低下，访问起来难度大。综合以上原因，档案网站的访问量不大。档案网站目前处于有站无车、站小车少的局面（“站小”指档案网站内容少、功能弱；“车少”是指档案网站的访问量很小。）原因有两方面，一是访问者的范围相对狭小，主要是档案有关的人士或对档案事业比较关心的人士。二是网站内容少，更新的速度慢，访问者访问之后短时间之内不会再访问。

（四）档案网站检索工具薄弱

与外国档案网站建设相比较，我国档案网站检索服务仍存在着较大问题：从检索工具数量上看，我国提供检索功能的档案网站还是不多，许多档案网站甚至还没有任何检索工具；从检索功能上看，馆藏档案信息主要通过单一检索工具来实现；从检索深度上来看，主要是一次信息为主，二次信息为辅；从检索所得数据类型看，都是文本信息，多媒体信息尚未实现。在调查的档案网站中仅有3家提供部分档案全文检索，大约占本级别网站总数的9%，分别为北京档案信息网、云南档案信息网与内蒙古档案信息网提供部分内容全文检索。对于在异地调档的使用者来说，在线检索所捕捉的档案信息资源达不到文件级。同时，还有一些检索工具使用起来不方便、数据覆盖率低、速度相对较慢、帮助系统不完善等缺点。

三、我国政府档案网站建设的对策

（一）以为社会公众提供服务为核心

档案网站建设要本着“以人为本”的理念，围绕“为社会公众提供服务”的轴心去设计。档案网站不仅仅是面向档案工作者的，也是面向档案利用者，更是面向社会公众的。各级档案馆在建设档案网站时要优先考虑如何为社会公众提供服务，充分利用互联网开设档案信息查询利用窗口，提供档案网上的检索与利用，定期公布开放档案的目录和全文信息，主动为公益性信息服务，最大限度地为社会公众获取档案信息提供便利条件

（二）注重档案网站的总体规划，配备专门人才

配备专门人才需要从两方面着手。第一，在以后的招聘计划中，可以增加一些熟悉网页策划和网页制作方面的人才；第二，对本单位的档案工作者展开培训，培养一批掌握档案网站制作、维护和更新方面的人才。只有这样才能缓解在这方面人才缺乏的状况，以便做好这项长期性的工作。

（三）开展档案网站特色服务

我国各级各类档案机构，在档案信息化建设过程中，在吸引利用者方面采取的一些措施，推出了一些特色服务，一方面为公众检索档案信息提供了更多便利，同时也提升了档案信息网络化服务水平。

1.开展特色馆藏展示服务

特色馆藏展示是基于各类型档案馆特有的馆藏所建立的具有地域优势、能取得突出成效的特色资源服务。特色馆藏展示能有效发挥本馆特色资源优势，提高档案利用率，能提高档案馆信息服务水平。

2.开通政务公开查询功能，允许用户查询公开开放的政府信息、先行文件

从全球政府信息管理的现状看，全世界范围都将政府文件的开放与利用纳入国家档案信息资源的建设中，政府文件的开放与获取已经成为衡量一个国家档案事业发展、档案信息化建设的重要指标。这些文件作为档案的前身之所以能吸引更多的使用者是因为它既有时效性，又与群众保持密切的利益关系。

3.建立电子邮箱，论坛等，加强和保持与使用者之间的交流和沟通

其实很多档案部门一直存在“有的查就查，查不到就没有”的局面，长期处于被动的工作状态。档案部门不了解使用者需要什么样的信息，使用者也不知道档案部拥有什么样的信息。如此情况，政府档案网站如何能很好的为广大的使用者提供更好的服务呢？电子信箱、网上留言、在线交流等是档案网站比较常用的与网民沟通交流的方式，有一些优秀的档案网站在这方面做的就很好。档案部门一改过去的“我让你看什么就看什么”，变成现在的“你需要看什么我提供什么”。首先要提供交流的平台；其次要做到迅速反应，有求必应，有问必答。

（四）加强档案网站的宣传与推广

网站的宣传推广需要借助于一些网络资源和工具，网站的推广方法其实就是对某种网站推广手段和工具的合理运用。所谓网站推广，其目的就在于让尽可能多的潜在用户了解并访问该网站，通过网站获取有关产品和服务等信息。根据用户了解网站信息所使用的具体手段，可以有许多种方式，比如搜索引擎、分类目录、分类排行榜、电子邮件、网站的链接、网站论坛、通用网址、电子书、免费软件、网址大全书籍、报刊网站推荐等等，其中每一种方式均可作为一种网站推广的方法和手段。由于这种分类方式难以完全列出所有的网站推广方法，因此通常将这些方法穿插运用在某些相似网站的推广中。

互联网已经渗透到人类生活的各个方面，它的发展为档案工作带来新的机遇和挑战。档案网站建设作为信息化建设的关键一环，是数字档案馆系统与档案信息资源共享平台的载体，是档案馆在信息网络环境下展示自我的窗口，档案部门应该积极开拓，运用好档案网站开展档案宣传和提供档案信息服务。档案网站的建设应受到我国政府档案部门越来越多的重视，档案网站无论是在资源、技术和功能等方面都有了全面的提高。在信息化建设的大潮中，档案网站理应与时俱进，紧紧关注具有不同层次的利用者的需求特点，明确自身定位，努力实现功能转型，不断尝试推出多样化的信息资源和内容丰富网上服务，档案网站应当在建立覆盖人民群众的档案资源体系与方便人民群众的档案利用体系中发挥更大的作用。

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