高校教学档案管理的现状及对策

刘 云

（滁州学院 教务处，安徽 滁州 239000）

档案是指直接形成的历史纪录。它具有原始性和记录性的特点，是再现历史真实面貌的原始文献。教学档案是档案的一种，顾名思义，是指教学活动过程中形成的具有保存价值的原始记录。

从形成过程来说，它包含两个层面的进程，一是教学活动发生过程中通过某种载体而产生的原始记录；二是将原始记录按照一定的顺序和类别整理出来，存放在固定的地点，也就是所谓的归档。教学档案是否完整科学，主要就是体现在这两个阶段上的：第一是教学活动的客观事实是否被完整准确地记录下来；第二是档案管理人员是否按照教学活动的特点和规律以及归档要求将教学原始记录转变成教学档案。教学档案从载体形式上说，它包括纸质材料、电子材料、声像影像资料等。由于学校层次不一、认识不同、管理归口部门差异，高校教学档案内容也有一些分歧和差别，但主要包括上级文件、教学计划、学科建设、教师工作量、考试及监考安排、考试试卷、教学与实验大纲以及学生成绩与学籍、课表、教材、招生计划及录取新生名册、教研项目申报及立项材料、毕业设计（论文）以及各种获奖材料等。

教学是高校工作的中心，所以教学档案在高校档案中的地位尤为重要。完整系统的教学档案，不仅能全面反映一个学校教学活动情况和效果，能够为教学管理工作提供有力的凭证和信息来源，而且是学校教学水平评估的重要依据，甚至对于高等教育事业的发展、经济社会建设的实践都具有很高的参考价值。拥有一套标准化、规范化和现代化的教学档案管理机制，是一个成熟的高校所应该具备的基本管理机制之一。

一、高校教学档案管理的现状及存在问题

（一）教学档案的管理模式：院系、教学管理部门、学校三级管理模式

目前，高校教学档案管理一般是采用院系、教学管理部门、学校三级管理的模式。三个层次分别管理着不同层次的教学档案。如院系主要留存的是学生的试卷、教师的教学档案等；教学管理部门存放的是日常教学管理过程中产生的文件资料；学校则一般留存的是按照档案管理目录需要长期或永久保存的教学档案。三级管理模式可以避免档案管理人员缺乏、档案存放地点面积不够等缺点，各个级别对自己的档案也比较了解，对于短期保存的档案也比较方便处理。但同样也不可避免的存在混乱、重复等不同程度的缺点。

（二）高校教学档案归档的方式和周期特点

目前，大多数高校的归档方式都是被动式的，主要形式是由学校档案管理部门发出归档通知，提出需要建档的详细目录，再由各院系、相关部门根据文件要求，按时将材料整理好，交由学校归档。这种归档方式是被动式的。学校层面的制度设计和管理人员素质尤为重要。教学管理部门、院系都处于被动接受状态。而院系级档案更是自成体系，各自为政，档案重视程度、档案归档范围、内容都有较大差别。

高校的教学活动是一种以培养人才为目标的周期性活动，每届学生的培养过程就是一个教学周期，所以教学档案也具有周期性的特点。因此，教学档案在归档时间的划分上与其他档案不同，是按照学年度进行归档的。［1］

当然，目前各个学校由于认识不同、档案管理工作者工作思路不同，在归档时间上也有较大的差别，有很多高校并没有专职的教学档案管理工作人员，也没有健全的教学档案管理制度，所以也有很多高校工作人员根据自己的工作需要和方便，按照自然年度归档。

（三）高校教学档案管理手段：现代信息技术运用刚刚起步

随着信息化的发展，目前，高校的教学档案也基本运用相应的软件对目录进行数字化检索管理。但是这种信息化程度跟现行的教育发展形势还是有一定的差距，尤其是网络建设方面，更是严重缺失。随着高校办学规模的逐步扩大、学生人数的不断增加、招生形式的日益复杂，教学档案数量在不断增多，内容也在不断扩充，给教学档案管理带来了更大的挑战。可以说，高校教学档案的信息化发展已经时不待我。然而，当前，现代化信息技术应用于档案管理才刚刚起步，这种现象已经跟不上信息社会快速检索的时代要求，特别是不能适应日常工作中方便快捷地检索、查阅并有效利用档案信息的要求。数字化、网络化建设亟待加强。

（四）高校教学档案的内容：缺乏层次性，针对性不强，特色化欠缺

高校教学档案主要包括以下几个方面内容：（1）综合类：上级下发的有关教学工作的文件材料；有关教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法；有关教育事业发展规划、实施计划、总结及上级的批复；关于教学工作的决定、规定、规章制度、会议记录；教务处工作计划、总结等；教学简报、情况交流材料等［2］。

（2）学科与实验室建设：有关学科、专业设置、调整、撤并、更名的报告及上级的批复；学科、专业的申报、评估及审批材料；重点学科、专业建设材料；学科、专业建设统计报表；实验室的申请、论证、评估、审批材料；实验室的建设材料；重点实验室的申报、审批材料；实验室建设统计表；先进实验室、先进个人申报、评审材料及名单。

（3）招生：省内外生源计划；招生工作计划、总结；新生录取名单；保留、取消新生入学资格名单及有关材料。

（4）学籍管理：新生入学登记表；学生名册；学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学等）；各类各项奖学金条例、评审材料及获奖名单；评选优秀本、专科学生的材料、获奖名单；学生违纪处分材料；学生各类意外事件处理材料；学生学历学业成绩表。

（5）课堂教学与教学实践：制订、修订各专业教学计划、大纲；各专业年度教学安排表、课表；各系、各专业教学实习、生产实习计划、工作总结；课程进度表、教师工作量表；典型教案、重要备课记录、典型实习报告。

（6）学位：学士学位评定条例、办法及计划、总结；授予学士学位的决定、名单；本科生优秀学士学位论文。

（7）毕业生：上级有关毕业生分配的文件材料；毕业生分配计划、总结、简报；毕业生供需统计、计划、合同；毕业生正式分配方案及调配派遣名册；毕业证书、学位验印名册。

（8）教材：自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集；各系各专业使用教材目录；教师自编、主编的教材及获奖材料。

从上面内容可以看出，高校教学档案目录繁杂，涉及的内容也比较广泛。但是，目前，从操作层面上说，很多高校实际上并不能完全按照上面的目录收集材料。由于档案管理人员缺乏，很多档案在收集上来的时候有所缺失，档案管理人员也未能及时发现；同时，上面所述内容也是个普遍、大众的参考目录，缺乏层次性、针对性，更无涉特色化。为了高效服务学校建设与管理，针对学校各个层次的不同需求，编研符合学校校情、方便服务师生的特色档案，也是非常必须的。

二、加强高校教学档案管理的对策

（一）加强教学档案管理理论研究

目前，档案管理方面的研究还只是停留在普遍存在问题与对策研究状态，对于如何让教学档案朝着更加科学化、规范化、特色化方向发展的研究还较少，尤其是对于现行的归档方式、归档时间、归档内容、立卷目录、立卷形式、服务手段等这些细节的东西是否合理、能否突破的研究更是很少有人涉及。加强教学档案的研究力度，从深层次、小细节研究，必定会让档案管理工作有更大的进步与突破，从而为学校的发展提供更有利的现实依据。

（二）分级管理，权责明确

现行高校的三级管理模式有利有弊，但是，想让所有的教学档案归口到一个地方管理，在现行的条件下，也是不可行的。所以如何让各个层次各尽其责、各尽所能，最大限度的将现行管理模式的优势发挥出来，需要一个权责明确的顶层设计。根据各个级别的有利与不利因素，划分好各个级别应该管理的范围、内容以及权利与责任，这样就可以互惠互利，发挥各自所长，取长补短。

（三）加强宣传，强化档案管理意识

从工作人员来说，要通过多种渠道加强档案管理宣传，强调教学档案的重要性，并突出教学档案与教学水平评估关系密不可分；主动向上级领导汇报档案工作进度，争取得到领导重视、理解和支持。可以说领导是否重视很大程度上影响着档案管理工作。有了领导的理解和支持，对于强化档案管理意识有至关紧要的作用；而且，对于提高档案管理工作人员的积极性也有很大作用。

从学校层面上来说，高校应确定一位分管教学的副校长具体分管教学档案管理工作，把教学档案建设真正纳入学校工作规划中，并作为学校建设的一项重要的基础建设工作来抓，切实搞好教学档案建设中的人力、物力和财力保障，及时研究和解决出现的新问题，确保教学档案资料完整齐全，档案管理工作稳步推进，为学校各项工作提供坚实依据。［3］30

（四）加快档案管理现代化、信息化、网络化发展

现代信息技术应用于档案管理已成为一种必然趋势。目前，从学校层面来说，大部分高校的档案管理部门已运用软件，将档案目录录入系统中，方便师生检索查找。但是一般还仅限于档案管理部门内部使用，也就是说需要什么材料还得到学校的档案馆检索。这样不仅不方便，而且与现代高速度信息化发展还是有一定差距。同时，仅仅是目录可以检索，也具有局限性。随着现代信息化高度发展，教学档案管理现代化、信息化、网络化也将成为一种必然走向。

高校应树立信息化管理意识，将档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的档案信息软件系统，提高档案信息管理与利用效率，推进档案管理数字化、网络化建设。并且要逐步实现将有的实体档案进行信息转化并存储，可以进行内容检索，不必需要什么资料都得望档案馆跑，从而提高办事效率。［3］170

信息化管理对实现档案信息资源价值、提高利用率，具有十分重要的意义，从另一个层面来说，如果能提高档案的查准率、查全率，给利用者快带来极大方便，也会提高广大师生对教学档案的重要性认识，更有利于推动教学档案管理工作。

（五）完善制度建设，保证教学档案管理有章可依

制度建设是做好工作的前提，完善有效的档案管理制度是做好档案管理工作的基础和保证。要保证教学档案的完整系统就应从顶层设计着手，采取强有力的措施，从档案的目录、内容，各个级别应该存档的内容，乃至收集整理流程，不同档案的收集方式、归档时间、存档年限等各个方面入手，制定相应的教学档案管理制度，细化到整个档案管理的每个细节，争取每一步工作都可以有章可依。同时要建立相应的借阅、移交管理规定，规范管理程序、明确工作人员职责。确保各类教学档案完整齐全，来源清楚，去向明确，保存安全，利用方便。

（六）改善服务条件，强化服务意识

利用现代高科技技术，早日实现档案管理的数字化、网络化，为广大用户提供更便捷的服务；同时注重档案内容研究，根据自己学校情况，分层次、分类别、有针对性地建一套符合自己学校校情特色的档案，满足不同服务对象的不同要求，使档案资料在教学管理、实验实训、科学研究等方面发挥及时、准确、有效的作用。［4］强化服务意识，变被动服务为主动服务。抛弃仅仅将档案收集和整理作为工作内容的传统观念，开拓教学档案的服务对象和服务形式，加强教学档案内容编研，对于一些比较有参考价值的档案甚至可以编成书册，提供给全校师生，提高档案利用率，发挥档案价值。同时还应根据馆藏档案积极编研各种检索工具。如：历年教学文件目录、历年毕业论文目录、学生名册、新生录取名册等，及时准确的为利用者服务。

主动服务的方式是多种多样的，高校工作人员只要认真履行工作职责，肯于钻研业务，勤于学习、善于思考、乐于奉献，一定能将档案工作做的有声有色，充分发挥教学档案的存在价值和社会意义。因此，高校档案馆工作人员必须增强服务意识，提高服务质量，积极主动为利用者提供信息资源，掌握学校师生对档案的需求和动态，有针对性地搞好档案的服务工作。［5］

教学档案管理是学校教学管理的重要组成部分，教学档案是否完整齐全，是否得到充分利用，是衡量一个学校教学管理水平的重要标志之一。高等学校应该高度重视教学档案管理工作，要将其作为学校发展的基础性工作之一。教学档案管理人员更应该从本校校情出发，加强研究，改善服务，扩大宣传，切实提高档案管理工作水平，努力构建一套符合学校特色，为广大师生所需要的，内容齐全、查找方便、检索快捷的教学档案。

［1］王亚丽.浅谈高校教学档案管理工作面临的问题及对策［J］.杨凌职业技术学院学报，2009（12）：39.

［2］武桂霞.浅谈高校教学档案管［J］.黑龙江档案，2008（6）：30.

［3］徐惠琴.现代高校教学档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台纵横，2010（2）.

［4］李艳玲.高校教学档案管理存在的问题及解决对策［J］.教学管理，2009（5）：170.

［5］戚 艳.关于高校教学档案管理与教学质量评估的思考［J］.科技档案，2011（1）：30－31.