运用5S管理提升高校职能部门工作水平

汪海伟

(常州信息职业技术学院 江苏常州 213164)

0 引言

进入21世纪以来，随着高等教育的快速发展，高等学校在人才培养、科学研究、社会服务等方面都面临着新的挑战。高校职能部门作为高等学校的管理部门，是承上启下、协调左右、联系内外的桥梁和纽带，担负着党务、教学、科研、人才、财务、后勤服务等多方面工作的宏观指导职能和管理职能、服务职能、协调职能，对学校的全局起着参谋、组织、联络、协调、综合、服务的重要作用［1］。近年来，随着我国高校招生规模的扩大，教师队伍不断壮大，教学、科研、社会服务的性质也发生了较大变化，职能部门承担的工作任务成倍增长，工作节奏越来越快，工作要求也越来越高。本文提出在高校职能部门中引入5S管理，以期进一步塑造其良好形象，提高工作效率，提高服务质量，更好地发挥职能部门管理与服务工作职能。

1 5S的含义及作用

1.1 5S 的含义

5S是指日语中的五个词语——整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)，因其日语的罗马拼音均以“S”开头，所以被简称为“5S”［2］。5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法、环境等生产要素进行有效的管理，这是日本企业一种独特的管理方法［3］。1955年，日本企业提出了“整理、整顿”两个S，其目的在于确保作业空间和生产安全，宣传口号为“安全始于整理整顿，而终于整理整顿”。后来因生产控制和品质控制的需要，又逐步提出了3S，即“清扫、清洁、素养”，其应用空间及适用范围进一步扩展。1986年，日本的首本5S著作问世，对整个日本现场管理模式起到了冲击作用，从此掀起5S浪潮。

1)1S-整理(Seiri):整理是指对现场摆放的必要品和非必要品进行分类，丢弃或处理现场不需要的物品，管理需要的物品。现场不需要的东西坚决清除，做到现场无不用之物。

2)2S-整顿(Seiton):整顿是指对必要的物品分门别类放置，进行标识和定位定量，任何人都能立即取到，实现寻找时间为零的目的。

3)3S-清扫(Seiso):清扫是指清除工作场所内的脏污，将工作现场变得干净整洁，无灰尘、无垃圾，实行点检将设备保养得锃亮完好，消除污染源，防止污染的发生。

4)4S-清洁(Seiketsu):清洁是对整理、整顿、清扫这“3S”的坚持与深入，并使之责任化、制度化、规范化，使现场保持最佳状态，从而创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作。这对企业提高生产效率，改善整体的绩效有很大帮助。

5)5S-素养(Shitsuke):素养是指人人按规定行事，养成好习惯，达到全面提高员工素质，形成企业文化的目的。素养是“5S”活动的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，也不能持续下去。

1.2 5S管理在高校职能部门工作中的作用

高校职能部门与校外单位、二级院系、教师、学生与家长等都有着紧密联系，是学校的窗口单位，引入5S管理，对高校职能部门塑造良好形象，提高工作效率，提升服务质量，增强凝聚力，提升整体绩效等方面都具有重要作用。

1)塑造职能部门良好形象。实施5S管理，清除不必要的物品，有序摆放需要的物品，塑造一个舒适、整洁、和谐的工作环境，能给来访者留下深刻的印象，使他们对本单位的管理水平充满信心，起到本单位对外的窗口作用和对内的示范作用。

2)提高职能部门工作效率。实施5S管理，营造良好的工作气氛，培养有素养的工作人员队伍，规范办事程序，促进作业标准化，可以大大提高工作效率。

3)提高职能部门服务质量。实施5S管理，创造令人心旷神怡的工作环境，能给工作人员以信心，使工作人员工作时心情舒畅，有强烈的归属感和自豪感，对自己的工作愿意付出爱心与耐心，从而大大提高职能部门人员的工作乐趣和工作效率，不断提高各方面的满意度。

4)增强职能部门凝聚力。实施5S管理，可以培养团队精神，使所有工作人员责任化、秩序化、规范化，充分发挥每个人的聪明才智，提升每个人的素质，并通过合作不断增强职能部门的凝聚力。

5)提升职能部门整体绩效。实施5S管理，加强对工作人员的培训和教育，使其素质得以提高，道德修养得以升华;同时针对不同工作人员的特点，给予其最大的发展空间，使之发挥更大的作用，从而提升职能部门的整体绩效。

2 5S管理在高校职能部门管理工作中的运用

2.1 高校领导对推行5S的重视

一般来说，凡是需要在一个单位或部门导入一项新的活动或制度时，高层领导关注的程度应是这项活动能否成功及坚持下来的决定因素。在高校职能部门中推行5S管理也不例外。高校高层领导的关心与重视必须持续地表现在言语和行动上，不仅需要承诺全力支持5S管理的推行，而且还应将这种决心和承诺正式地传递给职能部门全体工作人员。在实施过程中，高层领导要亲自挂帅、组织领导;在推进过程中遇到这样或那样的阻力时，要始终充满信心，并对该项工作给予大力支持，及时做好各部门的协调工作以及工作人员的教育工作，这些都是非常必要和重要的。

2.2 建立5S推行组织

5S管理的有效推进有赖于建立一个强有力的推进组织。建议5S推行组织架构层次不宜太多，一般3～4层为宜。具体来说，高校职能部门5S推行组织可包括5S推行委员会、5S推行办公室、各职能部门5S推进小组，形成一个推进组织上的架构。5S推行委员会主要由高校高层领导和各职能部门负责人组成，由校长担任委员会主任;5S推行办公室主要由党办、校办工作人员组成，由党办、校办主任担任办公室主任;各职能部门5S推进小组由各部门指定人员组成，由部门负责人担任组长。

2.3 确定5S的目标和计划

5S推行办公室作为高校5S管理推进部门，可以结合高校的办学方针和目标及职能部门的管理现状，组织制定5S管理的方针和目标，为5S管理推行工作指明方向。在5S推行工作开始后，5S推行办公室应要求各职能部门根据5S管理总目标及自身的特点提出本部门5S管理的目标。由于5S管理推进是一个长期持续的过程，因此应分阶段制定推进计划，一般以3个月或半年为一个阶段较为合适。活动发起时的第一个阶段任务主要是管理工作的发起、展开与稳定，以后各阶段的管理工作内容应是前阶段的继续，侧重于目标管理和改善项目的推进。5S管理推进计划可分为两级，即全体职能部门的5S推进计划由5S推行办公室制定，用以指导全体职能部门5S活动的开展;各职能部门的5S实施计划根据全体职能部门的5S推进计划制定，用于指导本部门5S活动的实施。

2.4 开展5S的培训、宣传

5S管理始于培训，终于培训，并且使培训工作贯穿于全过程。在高校竞争越来越多地表现为人力资本竞争的今天，培训教育无疑是高校培养高素质机关工作人员的重要途径，也是打造高校核心竞争力的重要手段。实施教育培训的对象可分为骨干人员和一般人员两个层次:

1)骨干人员的培训。为了推进5S，必须有意识地培训一批骨干人员，使他们对5S的基本知识和推行要领有清晰明确的认识，从而能够负责活动的有效推进。

2)一般人员的培训。对一般人员也要实施必要的5S培训，其主要目的就是让一般工作人员正确认识5S。一般来说，培训的内容主要包括5S的基本知识、推行5S管理的意义、5S管理的目标和活动计划、有关的评比和奖惩措施等。

为了更好地宣传和推进5S管理，营造一个积极向上的氛围，高校还可以组织各职能部门通过广播、标语、板报、宣传栏、网站等进行大力宣传。

2.5 开展样板区试点活动

在推行5S管理的过程中，肯定会遇到各种各样的问题，如果这些问题不能得到有效解决，5S的推进将会是相当困难的。因此，可以通过开展样板区活动，了解5S管理推进过程中的薄弱环节，这样在全面推广的过程中能够做到心中有数，并针对薄弱环节实施切实有效的措施加以改进。对于高校来说，创建样板区(样板职能部门)的目的是为了给高校其他职能部门的5S管理推进工作提供借鉴和指导;与此同时，高校职能部门5S推行委员会也可以借助于5S活动在样板区的成功推行，进一步加深对5S推行要领的理解与掌握，增强广大工作人员的信心，激发起大家参与的热情与积极性。

2.6 制订检查、评比、奖惩标准

员工往往重视和努力完成被检查和有奖励的工作，而对不被检查和没有奖励的工作则常常敷衍了事。因此，各级5S推行组织要建立监督检查制度，以确认是否能够按要求实施。监督检查措施是否有效，对保持5S管理高水准是非常重要的。高校职能部门5S管理需要建立校级、部门级、科室级、员工级四级检查、评比、考核体系。对检查后的工作要进行评比，大区域一般实行评分制，奖惩区域责任人;小区域一般采用直接以现金形式进行奖惩的办法，这对一线工作人员最为有效。

3 结束语

当今各行各业管理日益趋于制度化、标准化、规范化、国际化，高校管理应顺应潮流，将5S管理引入高校职能部门的管理中，这对于保证教学、科研、人才、财务、后勤服务等工作的协调运转和树立良好的部门形象都具有重要意义，值得大力研究和推广运用。实践证明，在5S活动中，通过不厌其烦地教育职工做好整理、整顿、清扫工作，其目的就是希望人们将办公室场所的东西摆好，办公设备擦拭干净，最主要的是通过这些琐碎单调的工作，潜移默化地改变他们的思想，养成良好的行为习惯，变成一个有高尚情操与良好习惯的优秀职工;同时也可以提供一个舒适的工作环境，塑造机关职能部门的优良形象，不断提高机关工作人员的工作热情和敬业精神，最终促使人们综合素质的提高和道德修养的提升，这也正是当今创建和谐高校所需要的。

［1］ 王洪.高校机关职能部门功能的思考［J］.安徽理工大学学报:社会科学版，2007(4):42-43.

［2］ 原崎郁平，西泽和夫.生产现场问题解决［M］.深圳:海天出版社，2002:24.

［3］ 何文康，许小麦.5S实战锦囊［M］.广州:广东经济出版社，2002:11.