重庆烟草行业财务管理信息化建设问题及对策探讨

曾 焱

(重庆市烟草专卖局(公司)，重庆 400023)

在日益发达的信息技术条件下，如何利用信息化技术来实现企业的高效管理，提升企业现代化管理水平，从而达到提高企业经济效益的目的，是众多企业共同关注的焦点。在这样的时代背景下，信息化建设被烟草行业列为企业发展的重点，视为烟草行业实现“卷烟上水平”的技术支撑。作为烟草行业信息化建设重要构成部分的财务管理信息化必然成为行业改革发展的趋势。

重庆烟草行业财务管理信息化建设工作伴随着行业改革的步伐，经过十几年的努力，也取得了长足的进步和发展。但随着行业外部环境、内部经营机制、业务流程的不断调整、变化，信息化建设面临着更高的要求，并在推行的过程中暴露出了一些问题。对这些问题进行分析总结，将有助于我市烟草行业财务管理信息化建设工作更进一步。

一、重庆烟草行业财务管理信息化建设发展阶段回顾

发展到当今的财务管理信息化，已然不能再等同于简单的会计电算化，它综合考虑了财务、营销、生产、资产管理、人力资源等诸多方面，利用现代信息技术平台重组企业业务流程，依此建立相应的财务组织模式，将各个业务环节与财务紧密结合，用财务数据加以体现，并实时将财务结果反馈到使用者手中，为企业经营决策服务。重庆烟草行业财务管理信息化经过如此的发展，共经历了三个阶段:

一是起步阶段，20世纪90年代推行单机版会计核算软件应用，行业初步实现手工记账向会计电算化的转变。

二是应用阶段，从“会计核算型”向“财务管理型”的转变，其间经历了资金管理软件的上线运行，预算管理软件上线运行，以及行业内部建立局域网运用统一的会计核算软件。

三是提高阶段，从“财务管理型”到“企业管理型”的跨越，实现了网络财务，并将企业的会计信息系统、资金管理系统、资产管理系统、卷烟营销系统、烟叶生产系统进行集成，形成行业一体化管理型财务软件。

二、重庆烟草行业财务管理信息化建设中存在的问题

重庆烟草行业财务管理信息化建设在行业领导的重视下，近几年发展迅速，财务管理信息化框架搭建基本完成，信息化建设理念比较先进，但在发展过程中仍然存在一些问题。

(一)行业范围内对财务管理信息化建设重要性的认识还未达到统一

1)部分行业单位及人员，甚至少数财务人员认为实现财务管理信息化的目的只是为了减轻财务管理人员的工作量，提高工作效率，而没有认识到财务管理信息化建设不仅是实现会计核算电算化，更是集成财务、业务为一体的平台，是提升行业整体管理水平的重要举措。

2)实施财务管理信息化必然需要对行业资金和预算、核算进行集中管理，采用统一的财务管理系统和模式，这必然改变行业下属各单位的管理习惯，由此产生抵触心理，从而忽视了财务管理信息系统的建设。

(二)尚未建立完善、规范的财务信息化作业流程

随着行业质量管理体系建设的推进，重庆烟草行业已建立了较完善的财务作业流程制度，但与之对应的信息化财务作业流程还未完善，财务作业流程对应的软件中各个环节、各个财务职责的系统操作流程并未完善。财务人员在软件中有哪些角色，如何分工，各岗位的具体工作职责是什么，以及在软件运行的事前、事中、事后如何进行操作和控制还缺乏完善的规范和操作指南。

(三)缺乏具备财务和信息技术知识的综合型人才

财务管理是专业性要求高的专业，软件开发更是技术性强的专业，现阶段重庆烟草行业财务人员队伍中，财务人员的专业技能普遍都已较高，但缺乏既懂财务知识又懂信息技术的人才。通常情况下，在软件的开发中和后期运行中，是由企业财务人员将企业的管理需求向软件开发人员描述，然后由开发人员决定是否可行。但因财务人员并不懂技术，无法质疑开发人员的判断，双方无法达成一致意见是常发生的事情。在大多数情况下，企业多少会改变需求的初衷以适应所开发的信息系统。并且一些涉及有行业特色的财务管理问题，在软件开发前期被软件开发商忽略了，而这些小问题在信息系统运行较长时间也没被发现，但是一旦发现了，就已经给信息系统的运行和功能带来了阻碍。

(四)对财务管理信息化系统的培训、宣传还存在缺位

虽然重庆烟草行业已意识到财务管理信息化建设中培训的重要性，并能在信息系统上线前和运行中开展多次的培训工作，但培训、宣传工作在多方面还存在缺位现象。在培训、宣传对象上，对象往往是财务人员，而对于使用系统的其他业务部门人员培训力度不足;在培训的手段上，往往采用上课形式，缺乏多样性，存在被培训人员上课时能记得，下课后便忘了的现象。

(五)财务人员的知识结构无法达到信息化的要求

财务管理信息化对财务管理人员的知识要求较高，不仅要求他们要具有较高的会计业务处理技能和管理能力，而且还要熟悉相应的计算机系统操作、计算机基础维护技能和解决实际工作中存在的种种问题的能力。现阶段，重庆烟草行业财务人员的信息化知识结构还未达到相应的要求，从而影响了信息系统功效的发挥。

(六)信息化建设尚未涉及无纸化财务管理

虽然重庆烟草行业财务管理信息化框架已搭架得相对完整，但各种财务审批仍然是在线下走完流程，然后再搬到系统上，从形式上重走一遍流程。所以尚未触及电子原始凭证代替纸质原始凭证，电子签名代替手写签名，而这种电子化是信息化发展的必然趋势。实施无纸化的过程中，必然面临财务授权、财务监督机制和财务业务流程的再次整合，会出现信息化内部控制诸多问题，这在现行的财务管理信息化建设中还未考虑。

三、推进重庆烟草行业财务信息化建设的几点措施

(一)更新管理观念

财务管理信息化体现着现代企业管理思想，其作用不仅仅局限于减轻财务人员的工作量，提高工作效率，更在于它带来了管理观念的更新和变革，实现了行业整体资源的优化配置和管理。因此，需要企业主动地去适应软件中先进的管理思想，如果没有单位领导和全体员工的参加和支持，这项工程是注定要失败的。所以，首先要加强对企业主要领导，尤其是一把手的培训，重在提高各单位一把手对信息化建设重要性、紧迫性的认识;其次，要增强行业全员信息化意识，广泛开展信息技术和信息能力教育，提高广大员工素质，适应信息化建设要求。

(二)加强财务管理信息化内部控制制度

现阶段重庆烟草行业面临的规范财务信息化作业流程及未来将面临的实施无纸化财务管理可以归结为一点，就是要强化企业的财务管理信息化内部控制制度。

1)建立财务管理信息岗位责任制。建立完善的财务信息系统岗位责任制，要明确系统中各个工作岗位的职责范围，切实做到人人有专责，各节点有人管。而在进行职责分工时，要注意财务管理信息化环境下信息处理的一大特点是常常是把信息资料集中起来，统一处理，这使得本应分离的某些不相容职责集中化，因此，更需注意适当、科学地进行职责分离，从而使有关人员在数据处理中的越权活动难以施行，以此来避免差错的出现，保证系统可靠运行。

2)规范财务管理信息化业务处理流程。建立与财务管理业务处理流程对应的信息化处理流程体系，明确系统内各业务处理所需程序和具体操作，建立相关业务操作流程图和指南，以确保业务处理的规范、顺畅，财务数据归集的及时、准确，充分发挥信息化的效能。

3)加强授权审批控制。信息化改变了传统财务管理中的手工控制模式，即对每一项业务的每个环节都有相应管理权限的责任人的签名或者是盖章，而在信息化环境下，控制模式主要是系统授权分配及与之对应的口令密码。所以，只要取得了系统权限分配或口令密码，就可以进行相应的指令操作，从而为企业带来巨大的隐患。因此，首先应合理进行系统权限分配，确保各项业务的授权，执行、记录只能由不同岗位的用户操作;其次，加强对各种数据的读、写、修改权限的限制，在系统内设置多道审核，对业务的不同层面分别进行审核，严格控制和检验财务信息的录入过程，力求有效控制人为操作的错漏，还要对不同岗位人员规定不同的输出权限，以保证输出信息的正确、可靠、保密;再者，加强系统身份管理，每一用户只能用自己的用户身份和密码进入系统，以强化内部牵制;第四，加强网络安全控制，建立多层次的安全保障体系，在技术上保证财务管理系统的安全运行。

(三)加强财务部门与业务部门间的沟通与协同

信息化下财务部门所需要的不少基础数据来源于各个业务部门，只有经常加强各部门之间的交流与沟通，才能确保系统中业务流程数据客观、真实、及时。并且，业务部门反馈的使用意见也有利于寻找系统运行中的盲点和漏洞，促使系统的不断完善。

(四)强化信息化培训与宣传

1)注重培养一批财务信息化复合型人才。信息化建设对于财务复合型人员依赖性很大。因此，培养一批复合型人才对于推进财务管理信息化的进程意义非常重大。建立一支财务复合型队伍，一是未来的财务人才使用上要针对性地引进一批既具备财务知识，又精通计算机知识的复合型人才;二是单位要提供各种方式和渠道加强财务人员的信息技术培训;三是财务人员应主动加大对计算机知识的自学，努力将自己打造成符合财务信息化要求的复合型技术骨干。

2)加强业务部门财务信息系统的培训。由于在集成化的信息系统下，各业务部门是被动地去应用各自系统的有关财务部分的，由于财务专业性较强，相关系统操作要求比较严格，也较能直接理解，这需要通过持续的培训让业务部门熟悉系统功能及财务要求，以确保归集到财务系统中数据的及时、准确、真实，发挥好信息系统的功能。而这种对业务部门的培训不能仅仅依靠系统上线前的短期培训，而是需要开展持续的后续培训。

3)丰富培训手段。在培训的方式上，企业基本上采用短期集中上课的形式，这种方式虽然便于与老师的交流，但常出现培训人员上课时能记得，下课后便忘了的现象。所以，应丰富培训手段。如:将上课视频上传行业网站，以便于多次的学习和需要时的查看;将系统使用中的问题及解答定期整理为资料，提供给使用人员查阅和参考。