校园一卡通财务风险管理研究

武汉理工大学 陈 军

校园一卡通是采用I C卡技术和网络通讯技术，融合银行卡金融功能和校园卡校务管理功能，针对学校的综合管理而设计研发的一种具有消费支付和身份识别等功能的信息管理系统。校园一卡通的应用给高校财务管理带来了新的变化，也使高校财务管理的方法和手段得到了延伸和拓展。

一、校园一卡通财务功能

（一）规范信息资源管理，提高财务信息质量 校园一卡通的使用弥补了传统信息资源管理方式中由于数据来源渠道多，各部门统计口径不一致而导致的财务信息不统一或不真实的不足，通过对校内各部门业务管理子系统的信息统一管理，各部门都遵循统一的标准，使信息在各部门间及时准确地实现共享，避免了信息重复录入造成的工作低效率和可能出现的错误与遗漏，大大提高了财务信息的统一性、及时性和准确性［2］。另外，一卡通在对会计信息的收集、处理和披露过程中，扩大了财务管理信息化的范围，提高了财务信息的公开性和透明性。

（二）改进财务活动方式，有利于提高财务管理水平 首先，校园一卡通借助强大的计算机网络平台技术，把繁杂的财务数据处理工作交给计算机系统处理，使财务管理实现了由事后管理到实时管理的转变，同时打破了时间和空间的限制，使校园卡的每个用户能随时随地进行支付结算活动，如交纳学费和住宿费、查询个人消费信息、查询工资收入与税收信息、实施银行卡——校园卡转账或办理电话挂失，等等，由此大大提高了财务管理和服务水平；其次，校园卡的信息管理方式避免了重复劳动，提高了财务活动效率，例如应用校园一卡通技术后，教职工可自行查询科研经费收支情况，减少了财务人员的重复劳动；最后，一卡通还解决了学生宿舍水电费支付难、管理难控制的问题，有利于学校增收节支，降低管理成本。

（三）规范收费秩序，有助于加强财务监管 校园一卡通的管理中心一般挂靠在高校财务部门，其电子支付功能大大减少了校园内的现金流量，降低了现金保管的风险和成本，并且每笔交易均有电子记录，所有收入均通过结算中心直接转到相应的账户，这样不仅规范了校园内的收费秩序，有利于治理校内的乱收费行为，还可以有效地杜绝一些部门收款不上交、坐收坐支、私自挪用、私设小金库等现象。校园卡的财务管理模式将财务部门事后监督的方式转变为事中监督，由此加强了学校对资金流动的监管力度。另外，校园卡的身份认证功能还能在财务报销过程中杜绝“虚报冒领”的现象，降低了财务风险。

（四）实现动态管理，为财务决策提供支持 财务信息化不仅在业务核算等方面具有极大的优势，更重要的是其动态财务信息管理和财务信息分析功能［3］。每个用户都在一卡通系统内拥有自己的账号，可以通过一卡通信息管理中心实时掌握各个账户的信息，随时跟踪其资金动向，发现问题可以及时与财务部门沟通解决。财务部门通过对一卡通平台提供的数据进行分析，就能掌握某一用户或某部门的资金运动规律，从而发现学校财务管理中的问题，为学校的决策提供合理的依据。

校园一卡通在给高校财务管理带来多种便利的同时，也带来了多方面的财务风险。下面研究校园一卡通应用过程中可能产生的财务风险及其解决办法。

二、校园一卡通财务风险成因分析

（一）校园一卡通相关制度不健全 随着财务信息化的不断发展与深化，校园一卡通已成为全国各大高校实现财务管理的重要手段之一，但其实施方式和发展进程却不尽相同。很多高校在校园一卡通建设过程中往往更关注一卡通管理技术的实现，而忽视了与校园一卡通相关的管理制度建设。如果相关的管理制度建设不健全，在实际工作中就会无法可依、无章可循，给校园一卡通的健康发展埋下安全隐患。例如，对于一卡通管理的各个部门的权责、财务人员的权责界定等问题，若未出台相应的规章制度或是规章制度不严谨、不完善，就容易在实际工作中出现因权责不明而发生纠纷，甚至被某些不法分子利用存在的漏洞而引发财务风险。又比如，目前一些高校对校园一卡通的管理分工还不够明确，校园一卡通的管理工作一部分归网络技术部门，一部分归财务部门管理，不同部门间在管理上协调不够，数据的规范形式也不尽相同，容易造成数据口径不同或来源不一致等问题，会引发财务风险。

（二）校园一卡通财务系统软硬件功能不完善 校园一卡通系统的正常运行有赖于良好的计算机网络软硬件系统的支撑。一旦系统硬件或软件功能不完善或出现问题，就会给学校财务系统带来较大的风险。

在硬件功能方面，校园一卡通财务系统使高校财务管理不再仅仅依赖于学校财务系统，还有赖于相关的银行系统，由此使风险出现的可能性大大增加。如果系统维护人员没有对硬件进行定期的检修和维护，或在系统硬件出现故障时未能及时排查和修复，将会造成故障不断加重，甚至导致系统瘫痪。另外，由于校园一卡通信息是以电磁化形式存储的，若一卡通的磁性材料不能保证其磁性或容易被消磁，那么大量财务信息将存在丢失的风险，如再次充磁又会影响工作效率，给持卡人带来麻烦。在软件方面，校园一卡通的系统软件必须具有完善的功能，例如信息修改功能。由于校园一卡通的各项财务信息相互关联，存在勾稽关系，一旦某个数据出现错误需要进行修改时，要保证其他相关数据也能相应做出调整。

（三）校园一卡通财务系统安全性与保密性不足 校园一卡通系统将财务数据由原来封闭的处理平台转换到开放的网络中，其安全性和保密性将受到前所未有的考验。一旦系统的安全性和保密性无法得到保证，将给高校财务信息管理埋下安全隐患。

从外部来看，由于校园一卡通将财务数据暴露在开放的网络中，容易使系统受到病毒的感染和黑客的恶意攻击。一旦某些不分子利用系统存在的漏洞，非法进入个人账户、窃取密码从而获取私人信息，并借此实施网络欺诈，将给持卡人和学校带来损失。从内部来看，由于一卡通系统实施网络化管理，各个系统应用人员有自己的使用权限，若内部财务人员受到利益的诱惑，在未经许可下超越权限使用系统，将会给财务系统的安全性和保密性带来风险。同时，由于一卡通操作的高度电子化，资金的流入和流出可以通过在相关电子设备上刷卡输入数据来实现，而不会留下文字性的财务证据，因而，一旦出现问题将难以查证，可能为后续的财务结算留下隐患。

（四）校园一卡通财务系统管理存在操作风险 校园一卡通系统使财务结算通过网络进行，这对财务人员的计算机能力提出了新要求。校园一卡通财务系统的操作流程和操作规范都有别于传统的财务管理方式，因此，财务人员必须能适应新的工作环境并熟悉操作流程。一旦财务人员在资金清算过程中出现疏忽，将会给系统带来多种操作风险。首先，校园一卡通系统内的数据信息一部分是通过人工操作形成的，而另一部分则是系统生成的，而生成的数据和财务核算系统内的会计科目没有对应关系，这就要求财务人员在核算和入账时认真仔细，不仅要检查数据的准确性，还要弄清数据和会计科目间的对应关系，以避免财务信息失真；然后，由于校园一卡通系统结算过程中，资金的流入和流出往往没有文字记录，因此，若在操作时金额输入错误就难以发现，这会造成账实不符，损害相关者的利益；其次，由于数据和网络信息具有牵连性，一旦输入有误，修改手续相当复杂，会影响系统运行效率；最后，在系统或网络出现故障时，若财务人员未能及时处理或处理不当，容易造成入账不及时或导致系统漏洞。

三、校园一卡通财务风险管理完善对策

（一）加强相关管理制度建设 为保证校园一卡通财务系统的安全性和稳定性，使安全管理责任落到实处，财务部门要按照财务信息化管理的要求，结合校园一卡通系统的自身特点，建立和健全一卡通财务系统管理的相关制度。一方面要建立新的管理制度，如《校园一卡通管理条例》、《校园一卡通收费管理制度》、《校园一卡通授权方式管理办法》、《补办校园一卡通的网络流程》等；另一方面要在传统的财务管理制度中增加与校园一卡通管理有关的内容。通过制度建设使校园一卡通在使用和管理过程中有法可依、有据可循，财务人员的行为得到规范。

（二）加强软硬件的技术投入与系统维护 为完善校园一卡通管理系统的功能并确保网络安全，必须加强系统软硬件的技术投入，定期、及时地做好系统维护工作。

在软硬件方面，除了要求配备与系统功能相匹配的硬件设备以外，还要求完善与系统相关的财务软件功能。为确保系统的安全性，就必须选择安全可行的财务软件，并配以高效的杀毒软件和防火墙技术，防止计算机或财务系统受到病毒感染和黑客攻击。

在系统维护方面，要定期对系统的软硬件进行检查和维护，不间断备份数据，不随意安装其他软件，并在系统软硬件出现故障时及时排查解决。

（三）建立健全的内部监督机制 内部控制是财务管理的重要组成部分。要保证校园一卡通系统的安全稳定运行，避免不必要的错误，防止舞弊行为的发生，就要建立健全的内部监督机制，避免财务人员出现操作风险和道德风险。

一方面，要遵循“不相容岗位职务相分离”的原则设定岗位，将系统管理员的不同权限分配给不同的财务人员，有效防范系统内部财务人员越权管理造成的错误，确保系统安全。对于系统内关键的操作要进行权限细分，由多个财务人员来共同完成，这样不仅有助于保证操作的准确性，还能强化财务内部控制中的互相监督。另一方面，财务部门要加强监督的措施。一是创新监督的手段，如除了利用传统的人工监督中定期检查、定期抽查的方式外，还可利用计算机软件进行实时监督；二是增加监督措施的频率，如将每年抽查一次改为半年抽查一次或每季度抽查一次等。

（四）提高财务人员的综合素质 从系统运行角度来看，校园一卡通的整个操作过程都依赖于网络，实行电子结算对财务人员的素质提出了更高的要求。财务人员不仅要具备扎实的财务专业知识，还要具备一定的计算机网络知识，也要求财务人员具备良好的道德规范和职业操守。财务部门要加强与校园一卡通系统相关的培训工作，让财务人员熟悉校园一卡通系统管理的操作流程和相关的计算机操作方法，掌握一些基本的系统故障应急处理办法，学习相关法律知识和职业规范，提高他们的综合素养。

（五）加强学校、银行与网络运营商的合作，及时解决新问题校园一卡通的应用离不开银行和网络运营商的密切配合与支持。一方面，校园一卡通的结算需相关银行的支持；另一方面，校园一卡通系统的稳定运行有赖于网络运行的稳定性。尽管目前校园一卡通管理系统在技术上能基本得到保证，其功能也日趋完善，但系统在运行中仍会不断出现一些新的问题，如操作流程问题、软件漏洞、新功能开发与开放等等，这就要求高校、银行和网络运营商加强沟通与合作，共同促进校园一卡通的健康发展。

［1］孙慧玲、陈伟晓、李华军：《校园一卡通平台下高校财务管理模式探讨》，《财会通讯》2010年第9期。

［2］张建涛：《浅谈信息化建设在高校财务管理中的作用》，《财会通讯》2011年第7期。

［3］詹御涛：《基于信息化的高校内部财务控制的问题研究》，《现代商业》2011年第32期。

［4］蔡伟、张瑜：《浅谈校园一卡通对高校财务管理的影响》，《现代商业》2011年第26期。

［5］王锡忠、董玉红：《校园一卡通与财务管理》，《河北工程大学学报（社会科学版）》2009年第1期。

［6］范俊、娄勇：《论校园一卡通对高校财务管理的影响》，《时代经贸（下旬刊）》2007年第4期。

［7］樊瑶：《校园“一卡通”建设与高校财务管理》，《财经界（学术版）》2009年第12期。