从教学工作合格评估角度审视高校教学档案管理工作

郑秀红，黄金火

（莆田学院社科部，福建莆田 351100）

我国高等教育随着从“精英教育”向“大众化教育”的转变，办学规模不断扩大，如何提高教学质量成为高校办学的核心问题和突出问题.教育部本科教学工作合格评估是对高校办学过程和办学质量的全面、综合的考查，也是对高校进行宏观管理和分类指导.评估方案贯彻了《中华人民共和国高等教育法》、《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》精神，通过“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合”，达到“重在建设”的目标，评估考核学校的教学条件、教学水平和教学效果.学校教学档案是否齐全、翔实，能否全面反映学校的教学工作成为教学工作合格评估的依据和基础，评估中通过查阅大量教学档案材料，比照评估指标进行定量分析，评价学校的教学过程.高校教学工作合格评估是对高校教学档案的一次全面的检查和检阅，通过评估工作使高校教学档案工作得以加强，管理层次得以提升，也对高校教学档案管理工作提出了更多、更高的要求.高校在迎接本科教学工作合格评估工作过程中，提高了高校教学档案管理重要性的认识，进一步规范教学档案管理，达到“以评促建、以评促改”的评估宗旨.

1 加强高校教学档案管理工作的重要性的认识

教学档案材料是高校教学工作合格评估最基本的材料，丰富、翔实的教学档案材料在教学工作评估中是无可替代的，它的完整与否将直接影响评估的效果.高校教学档案是指高校在教学管理和教学活动中形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像等不同载体材料的总和.［1］高校教学档案反映了学校教学管理主要环节的内容、过程和效果等，记录了教师讲授知识、培养品格、学生学习的情况，是衡量教学管理水平和教学质量的一个重要标志，是学校教学过程的客观记录和真实反映，是学校教学管理和评估工作的重要依据.［2］高校教学档案对高校的教育教学有着非常重要的作用和意义，是对过去教学情况的反省与总结，为教学改革提供信息.高校教学档案具有独立性、分散性和服务性的特点，完整的、系统的教学档案是学校必须积累和保留的重要教学资料，它不仅能够为宏观的教学顶层设计、微观的教学日常管理，而且能为深化学校教学改革、教学研究、提高教学质量提供依据.因此，加强高校教学档案的规范管理，对系统的了解高校的教学运行情况非常重要.［3］

1.1 提高高校教学质量的客观需要

高校教学档案是记录高校教学和教学管理工作的重要凭证.高校教学档案来源于教学，准确、全面地印证了高校教学管理的全过程，是高校教学质量高低的客观反映.教学档案反映了学校人才培养的思路、人才培养的模式、人才培养的方案等教学管理设计和教学管理过程;教学档案是教师教学过程的第一手资料，记录了教师授课课程的教学大纲、授课计划、备课、授课情况，试卷、规范阅卷、学生成绩、教学总结等，反映了教师的教学过程，通过历年教学档案的比较，了解教师的业务水平;对历年学生考试试卷、毕业论文、毕业设计的跟踪比较分析，反映学生学习的情况.完整的教学档案为教学活动提供分析和借鉴，促进高校的教学质量不断提高.［4］教学档案是评估的重要依据，评估过程中，通过查阅教学档案，评价学校教学的管理过程和教学管理水平.

1.2 开展教学改革的重要依据

在教学实践中，需要不断地积累教学成果，开展教学模式和教学方法的改革.教学档案凝结着广大教师从事教学活动的成功经验和失败教训，记载了教学改革的成果，是教学工作评估评价教师开展教学活动、探索教学规律、进行教学改革的客观记录和重要依据.教学档案反映了学校教学管理人员不断探索教学管理的成果，是教学工作评估评价学校教学管理队伍的水平和不断探索教学管理改革的依据.教学档案承载着学校开展教学改革的成果，是教学工作评估评价学校教学改革的重要依据.

1.3 迎接教学工作合格评估的需要

高校教学工作合格评估对教学档案管理工作是一次全面的考验和检阅，通过教学工作合格评估促使高校的教学档案工作得以加强，管理层次得以提升，评估为高校教学档案管理工作提供了良好的发展契机，“以评促改，以评促管”，使高校教学档案管理工作更加规范、更加科学.［3］从教育部开展的高校教学工作合格评估工作来看，完整、丰富的教学档案是高校接受合格评估的前提和基础，［5］由于教学档案具有原始性强的特点，又是学校教学工作的原始记录，能真实地反映学校教学活动的全貌.在教学工作合格评估工作中，评估指标体系中的每一项指标和对应的每一项工作，都应有文字、音像、实物等来佐证，如关于教学质量方面，要积累教学进程表、授课计划、教师教案等相关的原始资料;从试卷档案检查教师的出卷水平及批阅情况，从试卷评分标准检查试卷的科学性，反映教学大纲执行情况，从试卷分析检查学生考试成绩的分布情况;从学生的毕业论文、毕业设计反映教师的指导水平和学生的学习成果、创新能力等.这些都是教学工作合格评估必须要查的教学档案.如果没有翔实、丰富的教学档案材料，高校教学水平和过程管理工作就无依据，出现“工作做了不少，缺乏客观记忆，无法真实评价，影响评估效果”的不理想局面，将产生负面影响，也影响高校评估结果.［6］

2 当前高校教学档案管理工作的缺失

2.1 高校教学档案管理工作专业人员缺乏

目前许多高校都没有给教学部门配备专职的教学档案管理人员，很多高校基层教学单位的教学档案管理人员，不但不是科班出身，而且大多是教学秘书或行政秘书兼任，这些人平时大多忙于教学、科研、师资、行政等事务性管理工作，工作忙，任务重，能投入到教学档案工作中的精力十分有限，对教学档案管理工作只是基本的存档，没有更多的精力顾及教学档案的收集、整理和归档工作.教学档案管理人员更换频繁，直接后果就是把教学材料随手放，不能定期整理、归类，甚至丢失教学档案材料，造成教学档案管理工作不到位.特别是管理人员缺乏档案管理知识，缺乏专业的理论支撑，业务不熟悉，影响了教学档案管理工作.由于专业人员缺失，使教学档案收集与整理不到位，影响了教学工作合格评估的成果.

2.2 高校教学档案管理工作信息化水平低

传统的高校教学档案都是以纸质档案为主，不但工作量大，而且长期保存要占用大量空间，造成管理成本高、利用率低，并且部门之间教学档案难以进行交流，不方便查找.随着现代信息技术的发展，高校的管理工作也随之走向了信息化，高校都建立了图书资料信息管理系统、学生信息管理系统等管理信息系统，但是许多高校对教学档案管理重视不够，教学档案管理的数字信息化水平偏低，缺乏现代化的硬件基础设备和技术，工作效率低，滞后的教学档案管理已不适应现代化的教学需要.［7］相对而言，高校的教学档案管理的信息化水平偏低，造成教学档案连续性、完整性问题，未能为教学工作合格评估充分展示学校教学过程和教学管理的证据材料.

2.3 高校教学管理人员档案管理意识淡薄

高校教学管理人员对教学档案管理的意识淡薄，特别是高校领导对教学档案工作重视程度不够，表现在:学校领导对教学档案工作重要性认识不到位，认为教学档案人员工作轻松、简单，无需什么高深理论，不需要很高的学历，使教学档案管理工作停留在低层次.［8］部分教学档案管理工作人员对教学档案管理的重要性认识不够，体现在具体的管理过程中不到位和不规范，影响了教学档案的规范管理，未能全面地为教学工作评估提供有效材料.

3 加强高校教学档案管理工作的途径

3.1 提高思想认识是前提

提高高校各级领导对教学档案工作重要性的认识，是搞好教学档案管理的前提.提高思想认识，强化教学档案在教师教学工作中的地位，广大教师和档案管理人员就能重视教学档案工作.提高学校领导和教学管理的职能部门领导对教学档案工作的重要性的认识，推动教学档案管理工作，使教学档案全面、实录了学校教学活动的全过程，积累了学校教学工作的宝贵财富，为教学工作合格评估提供依据.学校档案管理的一线工作人员，要提高思想认识，认识到教学档案工作的重要性，认识到教学档案工作是一项重要的教学管理基础工作，是学校管理水平的重要标志，是迎接教学工作合格评估的重要原始佐证材料.

3.2 健全管理制度是关键

要保证高校教学档案管理工作规范、有序，高校要依照《高等学校教学档案工作规范》和《普通高等学校档案管理办法》等法规，建立和健全高校教学档案管理制度，规范高校教学档案管理程序，完善管理体制，实现规范化管理.教学档案管理规章制度要明确教学档案管理人员的职责和分工范围，实行有效的、可行的教学档案管理人员奖惩制度，赋予教学档案管理人员一定的权限，使其不仅仅被动的充当档案管理的机器，从而更好的激励其工作的积极性，树立强烈的责任感和调动工作进取心，做到有章可循，就能保证教学档案收集的系统性和连续性，整理教学档案的科学性和利用教学档案的安全性.加强教学档案管理的规范工作，是高校管理发展的需要，是规范教学档案工作的需要，是迎接教学工作合格评估的需要.

3.3 信息化管理是保障

教学档案管理信息化是适应信息化时代的大学管理的需要.教学档案管理的信息化主要体现在:把纸质教学档案转化为电子版，从而实现教学档案管理方式的现代化、网络化;将档案管理系统与办公自动化管理系统很好的融合在一起，充分发挥各自的功能，以保障教学档案资源经过数字化的内藏、网络化的传递、自动化的管理和远程化的服务能被合理利用，提高利用率.运用现代化信息技术管理高校教学档案，不但可以节省存储空间，减少成本，避免了纸张的浪费，同时电子化的存储方式还能减少各种人为或者自然的损坏，使教学档案能被完好的保存，延长了使用寿命，为教学工作合格评估积累完整的、系统的教学档案材料.

高校教学档案管理工作与教学工作合格评估有着密不可分的关系.高校教学档案管理工作是前提，它为教学工作合格评估提供真实、完整、系统的教学信息和原始数据，充实完整的教学档案是高校顺利通过评估的必要条件，是高校教学工作合格评估的基础和依据，而高校教学工作合格评估将进一步促进教学档案管理、提高教学档案管理层次和水平.因此，要以高校教学工作合格评估为动力，抓住机遇，“以评促建、以评促改”，推动高校教学档案建设和管理工作，促进教学管理的规范化、制度化，提高高校教学质量.

:

［1］钟瑜芳.高校教学档案管理的几个问题［J］.科学管理，2006（5）:15－16.

［2］卢宏伟.浅析高校教学档案的形成与管理［J］.北京档案，2009（5）:23－24.

［3］刘云.高校教学档案管理初探［J］.长江大学学报，2010（3）:302－303.

［4］刘艳娟.浅谈高校教学档案管理工作［J］.科技情报开发与管理，2011（20）:114－115.

［5］高生军，赵耀峰.以评促建:提升高校教学档案管理水平［J］.延安职业技术学院学报，2009（1）:31－33.

［6］王茹熠.谈高校教学档案的现代化管理［J］.黑龙江教育，2010（10）:24－26.

［7］张金凤.高校教学档案信息化管理研究［D］.广西民族大学，2010.

［8］刘加威，逄通，吕秀莉.谈高校档案管理的现状与对策分析［J］.齐齐哈尔医学院学报，2009（4）:458－459.