探析商务英语函电在企业进出口贸易中的作用

河南工业职业技术学院 王美娥

进出口贸易的广泛开展使商务英语函电这种便捷高效的商务沟通手段得到了大量的应用。商务英语函电交流的过程简单的说就是一个编码和解码的过程，但是由于商务英语函电沟通的双方往往是在不同的国家或者地域，在沟通的过程中由于双方的价值取向，文化差异，历史沉淀等方面的差异往往也会出现一些问题。可以说商务英语函电沟通的顺利进行需要各方面信息的综合运用。在经济全球化的浪潮下我们更是应该重视商务英语函电的作用，不断地研究新的使用技巧和方式，正确的运用商务英语函电这一有利工具，提高自身企业的业务水平，增加贸易数量，保障进出口贸易的顺利实现。

1 商务英语函电的概念与新特点

商务英语函电简单的来讲就是在对外贸易中贸易双方进行沟通的书面或者网络信件，其中通常包括大量的贸易理论知识且以商务英语为其表现形式。在现阶段由于经济的迅速发展和网络的普遍使用，人们对商务英语函电往来效率的要求越来越高，纸质商务英语函电已经难以适应人们对市场的把握，现今电子邮件形式已经成为商务英语函电的主要形式。从商务英语函电的内容上来说，商务英语函电往往涉及双方的合作项目协商，投资意向咨询，具体细节的商谈，买卖合同的签订，产品的加工和销售等方面的问题。

随着进出口商贸活动的大量开展，商务英语函电开始在更广阔的领域发挥自身价值同时也形成了新时期商务英语函电的新特点：

第一，作用核心化。在当今经济全球化的格局下，更多的企业开始投身世界经济的洪流中开展全球范围内的市场竞争，这样的经济环境同时也促进了不同地域之间企业贸易合作的开展以及进出口数量的不断增多。现今的进出口贸易，交易的双方往往具有不同的国籍或者受着时间地域的影响难以实现迅速的当面交流，双方的合作在很大程度上要依赖单据或者函电的往来，电子商务函电由于其语言的共通性，能够迅速的解决这一问题。同时，步入信息化时代，人们获取信息的手段更加的多样，方式更加的快捷，特别是商业往来中的市场信息往往稍纵即逝，在这样的信息条件要求下商务英语函电的作用也就变得更加的核心。

第二，方式信息化。在科技迅速发展，信息传播高效快速的今天，传统的纸质函电已经很难满足信息化时代商务活动对信息效率的要求。在如今的进出口贸易中可以发现，纸质函电的主导地位已经彻底失去，电子邮件形式的信息商务英语函电开始占据主导地位。但是与传统的纸质信函相比较，商务英语函电在内容和格式上并没有大的变化，仅仅是实现了投递方式的数字化。伴随着电子商务活动的广泛开展，参加进出口贸易活动的企业可以直接运用商务英语函电来实现签署合同，产品报价，网络结算等一体化活动，在最大程度上灵活把握市场动向，节省企业人力物力，提高运行效率。

第三，表达简练化。现今社会经济活动的效率不断提高，进出口企业所处理的业务量也在不断攀升，所以在商务英语函电中开门见山的表达自身的意图，用简练准确的语言进行沟通交流是交易的双方都喜闻乐见的。

第四，方式更多样。商务英语函电在进出口贸易的各个方面都得到了广泛的适用，可以说商务英语函电的作用已经覆盖了进出口贸易整个过程。在贸易各个阶段商务英语函电都具有不同的格式。同时商务英语函电的发送途径也是多种多样，这也需要使用者加以注意。

商务英语函电已经成为进出口贸易中使用最为广泛的交流形式。因此，在现今经济形势下我们更是要认识到商务英语函电在进出口贸易中的新特点，这对促进进出口贸易的顺利开展具有重要意义。

2 商务英语函电在进出口贸易中的功能与优越性

2.1 商务英语函电在对外贸易中的功能

早起进出口企业想要寻找合作企业往往通过广告形式进行，或者委托相关的中介机构，在这种情况下企业往往在合作前期就要投入大量的成本。但是运用商务英语函电形式，企业通过相关平台来散布企业信息和产品信息来吸引可能存在的潜在消费者，获取相关的进出口合作意向，简单快捷且成本低。进出口贸易双方可以通过商务英语函电进行直接的商务会谈，解决了双方地域差距大国籍不同的难题。同时交易双方可以运用商务英语函电来交换双方的贸易信息，根据市场信息进行快速直接的调整，在贸易后期的结算交易中，交易双方也能够以函电形式通知相关银行通过网络银行直接实现支付。对于企业加工原材料的采购等也能够以商务英语函电联系原料产地，此外可以运用订单加密等程序为贸易提供一个安全的环境。我们都知道进出口贸易中所要办理的相关手续较为繁琐，如果按照传统的形式运用纸质材料逐一审批则会导致企业的运作效率极端低下，现在政府部门多设有网上业务厅，我们通过商务英语函电的提交来申请审批或者办理某项业务，节省了大量的人力物力，同时网络办理更加的方便高效不会影响企业的运转效率。

2.2 商务英语函电在进出口贸易中的的优越性

商务英语函电为企业的贸易活动进行构建了一个虚拟的平台，展示出了巨大的优越性，具体体现在五个方面：第一，商务英语函电从语言上和地域上打破了双方的贸易限制因素，变化的市场信息在第一时间得到交换和分享，优化了进出口贸易中的资源配置。第二，双方的直接面对面商谈被函电交换取代，对接待方企业而言节省了大量的组织谈判费用。第三，服务质量大幅度提升，通过商务英语函电这一形式，企业可以便捷的为合作伙伴或者客户提供自身信息和产品情况，提高客户对企业的好评。第四，通过这种现代化的方式，企业获取市场信息更加快速，并能够迅速的反映在企业运作中，中小客户也能够通过这种方式直接与企业取得联系，少去了中间干扰，使客户信息能够真实快速的反馈。第五，提升企业的对外形象，商务英语函电的良好运用是一个企业文化的直接表现。同时也可以展现企业在从事进出口贸易方面的丰厚经验。

3 商务英语函电在对外贸易中的作用

商务英语函电在进出口贸易中的重要作用主要体现在一下几个方面：

3.1 大程度的降低企业进出口贸易成本

调查显示，国内一部分企业难以开展进出口贸易的主要原因是进出口贸易的相关处理费用偏高，很多企业考虑到进出口的相关费用难以支付从而放弃了相关业务的开展。运用商务英语函电处理进出口贸易能够节省大量的处理费用，促使企业进军国际市场，使企业的资金周转得到保障。

另一方面，商务英语函电构建了一个虚拟的企业平台，在这个平台上企业与客户能够实现直接的沟通，这与我们传统进出口贸易的开展也大有不同，我们传统的进出口贸易中往往由中间商把持中间交易环节，对于客户是很难实现与企业的直接对话的，大部分利益被中间商盘剥，企业与客户所得的利润十分有限。但是商务英语函电的运用，客户可以实现与进出口企业的直接对话，双方的定价与支付可以实现网络直接进行，省去了中间商的环节，能够实现客户与企业的双赢。

3.2 显著提高交易效率

进行进出口贸易的双方可以使用专业的电子合同用于日常的商务活动中，将这些专业的格式进行设定，在以后的进出口贸易过程中企业可以直接运用商务英语函电来瞬间实现信息的传递与交换。这种形式能够保证企业运行效率的最大实现，而且可以避免纸质文件中可能出现的书写错误容易遗失等问题，合作双方进行文件审核时也更加的直观清晰，实现双方的高效率合作。 此外，商务英语函电为双方提供了快捷联系的通道，在传统的合作洽谈中往往需要双方面对面谈判，活动组织一方还需要配备人员进行活动场地的安排，人员出行，宾馆住宿等等耗费大量的时间精力和人员，谈判过程往往很长。双方一旦发现市场行情变化想要及时修改合作细节还需要再次组织谈判。商务英语函电中双方可以直接根据市场情况发布详细的细节更改说明，无需进行人员的面对面接触这也方便企业对交易往来进行存根。

3.3 有助于树立良好的企业形象

由于地域和时间方面的影响，许多进出口企业虽然面对全球开展业务但是面对时差的问题也往往无可奈何，毕竟如果实现企业24小时全天候运行将使企业的运行开支扩大一倍以上，这对于普通企业是难以负担的。运用商务英语函电这个问题就迎刃而解了，首先有意向的合作的客户可以在企业的网站上直接查找企业的基础信息和产品资料进行了解，如果希望对企业进行更深度了解就可以进行留言或者给企业发送电子邮件，客户对企业产品有疑问或者对企业的发展有新的建议也可以直接给企业留信息。企业要做的就是在上班时间及时对各种网络信息，邮件或者留言进行认真地处理，将信息在一个工作日之内反馈。通过简单的方式就能够树立企业良好的服务形象，把握最大量的合作机会，在最大程度上得到消费者的满意。

3.4 合作机会不断增大

商务英语函电平台的构筑是借助于互联网平台的，所以商务英语函电平台也具有着互联网虚拟性的特点。在这个平台上进出口贸易的参与者之间没有地域与种族的差别，现实生活中的种种贸易壁垒也能够实现规避。现今许多国家已经开始呼吁开展商务英语函电促成的进出口项目免关税待遇，借以推广商务英语函电的使用广度，也显示出了商务英语函电已经成为了现今贸易活动开展的形式主流。

4 结语

商务英语函电的广泛使用已经成为了现今进出口贸易发展的主流趋势。它在拓宽企业客源，凸现企业形象、节省企业成本、提高企业运作效率、促使双方实现合作等各个方面都显示出了重要的作用。因此，在新时期，我们只有坚持充分地发挥商务英语函电在进出口贸易中的作用，才能真正地实现企业在最低成本的运作中实现最优的资源配置，真正地与客户进行便捷快速真实的沟通，实现二者利益的双赢。

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