浅谈高校图书馆档案管理双轨制模式的构建

◆李连晖

(德州职业技术学院)

浅谈高校图书馆档案管理双轨制模式的构建

◆李连晖

(德州职业技术学院)

高校图书馆档案管理工作是图书馆服务工作基础和保证。本文通过分析图书馆档案管理的传统模式和现代模式的特点，提出建立一种能够将两者相结合的“双轨制档案管理模式”，以实现图书馆档案高效管理系统。

档案管理 高校图书馆 传统模式 现代模式 双轨制模式

高校图书馆档案是图书馆在开展各项业务活动中形成的，是反映图书馆业务活动情况和历史发展的原始记录，是总结经验、制订计划、探索规律、进行科学决策的重要参考依据。图书馆的档案工作是高校档案工作的重要组成部分，也是图书馆工作不可分割的一部分。随着高校的扩招，图书馆作为高校的重要机构，也在不断的发展壮大。各高校图书馆藏书数量不断增多，而且大学生对馆内图书利用率也不断增加，馆内借阅图书次数快速增长，为提高高校图书馆档案管理的效率，本文提出了一种将图书馆档案管理的传统模式和现代模式相结合的双轨制管理模式，使图书馆档案管理工作更加科学化和规范化。

一、图书馆档案管理的传统模式

传统的图书馆档案管理，是以纸质文件为物质基础建立起的一整套完整档案管理体系。“原始记录性”是档案的本质属性，即图书馆在实际工作中展开各项活动产生的原始记录，是伴随图书馆事业发展而形成的客观真实的材料。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其他信息，而具有法律凭证的作用。

1.纸质文档的整理和归档

根据不同高校学科类型和研究侧重领域的不同以及图书档案馆的层次，应建立起一套能够体现本高校自身研究特色又同时与图书档案馆规模相匹配的高校图书馆文件材料归档制度，由专门的档案技术人员负责，将工作中所形成的各种文件材料收集齐全，整理、立卷、归档。

2.纸质文档的维护和保管

首先是要保证纸质档案的安全性和完整性，档案管理人员应按照档案管理的要求，做到防火、防光、防潮、防盗、防损、防蛀虫、防丢失、防有害气体侵蚀和防止机械磨损，以最大限度地延长档案寿命。为了进行有效的维护保管工作，需要将图书馆档案分为永久、长期、短期保存三种。反应图书馆主要职能活动和基本历史面貌的，对本馆和本学校健康发展及研究有长远利用价值的档案，应划为永久保存;反映本馆一般工作活动，在较长时间内对本馆工作有参考价值的档案划归为长期保存;在较短时间内对本馆有参考利用价值的文件材料应划归为短期保存。短期保存的档案期满后应进行鉴定，如需延长，可继续延长，不需要延长保管期限的应报经上级有关部门批准后再销毁。

以上是传统的图书馆档案管理模式，传统模式之所以广泛应用于各个高校并能在档案管理实现电子化大趋势的氛围中仍存在一席之地，就是因为它具有电子文档所无法具备的“原始特征”。

二、图书馆档案管理的现代模式

随着科学技术的快速发展，信息化和数字化管理技术是高校图书馆档案管理发展的主要方向和目标，利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术、先进的设备可以大大提高图书馆档案立卷、归档的工作效率，实行档案数字化管理后，便于图书馆档案管理人员开展档案查找、咨询工作，提高档案管理工作人员的办事效率和工作水平。另外，这样可以提高图书馆档案的文献质量，进一步的开发利用图书馆档案资源并对图书馆档案管理机制进行创新。

进行高校图书馆档案数字化管理的建设途径，首先是建立开放档案用户目录数据库，在校园内网或经授权的信息因特网上供人随意查询。第二步是建立图书馆档案指南资料库，以便使那些进入数字档案系统的档案通过该数据库的引导，在读者查阅中实现自身的利用价值。第三步是建立原文影像资源库，它与开放档案用户目录数据库结合起来，以满足人们在网上任意途径检索、查询后阅读原文的需求。最后建立史料汇编、专题文件汇编资料库，提高了档案的利用效率，减少了用户检索时间。

图书馆档案管理的现代模式被各高校大量采用，并成为一种主流管理模式，它提高了管理人员的工作效率，降低了工作强度，并节省了大量的人力和物力。所以，在新时期该种管理模式也成为高校科学管理建设的重要内容，不断的替代档案管理的传统模式和方法。

三、双轨制模式的建立和完善

以纸质档案为主体的传统模式和以计算机网络媒介的现代模式，在档案管理工作中是相互依存发展的。传统模式作为档案信息的主要存储介质至今依然行使着历史使命，得到档案工作者的广泛认同;而后者是档案科学管理的标志。两种模式由于其不同属性和特点，使得两者互相依存，相互兼容，协调发展并长期存在。所以需要建立起一种传统和现代并行的双轨制管理模式，消除两者之间在管理过程中的冲突，发挥各自的优势。

“双轨制管理模式”是指在文件生成和运转过程中两者共存，这是由于受当前技术、法律的制约，很难保证电子文件安全可靠，很难保证让社会特别是司法界承认电子文件的法律效力。还需要以传统模式为主要档案体系，同时建立现代档案系统——即两者版本文件同步随图书馆管理流程运转。根据传统模式中所建立的图书档案的三种保管期限的档案类型，对纸质文件和电子版文件进行不同处理手段。对于短期保存的图书馆档案文件，两种档案双双归档，档案期满后，如果纸质档案销毁，则电子文件成为“资料”后集中于档案部门和信息技术部门。对于永久性保存和长期保存的档案文件，应形成两种类型的两套档案，并尝试实现将计算机生成的电子文件转换成纸质文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存。总的来说，双轨制管理模式是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，保证传统档案管理模式不变的前提下，积极发挥传统模式的不同社会属性和功能。

档案管理对于图书馆管理工作作用巨大，它不仅为图书馆统计分析工作奠定基础，提出新观点、新思路，引导图书馆服务工作重点的转移，使图书馆的业务工作稳步有序地向前发展;同时也是图书馆人力资源建设，为馆领导决策任用、选拔、培养干部及进行机构的岗位设置提供准确、翔实的依据。

所以，应根据档案管理中传统模式和现代模式各自的优势和不足，形成高校图书馆档案管理的“双轨制管理模式”，提高图书馆档案管理效率，满足高校扩招和发展过程中图书馆的作用和功能。

［1］潘涌.高校图书馆数字化档案管理的探索［J］.中国成人教育，2008，(11).

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