“石油物资分类及编码”的探索

□ 文/罗爱珍 江鹏

正确的物资分类和编码在现代软件管理物资过程中显得格外重要。如果没有物资分类和编码，我们就不能用计算机对物资进行管理。物资分类和编码如果不正确，我们在物资管理的过程中就会造成混乱：一是遗漏采购物资而缺货，严重影响石油企业的生产和生活；二是会造成库存积压浪费大量资金。物资和编码的关系是一一对应的。

物资分类和编码

物资分类是将物资划分为不同类别，对重要物资和非重要物资在整个物流过程中进行差异化管理。物资编码是指在计算机软件管理物资的过程中，给所有物资编制号码，使物资有它自己的身份证编码。编码是将所有软件模块串在一起的主线，物资所有信息都是依附在编码上才能在软件中运行。软件初始化最重要的工作是给物资编码。软件使用最大的优点就是能将物资的各种信息永久保留，并能快捷地随时查寻物资的历史信息进行管理分析，此外，还可从软件中导出各种报表为领导提供决策依据。

中国石油物资分类和编码

自上世纪末，中国石油行业开始尝试使用简单的计算机软件管理物资，当时汇集各油田物资方面的专家对整个石油系统物资进行分类和制定编码：石油物资分为60个大类，每个大类又分为无数个中类，中类下面又分无数小类，小类下面是品名。其中大类是2位编码、中类是2位编码、小类是2位编码、品名是2位编码，到名称已经占据了8位编码。后几位编码，不同的油田有不同的编法，有的是随机的，有的是有严格的规定。编码总位数是14位，最近有些油田因为位数不够用而升级为18位，和中国居民身份证位数相同。

中国石油海外公司的物资分类和编码

中国石油的大多数海外公司是和西方石油公司进行联合作业的，这些海外公司已经将中国石油的管理经验和西方石油公司的管理方法进行了有效的结合。在中国石油海外公司中，苏丹1/2/4项目是8位编码，委内瑞拉是8位编码，北部扎旗是8位编码，而哈萨克斯坦PK项目是5位编码。这几个海外公司只按联合公司的实际情况进行了简单一级分类。而苏丹六区、3/7区，苏丹炼油厂，阿塞拜疆等海外石油公司则完全按照中国石油物资管理的要求进行分类和编码，编码是14位数。这些公司都能用计算机管理好物资的整个流程。

哈萨克斯坦PK公司正在使用SAP软件管理物资，所有物资只简单分成38个大类，编码位数仅5位，到目前为止PK公司整个油田物资已达到66,332个编码。所有的编码都是随机的，物资描述是两种语言（英语和俄语），两种语言的应用比全中文的国内油田管理更为复杂。哈萨克斯坦PK公司软件管理覆盖物资流程的全过程。

建议对策

随着计算机应用软件的不断升级和发展，中国石油的物资分类和编码能否与时俱进，进行精简化管理是值得思考和探讨的。物资分类分到大类是合理的。中国石油集团公司目前物资分为60大类，前两位编码作为大类已经足够使用。中类、小类4位数的编码可以取消，强化物资名称描述。在软件管理中，如果需要重要物资信息，只要按名称查询，这类物资所有品种、规格和型号的物资都会显示在列表中。现在的计算机软件非常智能，名称排列同样会按相同的物资规格大小显示在一起，也可导出相应的报表；如果需要类别方面的信息，到大类已经足够。国内外多家公司的实践证明：物资编码的位数是8位至14位比较合理。

用一个复杂的物资分类和编码，需要人员长期固定工作在一个岗位才能熟练地运用好。物资分类和编码最常用的人员是日常操作计算机物资采办管理的人员。这些人员的岗位属于重要岗位，按照现代化企业管理要求必须执行轮岗制。继续按照现有的物资分类和编码方法会大大降低工作能效。中国石油作为现代化的国际化企业，在管理中的一些小小改变最终可能大大提高效率，节约成本。