医院综合档案室的数字化建设

张莉

(苏州大学附属第二医院 江苏苏州 215004)

随着社会信息化程度的加深,医院的各项管理工作迎来了新的契机,为了推动医院的可持续发展,作为医院管理一部分的档案管理工作也需要顺应时代潮流,加快医院综合档案室的数字化建设步伐,对档案资源进行合理配置,科学管理。

1 基本概念定义

医院综合档案是指医院在发展过程中各职能部门及临床各科室在其职能和业务活动中所形成、积累和归档保存的各门类和载体档案信息的总称。以我院综合档案室为例,目前,保管着包括从医院成立以来的所有的文书档案、会计档案、科研档案、教学档案、设备档案、基建档案、荣誉实物档案、声像档案、照片档案等在内的各类档案。

医院综合档案的数字化是将医院综合档案利用计算机技术、高速扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、存储技术等技术手段,转化为具有有序结构的档案信息库,以达到及时提供利用,实现资源共享的目的。

2 加强医院档案室数字化建设的必要性

2.1 医院数字化的过程推动了医院综合室档案数字化的进程

随着新医改意见的出台,以及计算机信息技术的发展,为了给病人提供方便有效的医疗服务水平,大部分综合性医院已经广泛采用医院信息系统,改变了传统的医院运作模式,向数字化医院转变。

反映医院运作情况的档案以电子文档的形式逐日累积,形成巨大的数据仓库。医院档案数字化管理水平的滞后,严重影响了医院管理水平的提高,阻碍了医疗技术及服务水平的发展。这也促使医院综合档案室必须改变传统的档案管理模式,加快档案室的数字化建设。

2.2 保护原始档案实物,充分发挥各类档案的价值

医院综合档案室保管大部分是纸质档案,环境条件(包括温湿度、灰尘霉菌、光线、有害气体)的影响,纸张耐久性的差异导致部分纸质档案自然老化脆化,加之对档案实体的频繁翻阅,使之难免会出现破损、毁损现象。为了最大限度地延长其物理寿命,对其进行数字化加工,使数字化档案查阅利用取代翻阅档案实物,起到最大化保护原始档案实物的作用。

2.3 统一各类磁性载体档案信息格式,简化利用方式

医院综合档案室保管的一些如录音带、录像带、DV带等磁介质载体档案,利用起来具有其局限性。因为一方面能够读取这些磁介质载体档案的设备格式众多,兼容性差,不能满足档案网络化的需求,另一方面随着历史的发展,有的设备已经慢慢被更新淘汰,如果档案室保存这些设备,势必又需要一笔高昂的维护成本。我们需要及时将这些载体所储存的音频、视频或者图像等信息统一转化为可方便读取和利用的载体信息,存储在统一的平台或软件中,以随时提供方便快捷的应用。

2.4 简化档案的调阅程序,提高档案的查准率

以前查阅各类档案都要先到综合档案室手工查找案卷目录,再到档案库房进行纸质档案的查找。如借阅者对自己所需查阅的档案只有模糊的印象和需求,那查阅目录的工作量将会很大,准确性更是得不到保障。在纸质档案数字化处理后,利用完整的数字化的档案目录库,可以直接通过计算机在极短的时间内准确找到所需的档案,提高了工作效率。

2.5 打破档案利用的时空限制,有利于档案资源的整合和共享

一般的档案实体的利用受时空的限制,而数字化的档案可以以计算机网络为依托,组建的统一的数字化档案管理系统为平台,通过计算机终端的检索,档案利用人员在权限允许的条件下,不需要进入档案室,就可以调阅所需要的档案材料。最大限度的实现了档案信息资源的分享。另一方面也使医院的档案资源有效的整合起来,增强了档案的应用程度和适用范围。

3 如何实现医院综合档案室的数字化建设

医院综合档案的数字化工作面广量大,耗时耗财,必须在充分调研的基础上做好前提保障工作,循序渐进,分步实施,并对数字化过程进行有效控制,使室藏档案数字化工作顺利开展。

3.1 前提基础

3.1.1 领导重视 领导重视是做好档案数字化建设的前提,要把档案数字化纳入重要议事日程,与医院业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案数字化建设,使医院领导、中层干部、职工都能充分认识档案数字化的重要性,更好地支持档案数字化工作。

3.1.2 硬件基础 硬件基础是档案数字化不可缺少的基本条件和物质基础,所以要为档案部门配足备齐相对先进的设备包括计算机、打印机、扫描仪、数码摄像机、复印机等。

3.1.3 软件配备 除了包括常规的操作系统、各种语言处理系统和应用软件等,最重要的是结合医院室藏档案的特点定制一套实用的档案管理系统。

3.1.4 人员保障 档案的数字化工作需要大量的人力物力的投入准备,档案管理人员必须在具有专业的档案工作知识的基础上,努力掌握计算机技术、信息管理技术、网络技术及多媒体技术,改善知识结构,为医院数字化档案的发展奠定坚实的基础。

3.1.5 制度保障 为使数字化档案管理有章可循,医院还应根据数字档案工作的特点,制定全新完善、符合实际需要的管理规章制度,对数字化档案予以规范,通过建章立制保障数字化档案工作安全、有序地开展。

3.2 加强对数字化过程的控制

3.2.1 范围控制 由于传统归档方式、档案工作者的意识和鉴定标准的差别,原有室藏档案价值参差不齐。为了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置,最大限度发挥数字化成果的经济效益和社会效益,就需要对数字化档案的范围进行择优鉴选。

3.2.2 前端控制 为了从整体上控制文件和数字化档案的信息质量,对于正在形成的电子文件,档案工作要提前介入到文件管理阶段,关注文件的形成及其运动过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性。使文件管理工作和档案管理工作融为一体,把文件管理体系与档案管理体系看成是一个统一的系统工程。

3.2.3 质量控制 要重视数字化工作流程的质量控制。如纸质档案的数字化工作,对档案原文的扫描要按文件顺序逐页扫描,防止漏扫和跳扫;分辨率的确定应根据实际需要综合考虑,保证图像的清晰度。其次对数字化文件的格式的选择,也要综合考虑数据容量的大小,是否便于读取,满足对数字化、网络化系统的支持。

3.2.4 安全控制 由于数字化的档案信息不受载体传递的限制,时间和空间的制约性差,信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性。档案工作人员需要对数字化档案进行了双机备份、光盘备份和数据库备份,使所有档案在光盘、移动硬盘、OA服务器等载体上实现了高质量的存储和管理,并且制定严格的管理办法,分层次进行使用权限授权,对管理软件进行了防复制、防盗窃处理,使档案信息公开的可控性、保密性进一步增强。

总之,加强档案数字化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务水平的必由之路。

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