医学院校临床学院教学档案管理探讨

普 娜 李高峰 蒋永新 方 冰

（昆明医学院第三附属医院，云南省肿瘤医院 云南 昆明 650118）

医学院校临床学院教学档案管理探讨

普 娜 李高峰 蒋永新 方 冰

（昆明医学院第三附属医院，云南省肿瘤医院 云南 昆明 650118）

医学院校的临床学院承担着医学生的临床教学任务，临床教学档案是对医学院校教学档案管理的承接和补充。临床学院加强教学档案管理，能更好地为培养合格的医学人才服务，本文就医学院校临床学院教学档案的管理做一探讨。

医学院校；临床学院；教学档案

为了加强我院教学档案工作建设，充分发挥教学档案在医院管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和管理水平，逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥教学档案的作用，根据昆明医学院及本院档案管理的有关文件精神[1-3]，结合教学工作实际，本院的教学档案管理从以下几个方面开展工作：

本院把形成的教学档案分成两部分，一部分按本院综合档案室要求移交归档，另一部分按教学基础档案分类指导目录要求归档，并安排专人管理。

1 教学档案工作的基本原则

1.1 凡在教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像材料均属教学档案。

1.2 教学档案是衡量本院教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是本院档案的主体、核心和重点。

1.3 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

2 教学档案归档范围

2.1 归档原则

①必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。②必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。③必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.2 归档内容和重点

①归档的主要内容包括教学综合管理、师资队伍、教学工作、学科建设、本科学生工作、研究生工作、教学仪器设备管理工作等。②归档的重点是本院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同文件材料。

3 教学档案收集、归档、保管的基本要求

3.1 教学档案收集工作必须贯彻集中统一管理的原则，凡需归档的教学文件材料，必须遵循教学文件材料的自然形成规律，保持归档材料之间的联系，根据便于保管和利用的原则进行系统整理，必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性。

3.2 教学档案分为纸介质档案和电子档案两种形式，两种形式的档案都应存档保存。凡需归档的教学文件材料，尽量采用原件，规格相对统一，一般归档一份。一般用计算机打印，不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写，字迹要工整，图文清晰，并装订成册，利于长期保存。对于数字化教学资料,采取在电脑上分类归档的方法。对于电子档案，教学档案管理人员将本部门的电子教学信息采集汇总,按照内容和格式的统一要求进行修改编辑,然后保存在固定的文件夹上完成逻辑归档。电子档案归档工作随办随归,同时采取纸质文件与电子文件双重归档的方法,以避免电子文件的不可靠性。

3.3 教学档案材料存档期限严格按照本院按教学基础档案分类指导目录要求归档保存。

3.4 教学档案管理人员应于每学期开学、期中、期末对本部门的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按教学档案归档要求，进行系统整理、组卷、并编页号、卷号（盒号），装入标准的档案盒中，注明保管期限，档案目录按照评建管理软件进行计算机录入。

3.5 教学档案的保管和利用。每个部门必须指定专人负责教学档案的收发、登记、归档、保管等管理工作，各教研室应指定教学秘书负责，并有详细记录；必须存放在安全可靠、防火、防霉、防雨的地点；必须有专柜保存。

4 教学档案人员的具体工作要求

4.1 教学档案人员必须做好材料的收集、登记、保存、立卷归档和使用工作，减少教学文件、材料的丢失。要做到主动送交与上门收集相结合，归档范围内和归档范围外相结合，要采取相应措施将该收集的零散文件、材料收集齐全。积极催交、收集、加工来自各方面的信息材料, 保持资料的详实与完整, 并将其及时移交。建立教学档案分层管理办法, 每位从事教学及管理工作的人, 对自己所负责或从事的工作应有一个完整的记录, 并及时提供给档案管理人员。相应职能科室设兼职档案员负责收集整理本部门相关教学材料。

4.2 针对教学工作的特点,在实际收集中应注意做到:一是抓住两头集中收。每学年结束和下学期开始是教学档案资料形成的主要时间,要抓住时机,集中精力收集。二是任务变化及时收。教学过程中有时教学任务会发生变化。要及时了解掌握由新情况、新任务而产生的新资料,及时收集。三是特殊情况重点收。在平时教学中,有时会出现临时性的重要工作、会议、事件等情况,应有重点地予以关注,对形成的资料重点收集。对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学进程、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、成绩表等资料做到随时收集,对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。同时，定期检查档案材料,如发现应有而缺少的教学档案资料,应及时通过各种形式收集补齐,使之齐全完整。

4.3 教研室建立的教学档案尤其要注重收集和处理教师教学信息反馈与效果评价等教学质量监控过程的材料。根据不同学科的特色,各教研室要对教学资料收集的内容和范围作适当的调整和补充, 根据实际情况新增扩展相应的类别条目，以保证教学资料的完整性。

5 教学档案工作的检查、考核

实行档案综合目标管理, 把教学归档工作纳入年度科主任任期目标考核范围, 与科室效益、个人绩效挂钩。要求各部门兼职档案员按照医院档案工作五星级标准做好教学档案管理工作。本院档案业务部门随时了解、督促、检查、指导兼职档案员做好教学档案材料的收集整理工作。教学管理部门每学期期末对各教研室（组）教学档案管理情况进行检查，作为评优的一项重要指标。

[1]程岱峰,柳青.高校教学档案的收集与整理[J].北京档案,2006,9(1):30-31.

[2]齐洪涛.高校附属医院要注重教学档案的管理[J].赤峰学院学报,2008,3(27):103-121.

[3]任丽平.以教学水平评估为契机推动教学档案建设[J].吉林医药学院学报,2007,28(4):247-248.

R19

C

1671-8194（2012）10-0711-02