对档案馆应急机制建设的分析

张伟城

（广东实验中学 广东 广州 510055）

一、背景综述

突发事件大多是人命关天或对人们生活和经济建设工作造成重大影响的事件。不少发达国家都有《紧急状态法》，对如何应对突发事件作出明确的规定。

2003 年SARS爆发，给国人带来了对突发事件的切身体会，SARS事件的出现，凸现了我国在突发事件应急机制方面的制度缺失，也给我们一个启示:档案馆作为一个为公众提供文献信息服务的机构，应提高公共服务和社会管理水平，要加强行业安全管理工作，为此，也应建立突发事件应急机制，以保证读者和国家财产的安全。

档案馆作为一个为保管档案载体，提供信息服务的公共机构，建立突发事件应急机制，就是把加强行业安全管理，提高公众服务水平，应对突发事件纳入法治的轨道，以建章立制的形式，将档案馆有可能遇到或出现的突发事件告知工作人员。对工作人员进行有关处理突发事件的教育，增强群体防范意识、明确工作责任。消除档案馆里人员在突发事件发生的恐慌心理，提高科学、理智、迅速地处理各种突发事件和复杂局面的能力。并在突发事件的处理与善后过程中，依据突发事件应急机制的有关规定检查、评价有关工作和总结经验。

二、档案馆应急机制建设现状及其意义

2007 年某市市政园林局档案室发生墙内自来水管爆裂，导致档案室受淹的突发事件。事件发生后，档案工作人员由于缺乏科学的应急预案指导，未能及时采取得当的抢救措施，致使该市自20世纪50年代至今保存的各类档案遭受不同程度的损毁。从这个个案可见，我国档案机构应急机制建设存在不足，档案应急机制普及面窄，人员实战经验不足，难以应付突发事件，建立健全档案应急机制具有重要意义。

（一）档案馆应急机制建设存在的不足

1.档案防灾意识不强，预防范围狭窄。近些年，新建的档案馆，抗自然灾害的能力比较强，这难免使一些人滋长麻痹大意思想，也淡化了档案部门对应对重大突发事件的研究，在一些突发事件面前，不是措手不及，就是束手无策，给档案造成不应有的损失。随着电子文件的广泛应用，档案信息化建设的快速推进，档案应急管理的范围不断扩大。但是，目前档案防灾主要内容还一直停留在“八防”上。对于新载体的安全保管、档案数据库的维护，研究得不深入；档案信息网站建设防范措施并不十分严谨，从这一个个侧面就不难看出档案部门对重大突发事件估计不足。

2.档案部门间横向联系不紧。档案部门应对重大突发事件不能仅限于自身的力量，必须与相关部门联手进行。但是，多年来档案部门缺乏同专业部门的沟通和配合。假如档案馆发生火灾，消防部门不清楚档案馆的建筑构造和档案分布情况，在灭火过程中可能对档案造成不必要的损毁。档案部门加强与消防部门联系，让消防官兵了解档案馆房的结构、档案的门类、档案的分布，共同制定消防措施，必将达到事半功倍的效果。

3.档案馆防灾应急技术设备落后，档案管理人员缺乏防灾实战演练的经验。当前，档案部门普遍存在投入少、资金缺、技术落后、设备陈旧的问题。且不说在重大突发事件来临时难以迅速转移档案，就是必要的日常管理设施也难以完备，更不能奢望及时采用先进技术。这具体表现为不能按时足量更换和配备消防器材，防盗、防火自动监控系统的安装覆盖率更是低下。近些年，常见档案部门组织开展诸如防火等演习，但是实际效果并不理想。紧急关头不会使用消防器材，打不开库房、卷柜门，找不到电源开关和联系电话的现象时有发生。这说明很多演习只注重了形式和过程，没有注重实践和对档案人员心理素质的磨炼，也说明档案部门还没有完备的行之有效的应急措施。

（二）建立档案馆防灾应急机制的意义

突发事件的发生除其具有突发性外，往往还具有不确定性、不可预料性以及不可抗拒性，由此产生的灾害将直接危及档案的安全，还将直接关系到国家安全和经济社会发展的大局，更关系到人民群众的生活和生命财产的安全。因此，档案馆要结合自身实际情况，建立健全档案馆安全应急处置预案，形成“横向到边，纵向到底”的预案体系，完善安全监督和管理的工作机制，增强档案工作者的防灾意识，提高应急反映、协调配合和有效处置突发事件的能力，做到常备不懈，随时准备应对可能发生的各类突发事件，有效避免、防止和减少危害档案安全事件的发生，确保馆藏档案的安全。

三、如何建立档案馆安全应急机制

（一）档案馆安全现状评估体系

档案馆安全现状评价，就是通过对档案馆服务系统运行现状及安全管理情况的调查分析，进行危险、有害的因素识别，并做出危险、有害因素危害程度的评价。通过该评价，可以找出档案馆日常管理存在的危险、有害因素并确定危险程度，提出合理可行的安全对策措施及建议。

档案馆安全现状评价涉及馆藏资源、管道系统、安全防护、建筑物结构和相关配套辅助设施及管理制度等方面内容，评价其是否符合安全规范要求。安全现状评价的内容包括：（1）危险、有害因素辨识；（2）采用科学合理的安全评价方法对危险、有害的因素进行评估；（3）对发现的事故隐患，根据量化的安全状态参数值，进行整改优先度排序；（4）提出安全对策和建议。

档案馆安全现状评价的工作程序应该包括：（1）确定安全现状评价范围。（2）通过对档案馆管理流程进行详细分析，辨析可能存在的危险、有害因素及其分布，并根据评价对象的特点，选择合适的安全评价方法。（3）科学、合理地分析安全评价。通过查阅相关资料、现场检测及与档案馆工作人员座谈，对每一安全评价对象进行分析，对其可能存在的危险、有害因素进行分析评价。（4）确定评价结论，并完成安全现状评价报告。

档案馆安全现状评价要有重点、有步骤进行。重点对安全管理制度、安全管理组织、档案馆主体、安全防护设施等内容，运用选定的分析方法对存在的危险、有害因素和事故隐患逐一分析，确定事故隐患部位、预测发生事故的严重后果，同时进行风险排序，结合现场调查结果以及同类事故案例分析其发生的原因和概率，模拟发生灾害性事故时的破坏程度和严重后果，为制定相应的事故隐患整改计划、安全管理制度和事故应急救援预案提供数据。

档案馆安全管理制度应当重点评价：该馆在安全管理方面是否有主要负责人、分管负责人和安全管理人员，是否建立健全岗位安全责任制；是否建立安全教育、培训制度；在重要场所是否有防火、防水、防潮、防高温等警示标志；是否建立了安全检查、事故调查处理、奖惩等规章制度；是否建立健全事故应急救援预案等具体评价内容有：（1）安全责任制的人员构成；（2）安全责任制的公示形式；（3）事故应急救援预案的可行性；（4）主要负责人、安全管理人员的安全知识和管理能力培训、考核办法的规范性；（5）警示标志的规范性和完整性。

安全管理组织评价主要包括员工的安全培训、安全警示标识设置、事故应急救援预案的设计与演练等内容。检查并评价图书馆是否采取办培训班、专题讲座、安全技能等训练等形式，进行安全知识和安全技能的培训，以不断提高档案馆工作人员的安全意识和避险组织及自救自护能力。安全警示标识有提示和警示作用，在重要、危险场所需配有易于理解的警告或提示。事故应急救援机制是针对最可能发生的事故专门设计的应急救援措施，包括主要救援机构和人员的配备、馆内应急资源的配备、其他救援资源的调节和协调等。通过演练，可以提高事故处理的正确性和救援效率，最大限度降低事故损失。

档案馆主体的安全现状评价包括整体布局、周边环境、档案馆建筑结构设计、馆内设备设施和资源存储情况等，要重点注意档案馆在防火、承重能力和安全通道等方面存在的安全隐患。在评价时要全面考虑，既评价设备本体安全，又评价辅助设施的安全，以及防护设施的完备情况。网络安全系统不完善，也容易受到外部人员的网络攻击，网络安全现状评价也要内如评价范畴。

安全防护设施重点评价防火防潮防光设施、安全通道和公共卫生三个方面。防火设备及装备的规范性、完备性程度对于预防和控制火灾起着重要的作用，防潮防光设备有利于档案长期和完好保存，均应引起重视；安全通道评价要充分考虑人员疏散和合理设计，还应对市内设施布局的通道进行评定；公共卫生方面，长期保存和通风较少的档案文献一般带有可传染性的病菌，档案馆应采取相应的杀毒消菌措施。

档案馆应当依据安全评价报告编制事故隐患整改方案和实施计划，完成安全评价报告，并根据报告结果，提出消除安全隐患的建议和措施。

安全现状评价报告，建议参照如下所示的主要内容。

（1）前言

（2）目录

（3）评价项目概述

a评价项目概况；

b评价范围；

c评价依据。

（4）评价程序和评价方法

a评价程序；

b评价方法。

（5）危险、有害因素分析

（6）事故原因分析

（7）对策措施与建议

（8）评价结论

（二）档案馆防灾应急和抢救机制

档案馆防灾应急和抢救机制是档案保存机构机构为消除潜在的危险和将预料之外的灾害的破坏性影响减少到最低程度而制定的一系列成系统的应对方案，包括对灾害的预防和准备措施、灾害发生后的响应机制和步骤、灾害过后的恢复措施以及在这些过程中的人员配备、权责划分等。有四个基本要素:(1)预防。对灾害要防患于未然，根据实践利用科学知识合理设想未来可能会发生的灾害，扼杀现实中可能引发灾害的苗头;(2)准备。对灾害要未雨绸缪，在灾害发生之前就做出响应和恢复计划，对人员进行灾害处理的培训，储备必要的资源和技能;(3)反应。在灾害情境出现时，相关人员要及时出击，在有限的时间内尽可能多地抢救人员和重要的物资，遏制灾害事件的扩大;(4)恢复。灾害过后，运用资源、人力进行恢复和重建工作，将灾害的损失最小化。

档案馆防灾应急和抢救机制是档案馆处理灾害过程中的行动纲领，是加强人员安全和档案保护的工具。它由三个特点：(1)全面系统性。应急预案对上级与下级、人员与物资、自身与外部、平时与“战时”、库房与外部环境等方方面面的关系做出规定;(2)简明、易于操作。灾害不会留给人们思考的时间，人们必须在最短的时间内依据应急预案的规定做出正确的判断和决策;(3)灵活机动性。无论是自然灾害还是人为灾害，其规模、程度都具有不确定性，其过程中的偶然因素更是让人们始料不及。这就要求档案人员在灾害过程中发挥主观能动性，按照应急预案确定的原则，果断处置。

制定、预演、完善是防灾应急和抢救机制的三个不同的方面，三者作为一个有机联系的整体，相互影响。

按照对灾害的处理程序，防灾应急和抢救机制的制定主要由以下几部分:(1)总则。包括应急预案针对的可能出现的灾害和应急预案的领导机关及职责;(2)保障人员安全的措施;(3)灾害发生后的响应机制和步骤;(4)对不同灾害的具体应急措施;(5)如何开展恢复工作;(6)附录。包括档案馆的平面图、人员疏散方案、工作人员分组名单、档案馆及相关单位的电话表、抢救出档案的排列顺序、现有应对灾害的补给品等。预案要求档案人员具有足够的经验和技能，所以，预演是必不可少的。日常演练实际上是通过对突发事件的动态模拟，使指挥人员与执行人员获得练习的机会，从而降低突发事件决策的难度和风险，减少行动上的失误。进行演练正是要帮助档案人员和抢险人员熟悉该机制的工作要求和程序，保证他们对救灾设备、物资能够熟练地操作和运用，在培养良好技术素质的同时，锻炼良好的心理素质。

档案馆防灾应急和抢救机制应根据实际情况的变化及时更新。如果机构人员、重点部位、物资装备、档案存址等情况发生变化而不能及时调整，将不可避免地造成机制低效，甚至失效。此外，根据国家相关法律法规的制定、修改和完善，以及应急处置和演练过程中发现的问题和出现的新情况，档案防灾应急和抢救机制也应及时修订。

四、结束语

档案馆是长期保管档案的机构。我们应居安思危，从重视档案的价值出发，将安全管理放在首位。开展档案馆应急机制建设，及时发现危害档案安全的因素，建立各项安全管理制度，提高档案工作人员的安全知识和技能，最大限度减少各种事故的发生，降低档案损失。

[1]刘功智，刘铁民.重大事故应急预案编制指南[J].劳动保护，2004，（4）.

[2]姜景波.档案部门制定突发事件应急预案的思考.兰台世界，2007，（4）.

[3]李湖生.如何提高突发事件应急预案的有效性.现代职业安全，2008，（4）.

[4]郑丽.突发事件档案工作的特点和要求.兰台世界，2006，（2）.

[5]潘松华.关于图书馆建立突发事件应急机制的思考.山东图书馆季刊，2007，（4）.

[6]王立荣.图书馆安全现状评价模型研究.国家图书馆学刊，2007，（4）.

[7]张良.电子文档安全与保密的管理和技术探讨.安徽建筑工业学院学报，2007，（12）.

[8]朱爱卿.浅析电子化档案管理.云南档案，2006，（5）.