档案的提供利用要求及途径综述

丁 红

（杜尔伯特蒙古族自治县房地产管理处 黑龙江 大庆 161200）

档案提供利用工作是档案馆（室）通过一定的方式和方法提供档案为利用者利用，为社会主义各项事业服务的工作，习惯上亦称档案利用工作。其内容基本上包括两个部分:一是准备档案检索工具，介绍和报道档案馆（室）保存档案的内容和成分，为提供利用做好准备。二是通过各种方式和手段提供档案为社会各项工作服务，这是目前档案利用工作的核心。

一、档案利用工作的要求

1.有正确的服务观念，良好的服务态度

服务性是档案工作的基本属性之一，是档案工作赖以生存和发展的基本原因。因此，档案工作者要树立服务观念，改变档案服务的被动状况。变过去你上门我服务的被动服务为积极寻找信息的主动服务，同时努力提高服务水平；端正服务态度，热情、主动、负责，熟悉自已的服务对象，依据自己的服务市场，深入了解广大利用者的需求，及时、准确、有效地为利用者提供有价值的档案信息。

2.充分研究和了解社会需要，熟悉馆(室)藏档案

（1）职能机构办事人员的利用需求

与其所承担的业务工作任务相适应。他们经常需要利用具有业务指导作用的档案，其利用需求往往以特定的某份文件为对象，具有较强的专指性。由于具体工作十分复杂，这类用户的需求往往带有较明显的随机性，并且对利用时间有着严格的要求。

（2）中枢秘书机构办事人员的利用需求

具有较强的系统性、全面性特征。由于这类用户要帮助领导者制订计划、做出决策、组织生产、协调工作，所以，他们必须掌握大量的、系统的回溯性档案信息材料。

（3）领者导利用需求

表现出以下两个突出的特点：①他们对档案信息的利用需求具有浓缩性的特征。如向上级部门汇报工作时，他们需要查考历年的基础数字及某些重要问题的处理信息材料。这类需求不是直接用档案原件就可以满足的，它需要档案工作者或文秘人员对档案信息进行加工、提炼；②领导者的档案需求，具有间接性的特征。多数领导者受到工作时间的限制和档案相关信息分散性的影响，往往不能亲自到档案室查阅档案，而是通过文秘人员间接地实现其需求。为此，档案室工作人员应主动了解和掌握有关领导者的需求动向，结合单位的工作或生产计划及工作任务，为这类用户提供及时、准确、系统的档案信息服务。

（4）基层管理者对档案信息的需求

基层管理者主要从事业务管理、事务性工作。其利用特点是：①需要具体、详细、实用性强的信息，能对具体工作给予帮助。档案人应编制详细的检索工具，以方便查询。②需要关于管理对象的有关信息，范围相对固定，如会计人员利用会计档案、销售人员利用销售档案。③主要利用企业内部信息，且比较有规律，档案人员应注意其利用规律，有针对性地开展工作。

（5）科研人员档案需求

①愿意利用原始材料；②查全率要求比较高；③时间上相对较宽松。

（6）工程技术人员档案需求

从档案信息的性质来讲，要求具有针对性强和内容具体的档案，如查找某个具体的图形、数据、报表等；从档案信息的内容来讲，比较注意专利文献和标准化材料，需要同类课题、同类项目或同行业的最新信息；在利用时间上，要求迅速和及时。

熟悉馆藏是档案人员的基本功，更是开展好服务的前提。熟悉馆藏，就是熟悉档案馆(室)保存档案的内容、成分、数量以及存放的库房位置；熟悉每一个全宗档案的形成、整理状况以及全宗之间、全宗群之间的有机联系；熟悉每一个全宗档案的利用价值。尤其对那些重点全宗和珍贵档案更需“如数家珍”。

3.正确处理基础工作与利用工作的关系

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索等工作是整个档案工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会服务的环节。基础工作为利用工作提供物质保障，创造工作条件。没有基层工作就无法开展利用工作。利用工作直接体现档案工作的目的与方向。它反映了基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作.基础工作就失去了存在的意义和工作目标。因此，必须妥善处理好它们之间的关系，既要重视基础工作，又要看视利用工作，既不能重管轻用，也不能重用轻管。

4.正确处理利用与保密的关系

从根本上讲，档案的提供利用和保密是—致的，都是为了更好地发挥档案对学位与社会的积极作用。保密的目的，也是为了更好的利用档案信息资源。保密只是相对地把档案的使用限制在一定的范围内，而且随着社会的发展和环境条件的变化，档案保密的等级、范围、对象等也在不断地发生变化；为了合理地处理好两者间的关系，首先，必须澄清思想，肃清长期流行的“左”的“利用危险，保密保险”的错误思想；相反，档案开放后出现的“档案无密可保”的思想倾向，也是非常有害的。其次，要适时地研究、审查档案的内容，依法开展档案的解密、降密工作，减少繁琐的利用、审核手续，方便广大档案用户的正常利用。档案在什么情况下可以提供利用，在什么情况下需要保密和控制使用，都必须服从党和国家及人民的根本利益，在这个大前提下，将两者有机地统一起来。

二、档案提供利用的途径

1.通过提供档案原件，满足档案用户的利用需要

开辟阅览室，让档案用户查阅所需的档案原件，但比较珍贵的档案原件及容易损坏的历史档案，则不宜通过这种途径直接提供给有关的档案用户使用。

档案一般不借出馆外使用。但在某些特殊情况下，为了照顾党政领导工作上的方便或必须使用原件作证时，也可以暂时借出使用。档案的外借使用，要有严格的制度，必须经过一定的批准手续，借出的期限不宜过长，数量也应有必要的控制。出借档案应认真清点，借用单位要对档案的保密和安全负责，保证按时交回。档案收回时要认真细致的清点检查，借还档案要有记录和签收手续。

2.制发档案复本服务

制发档案复本服务，是指档案馆根据档案用户的合理需要，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制、摘录等手段，提供档案复制品的一种服务方式。

制发档案复制品时，对复制珍贵及易损档案应严格控制；复制应履行一定的审批手续，复制后应对照原件认真校对；必要时还应注明档案复制件的出处，并加盖档案馆的印章。此外，档案馆应对制发复制本的范围、审批权限等作出明确规定。

3.通过提供档案信息加工品，满足档案用户的利用需求

编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、会议简介、专题概要、年鉴、图册、图集、科技成果简介，制发档案证明，编纂各种档案史料书籍等。

4.档案展览与陈列

档案展览与陈列服务，是指档案收藏部门按照一定的主题，以展出档案原件或其复制品的方式系统地揭示和介绍档案馆藏中有关档案的内容与成分的一种具体服务方式。

5.制发档案证明服务

档案证明是指档案馆根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆藏档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。

有些单位和公民，为了解决、处理或研究实际工作中的某些问题，常常需要档案馆为之提供有关的档案信息，以便证实和核查有关事项在档案中的原始记录情况。在这种情况下，档案馆（室）就可以依据档案用户的合法申请或询问，为他们提供制发档案的证明服务。

6.档案目录信息服务

档案目录是联系档案用户与档案馆（室）的一个重要桥梁。档案用户只有借助于一定的档案目录信息，才能顺利地实现其利用需要。由于档案信息的特殊性，许多馆藏在档案馆（室）必须采取一定的服务方式，消除档案用户的需求障碍，促进其利用需求的产生与实现。实践表明，印发、出版、交换档案目录，是一种有效地解决问题，提高库藏档案利用率的服务方式。

在档案馆工作中，档案工作者可在了解社会利用需求的特点、发展趋势的基础上，有计划地出版档案目录、索引、指南等档案信息材料、有效地帮助档案用户了解馆藏档案信息资源状况，引导档案用户顺利地查找档案。

[1]张菊兰.档案利用的“二次革命”[J].档案学通讯，2005年01期.