浅谈房地产档案的整理

邓学伟

（鹤岗市城市建设综合开发公司 黑龙江 鹤岗 154100）

房地产档案整理就是把处于零乱状态的房产资料和需要进一步条理化的房地产文件材料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化的过程。在当今社会上，房地产档案在经济发展中处于极为重要的社会地位，要想把房地产档案真正运用到经济发展中，必须要先行整理规范，才能为利用服务。下面笔者就如何整理房地产档案谈点粗浅的认识，与社会同仁交流。

一、房地产档案整理的内容

房地产档案整理的主要内容包括档案的分类、立卷、案卷的排列和案卷目录的编制等。一般情况下，房地产文件材料由房地产管理部门按照归档要求和平制度进行组卷，并按规定时间交给档案室保存。档案室的档案整理工作，主要对接收的房地产档案在一定范国内进行进一步的系统整理，包括档案的排列上架、编制检索工具等。

二、房地产档案整理的原则

房地产档案整理必须遵循以下原则：l.保持房地产原有文件材料的真实性和历史联系。保持房地产文件材料之间的历史联系很重要，它是房地产管理活动规律的重要体现。整理房地产档案不能按照人们的主观意愿将文件随意组合，而是要掌握文件材料固有的联系和自然规律。2.便于保管和利用。整理房地产档案的主要目的是便于保存和查找，便于提供利用。因此，整理房地产档案时，在保持历史联系等原则的同时，还要充分考虑房地产档案的保管和利用的方便。

三、房地产档案的分类

档案分类指全宗内档案的类别划分，档案必须按全宗来整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗档案不能混杂。房地产档案的分类方法可以采取以下几种形式：l.年度—机构一问题分类法。即一个年度内的文件材料按机构分开，再按问题分类组卷。如将2000年度所有房地产文件材料集中在一起，将这部分房地产文件材料按照问题分开组卷。这一形式的分类主要适用于国家级、省级房地产管理部门。2.年度一问题分类法。3.问题—年度分类法。后两种分类法适用于地(市)、县级房地产管理机构，机构的变动不会影响档案的分类整理，因而是较为行之有效的分类立卷方法。房地产档案的问题分类可分成综合性文件材料，调查、登记、统计等几个类别。以上几方面的内容，还可以继续按各类专业活动内容进行细分。一是房地产综合类。指房地产管理档案的综合材料，包括房地产管理综合性计划、总结、报告、经费预算、请示批复、房地产管理会议文件、技术规程等。二是调查类。包括房地产产权产籍调查、土地资源调查等方面的内容。凡在这些活动中形成的、具有保存价值的文件资料，都是这类档案的来源。如综合材料、现状材料、权属调查材料、房地产测量成果、自然条件调查、检查验收及技术鉴定、变更调查材料等。三是登记类。不动产登记档案主要包括登记公告、登记收件单、登记申请书、登记审批表、房地产调查表、房地产图纸、土地证、房屋产权证、申请人的身份证明及相关的委托书、权属证明材料、交纳税费凭证、登记簿、登记分户册、权利证书签收簿等。四是统计类。统计档案包括初始统计和年度统计过程中形成的有保存价值的材料。

四、组卷程序

房地产管理形成的文件材料经过分类以后，还需要对每一类别的文件材料系统化，组卷就是这种系统化的整理过程，也就是在每一类别内按照文件材料在形成过程中的有机联系组成案卷。案卷是每一份具有内在联系的若干文件材料的组合体，是档案的基本保管单位，所以案卷又称保管单位。房地产文件材料的组卷要充分反映房地产管理活动的来龙去脉、便于查找、提供利用、有利于房地产文件材料的管理和保存的原则进行。

（一）组卷方法

房地产文件材料的组卷方法有以下几种：一是按问题组卷。将房地产管理文件材料内容所反映同一问题或有关同类性质、同一方面工作的文件材料，根据其形成的情况，归纳、合并组卷。或者进行分析，分开组卷。例如房地产管理工作的计划、总结，由于文件数量均较少，内容又较相近，可合并立卷；又如房地产权属调查、不动产登记工作形成的文件材料数量较大，一个市、县房地产管理部门就可达几十万份，由此形成的档案可分别组卷。二是按时间组卷。这里的时间指文件材料形成的时间。按时间特征组卷就是将属于同一时间(一般为同一年度或同一季度)的文件材料集中组卷。如统计形成的统计报表，大都按这种特征组卷。三是按行政区域或地理特征组卷。房地产管理文件材料按行政区域或地理特征组卷可以反映房地产管理活动的规律，也便于房地产档案的保管和利用。实践证明，以上几种组卷方法是行之有效的，它保证了案卷质量，也便于档案的检索和利用。但在实际工作中，往往不是只按上述某—种方法单独组卷，而是几种方式的结合使用。如将城镇房地产登记的文件材料集中在一起，按城区，街道、街坊——土地号组卷排列，即是按问题组卷和行政区域地理特征组卷的结合。房地产文件材料的形成及文件材料之间的联系错综复杂，组卷时要具体问题具体分析，同时还要注意便于管理和使用。案卷厚薄应适宜，过厚或过薄都不符合归档要求。

（二）案卷内房地产文件材料的整理

所谓案卷内房地产文件材料的整理，是指对案卷内文件材料进行排列、编号、填写卷内目录和备考表的过程。案卷内房地产文件材料的排列必须反映出一组具有联系的文件材料的连贯性和系统性，反映出文件材料的形成规律。排列的方式可以有下述几种：一是按时间顺序排列；二是先按问题相对集中，再按时间顺序排列；三是按重要程度排列。城镇房地产权属调查和登记文件材料的排列。由于城镇房地产权属调查和登记以土地为单位开展，多数情况下一个土地内为一个权属单位，但也有一土地为几个土地使用者共同使用的现象。因此城镇房地产权属调查可以按土地或使用者为单位，将一个土地或土地使用者所有调查材料组合在一起，地籍图可单独按卷幅号排列。房地产统计卷内文件排列与房地产综合性文件排列的方法大体一致，它的时间性较强，因此卷内按时间顺序排列更有利于查找和利用文件材料。文件材料排列好后，要按统一方法编写文件材料的页码，以固定文件材料的次序。页码一般从文件材料的第一页开始编起。图纸可在右上角编张号，照片在背面右上角编张号和所对应的底片号。为了便于查找卷内文件材料，在确定案卷内文件材料的排列次序后，需要填写卷内目录。卷内文件材料的目录包括：顺序号、文号、文件材料名称、日期、文件材料起止页号、备注等内容。顺序号是指卷内文件材料的件号，一份文件为一个号，包括正文和底稿，按顺序编排的流水号为顺序号；文号指文件的字号，有文号的需填写上文件的字号；文件材料名称，有文件标题的可照抄文件标题，无标题或标题不确切，不能反映文件材料内容的，需拟写文件材料的起止页号；备注栏用来说明文件材料的特殊情况。卷内目录一般置于卷首，以便查找利用。备考表用来说明卷内文件材料在归档过程中发生的情况以及记载变更的情况。例如：××年度xx户证号xx发生××变更凭证号××。它对于显示房地产档案的动态性尤其重要。卷内目录及备考表的填写要求一律用钢笔或档案专用圆珠笔，字迹工整，不得随意涂改。

（三）案卷封面填写及案卷装订

卷内文件材料整理好后，还要填写案卷封面。案卷封面的内容包括：立档单位名称、分类名称(或机构名称)、案卷标题、卷内文件起止日期、总页数、保管期限、密级、全宗号、目录号、分类号、案卷号等。案卷封皮写好后进行装订，装订可采用软卷皮、硬卷盒结合使用的办法。用软卷皮装订小卷，然后集若干小卷装卷盒。如城镇土地登记文件材料，一个土地使用者的相关材料可立成一个小卷，再以街坊为单位，一个街坊的若干使用者的小卷归入一个硬卷盒。图纸装入档案袋或平放在图纸盒里，照片、底片放入照片档案像册中。

（四）编写案卷目录

案卷编目是房地产档案整理的重要内容之一，即在案卷次序排列之后，将案卷逐个登记到案卷目录上，并编制成各种档案目录的工作。档案编目是用一定的方法，确定房地产档案整理的前后次序，以保持各案卷之间的有机联系。档案目录是档案的花名册。房地产档案案卷编目的方法有几种：一种是按档案分类进行编目，另一种是按档案的保管期限编制案卷目录。例如，案卷目录可细分为永久、长期和短期，不同保管期限的案卷目录，要分别装订，形成各自的检索工具，案卷目录一般包括顺序号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限和备注栏等内容。顺序号是案卷的编号，案卷标题必须与案卷封面上的标题一致，起止日期指案卷内最早和最晚的文件日期，卷内文件页数指卷内文件的实有页数，备注栏用来说明个别档案的某些特殊情况以及某种变化情况。案卷目录一般要编制一式2-4份，其中一份作为保存备用，其他的供日常使用。