档案管理思想与方法的现代化

王艳红

（绥化市儿童福利院 黑龙江 绥化 152000）

一、现代管理思想是现代化管理行为的基础

现代管理科学是以管理实践为基础，吸收了诸多学科的优秀成果和现代科学技术的原则方法建立起来的一门综合性学科。现代管理理论对管理行为的现代化具有直接的指导作用。档案工作的现代化必须以现代化的管理思想为依据，才能加快其进程。

档案管理现代化不仅是档案管理手段方式上的一场革命，更是管理思想上的一次飞跃。必须从我国档案工作的具体情况出发，克服思想上存在的落后观念和管理中存在的缺陷，代之以现代管理的理论和思想，以此促进档案工作现代化的发展。

从我国档案工作现代化的实践看，首先应在现代化思想的指导下，在制订了比较科学、周密的计划和方案的基础上，再来实施现代化措施和步骤，才能收到较好的效果。在一个档案机构中运用计算机档案管理系统，必须经过反复论证、全面考虑、综合平衡，才能最后确定。是采用缩微摄影系统还是光盘系统作为档案存贮现代化的手段，也不仅是一个技术问题，更是一个综合管理的问题，其结果仍然取决于管理思想现代化的水平。

二、档案管理组织机制科学化

现代管理学理论认为，管理具有四大职能，即计划职能、组织职能、领导职能、控制职能。一个组织机构要达到优质高效地履行自身职能，必须在下述3个方面具有良好的机制。档案管理的现代化要求档案组织也须具备科学的组织机制。第一，强化档案工作的计划职能，加强目标管理；第二，强化档案组织机制，提高组织效率；第三，加强领导职能，提高领导艺术。

三、档案管理现代化的重要性

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引，为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习，深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。

档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

三、档案管理组织机制科学化

（一）档案组织管理方法

档案组织管理主要是指档案事业管理，包括对档案行政机构、档案业务机构的管理。从档案工作的实际情况出发，基本的组织管理方法是行政管理的方法。

1.行政管理的方法。各级档案行政管理机构通过运用有关行政法规、制度、计划、协调、监督等手段进行管理。行政管理的方法是达到档案组织目标的主要方法。

2.经济方法。档案组织管理应注重经济效益，善于运用经济学的方法，研究档案工作投入产出问题，在有效的人力、物力范围内获得较大的社会效益与经济效益。

3.系统管理方法。档案组织从整体上看是国家社会组织系统的一个组成部分，自身又构成了一个完整的组织管理系统，运用系统方法应采取综合信息管理与反馈信息管理相结合。

4.预测方法。要通过对许多因素的分析研究，找出事物发展的未来规律。其基本步骤包括确定预测对象、收集有关资料、预测分析、建立模型、确定预测结果，主要采用定量与定性相结合的方法。

5.行为科学方法。档案组织管理的效果在很大程度上取决于对人的管理。行为科学在国外又被称为组织行为学、组织与人事学、人力资源管理学等，主要研究人的行为产生的原因及影响行为的因素，探索行为规律，提高控制能力。更好地达到组织目标。

档案组织管理是一项十分复杂的工作，可以运用的方法应是统计性、多样化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

（二）档案组织管理方法的科学化运用

不管采用什么方法、运用何种手段对档案组织进行科学管理，都要从我国档案工作的实际出发，综合分析各种因素，具体情况具体分析，不能生搬硬套，并要考虑到下列要求：

第一，不同管理方法应相互协调、互相补充；第二，不同方法的使用要力求准确、客观；第三，要考虑其适用性，不同管理环节应采用相应的方法；第四，要有一定的灵活性；第五，要注意经济型，尽量选择简便易行、投入较少的方法；第六，要特别重视管理方法的可操作性，即这些方法是可以投入实际运用的，而不单纯是理论的、空洞的。

[1]李自丰.解放思想 开拓进取 实现档案管理现代化[J].山东档案，2000（1）.

[2]朱永权.档案管理数字化系统的研究[D].重庆大学，2003年.