档案管理工作之我见

曹丽波

（宾县旅游局 黑龙江 宾县 150400）

档案管理工作对我国现代事业制度的健康发展起着至关重要的作用，档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。因此，做好档案管理工作要从以下几个方面谈起。

一、档案管理工作的目的

做好档案管理工作的目的是立足于我国现代化管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员的工作热情。

二、做好档案管理工作的意义

做好档案管理工作是适应社会发展的需要，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映单位整体发展状况。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理工作要不断改革，因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。科学规范的管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，一方面为单位高层管理人员及时了解单位整体状况，适时调整策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方可以肯定成绩，与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。同时也是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好素材。做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升本行业在市场经济中的竞争力具有重要意义。

三、档案管理目的在于档案的有效利用

档案的有效利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理自身价值的重要体现。要加强档案的开发利用，实现信息资源的共享，就必须加强档案基础管理。档案员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研等工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供、满足档案有效利用工作的需要。重要珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。综上所述，科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

四、提高档案管理人员的自身素质

作为一名档案管理的工作人员，首先，要提高档案工作的能力和水平，把档案工作作为一项责任和义务，能够让领导及时了解档案的动态信息，便于领导的工作安排与决策。其次，要注意管理人员的业务水平和服务态度，档案的管理工作比较复杂，管理人员要具备基本的操作技能和业务水平，并适应档案管理工作的需要，加强档案检索工作建设，建立档案目录中心，为利用者提供及时、高效、快速、准确的档案信息服务。同时，利用网络化传输速度及时，内容准确等特点，开展档案网格利用，实现档案信息资源共享。并要把档案法制化作为一项系统工程来抓，只有实现档案管理的制度化、法制化，档案管理工作才能发挥应有的作用。然而，目前形势的发展对档案管理工作提出了更高的要求，要充分利用各地的立法权限，建立一整套有地方特色的档案法律法规，使档案管理工作与时俱进，有法可依。与此同时，各部门都要建立健全档案管理规章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有这样，档案管理工作才能做到因地制宜、灵活有序，才能达到发挥广大档案管理工作人员工作热情的目的。

五、档案管理工作存在的问题

目前，档案管理工作仍存在逐多问题，一是在人员配备和案卷数量等方面都存在差距；二是在工作执行过程中脱离了规范化的管理手段，一般档案管理都是采取一台微机一个软件的管理办法，档案管理与提供利用远远不能适应档案网络化发展的需要，档案管理手段的落后，给档案工作带来消极的后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求；三是档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无；四是一些档案管理工作人员对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够。

六、做好档案管理工作应采取的措施

（一）强化档案执法力度，保证档案工作的深入贯彻与实施

《档案法》虽己颁布近二十周年，但档案法律法规的权威没有真正树立起来，档案执法的刚性也不够。一种违法行为的长期存在并呈普遍性，至少说明相关法律法规缺乏足够的震撼力和威慑力。尤其是在开展档案规范化过程中，对那些无视档案法规，危急档案安全或造成档案损失的单位和个人，要依法追究当事者的责任，以保证档案规范化建设的顺利开展。加强档案立法、执法力度。档案法规是档案工作的指南针，依法治档，用强制力强化档案意识的培养，营造以法促规范，以法促发展的良好的工作氛围，加强动态管理，完善执法机制，强化档案法制意识。

（二）建立健全切实可行的档案管理工作制度

由于档案工作复杂多样，形式各异，因此，要实行规范化的管理，就必须建立切实可行的档案管理工作制度，做到科学管理，档案排列整齐有序，并有检索工具，同时确保档案室安全，确保各股室中具有保存价值和有利用价值的文件能够及时立卷和归档。

（三）提高档案立卷工作质量

要使档案工作规范化、标准化，必须提高档案立卷工作质量，解决好立卷方法问题，有利于档案标准化管理的分类与检索。

（四）增强服务意识，提高服务水平

对档案管理人员来说，应该充分发挥其主观能动性，以自己的实际行动去影响，去争取领导的重视。就档案工作而言，档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。首先要爱岗敬业、忠于职守；其次要积极宣传，增强档案管理意识。

（五）综合利用各种资源，实现档案管理现代化

增强责任感，提高管理意识。档案管理工作人员只有涉猎广博的专业知识，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

七、结语

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应现代形势的需要，开创档案管理工作的新局面。因此，档案管理工作在社会发展中具有越来越重要的作用，档案工作纷繁复杂，为了使档案工作标准化、细致化、规范化，必须建立健全切实可行的档案管理制度，坚持立卷归档原则，严格文件的收发与管理，提高纸质档案立卷的质量，做好文件的存档工作。展望未来，机遇与挑战共存，只要我们抢抓机遇，避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我们特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理的道路，一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、制度化管理。