浅谈基层档案馆信息化建设途径

李洪涛

（鹤岗市档案局 黑龙江 鹤岗 154103）

档案是信息，信息是资源。如何进行档案信息化建设，优化档案信息资源配置是当前基层档案馆事业发展至关重要的问题。在知识经济初见端倪和入世给我国档案事业带来严峻挑战的今天，有必要对基层档案馆信息化建设进行思索，对创新档案工作机制进行探究，以拓展基层档案馆服务功能，满足国民经济和社会发展对档案信息需求，让基层档案馆走进专家学者、走进平民百姓。笔者就此谈点拙见。

鹤岗市档案始建于1958年，现馆藏档案122个全宗17万余卷，资料1.8万余册。由于受地理位置限制和多种因素制约，长期以来使馆藏档案信息形成了政治活动档案资料多，文书档案资料多，一般档案资料多；而专门档案和技术档案资料少，特色档案资料少，其它载体档案资料少的馆藏内容结构。这些档案信息主要是计划经济时代的产物，满足着过去以机关工作人员为主的服务对象。随着改革开放的深入，社会档案意识逐步增强，档案信息存储、加工、管理、利用也改变着传统方式，人们利用档案解决自己的工作和生活中的问题己成为一种行为。如今到市基层档案馆利用档案的人员，不仅仅是机关工作人员，还有企、事业单位管理者、科研人员、工人、农民、普通百姓和学生，利用人员范围在逐步扩大，是我们始料所不及的。人们怀着各种不同目的，到基层档案馆利用档案，使得要求查阅的内容和范围日益扩大，由于馆藏档案内容贫乏，时效性滞后，利用与需求矛盾日益突出，有的利用者满怀希望而来，扫兴而走。他们要查阅的内容基层档案馆一时提供不了的有：随着企业改革深化，一些职工到基层档案馆来查如何交纳养老保险金等方面的文件；获得过省市劳模称号的同志，到基层档案馆查找相关文件看看自己是否享受有关离退休费待遇；科技人员要查阅有关科技档案，解决技术问题；有关人员和大中学生撰写理论文章和论文时，到基层档案馆查找相关资料等等。这些问题的存在和利用者的需求给入世后的基层档案馆藏信息开展利用工作带来严峻挑战，事关档案馆的生存与发展。对此我们要有清醒认识、理性思考和切实的应对措施——这就是要加强基层档案馆的信息化建设。

一、加强基层档案馆信息化建设必须更新观念

信息化建设是当今社会发展的大趋势，档案是信息资源的一种，也是社会信息的一部分。档案机构在国家信息化建设中担当着重要角色。为满足社会对档案信息的广泛需求，必须大力开发档案信息资源，进行基层档案馆信息化建设。基层档案馆信息化建设的主要任务是档案数字化和采用电子计算机技术、现代通信与网络技术等来实现档案信息开发利用现代化。而要卓有成效的开展此项业务，档案人员不仅要有档案意识，还要增强信息意识，增强使命感和责任感，这是新时期新形势对档案信息开发利用工作提出的新要求。我们必须在思想上给予高度重视，要认识到位，把基层档案馆信息化建设当作实践“科学发展观”的基本要求来看待，当作重要的政治任务来进行。为此，我们要树立主动服务意识，主动了解领导决策及市场经济发展需求，要服务大局，努力开拓创新，走超常规发展道路。这就要求我们必须以科学发展观为指导，以创新的精神制定既符合档案工作要求的发展方略，又要改变过去“重管理、轻服务、看门守摊”的状况，充分发挥档案部门的职能作用，树立“大档案”观，以全新的视角，创新的思维，从社会的角度重新审视档案工作。要立足新形势找差距，着眼新世纪求发展，在更新观念上下工夫。努力形成一种激励创新，大胆开拓的良好氛围，使基层档案馆信息化建设真正成为每一名档案工作者的自觉行动。认识决定实践，领导是关键，对于基层档案馆信息化建设这项系统工程，光靠几个人或一两个科室是不能奏效的。必须动员全馆人员齐参加。这就要求切实加强领导，精心组织，精心实施。要制定计划、定期检查，具体督办，狠抓落实。领导要把此项工作记在心上，喊在嘴上，抓在手上。为此项工作顺利开展创造良好氛围。在基层档案馆信息化建设实施过程中，要制定指导思想，工作标准、具体时间安排、方法与步骤。要以改革创新精神统揽全局。

二、加强档案信息化建设必须丰富馆藏

基层档案馆信息化建设的主要对象是档案。基层档案馆藏是否丰富，将直接影响着档案信息化建设质量优劣。根据基层档案馆藏结构现状，在加强基层档案馆信息化建设的同时，大力丰富馆藏，加大收集工作已经迫在眉睫。这主要是基于馆藏存在着“三多与三少”现象，馆藏档案内容结构亟待丰富；加之对收集工作要给予充分重视。因为，没有收集工作，就没有档案。也就不会有档案的整理、保管、编研与信息化建设等一系列工作内容。收集工作是为基层档案馆信息化建设提供物质前提的。大力加强收集工作，一是要建立综合基层档案馆进馆范围单位的名册。要把应当由综合基层档案馆接收的有关单位档案接收进馆，并使之规范化、制度化和法制化；二是要重视地方特色档案的收集。要把构建基层档案馆地方特色放在优先的位置来考虑，重点收集地方的史志、年鉴、著作、报刊等；各项工作的基础材料、文件汇编、选编等；历史资料、重大事件、重大发现、重大发明等；名人、名胜古迹、名特产等；自然地理、民俗风情等；与公众息息相关的婚姻档案、公证档案、房产档案等。三是广泛征集应进馆的其它档案。在当今的信息时代，人们既重视历史信息，更重视“鲜活”的即时信息。因此，一方面要注重历史信息的收集储备和开发利用，另一方面更要加快建立信息中心的筹备工作，努力要把基层档案馆建设成为地区的信息中心。这就是要进一步丰富馆藏，优化档案信息资源有效配置，加速基层档案馆由被动服务向主动服务和开放转变，充实调整现有馆内档案实物展览室，努力建设爱国主义和精神文明教育基地，把基层档案馆置根于社会政治、经济、文化的大循环中，要通过信息化建设，利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案信息管理现代化。

三、加强档案信息化建设必须实现管理现代化

基层档案馆作为档案信息中心，如果不能及时、准确、高效地适应社会各方需求，提供档案信息，就将严重制约档案事业的发展，这就要求基层档案馆彻底改变传统的管理保护功能为主转变为管理保护、信息加工、信息交流三位一体的社会化新型的知识产业。这就要大力采用计算机管理档案，加强互联网业务建设，充分利用其最新发展成果，沿着档案内容电子化（逐步将纸界信息转变为电子信息），信息资源网络化（建立单位内部网站开展档案服务），利用方式方便化路子前进，不断地推进档案信息化进程。实现网络形式与传统工作方式并举，重视和加强基础业务建设，要从规范管理开始，加大档案信息开发力度。档案规范管理向档案信息管理过渡这也正是基层档案馆信息化建设的促进过程，基层档案馆信息化建设的目的就是最大限度延长档案寿命，最广泛、最快捷提供档案信息满足社会各界的需要。加大档案信息开发仍需要档案实现规范管理为基础。这就要求我们一要掌握馆藏内容。如馆藏的主体内容是什么？重要全宗有哪些？有哪些重复，不足或缺陷等。做到这些，就可对今后馆的发展方向进行预测，为档案资料的接收、征集工作提供可靠的依据，为编研利用和档案信息开发打下坚实基础。二是研究馆藏工作质量。要对馆藏的分类、整理、编目、保管、保护等工作质量进行研究。通过研究，去发现基础业务建设各项工作中还有哪些地方不符合科学管理的规范标准，有哪些薄弱环节需要加强和改正，对工作力量进行合理的安排和调整。三是对馆藏利用情况进行统计和分析。从中找出利用馆藏的规律，改善被动服务局面。使提供利用工作更加便捷，为档案信息开发打下基础。

四、加强基层档案馆信息化建设必须提高服务功能

档案信息化建设是全方位、多角度的，这必须要对基层档案馆的服务功能提出更高的要求。面对加入WT O新形势，推行政务公开，重要的就是信息公开。我们的许多方针政策性的规定，不但要向中国公民公开，而且也必须向外国公民公开。因此，深圳、昌平和常熟等地的档案部门直接向社会提供文件信息服务。我们也面临优化馆藏结构，提高服务功能的客观需要，理应更新观念，借鉴各地成功做法，发挥“信息总汇”之所长，采取有效方式，向社会提供集中、规范、权威、系统和有效的信息。我们要积极利用《中国龙志·鹤岗》子网站和鹤岗市基层档案馆现行文件利用服务中心。急领导所急，送群众所需。最大限度地发挥档案信息资料的传播交流基地作用，实现档案信息资源共享。把基层档案馆建成档案信息存储、加工基地，利用计算机技术和网络技术，逐步实现档案信息管理现代化。

基层档案馆信息化建设，是档案事业发展中的新事物，它在建设中必然要吸纳采用大量新技术、新成果；在工作中也难免会遇到新情况、新问题。要加强调查研究，要善于总结经验教训，主动争取相关技术部门的支持，妥善处理好档案信息化建设中的新情况、新问题。使基层档案馆信息化建设健康发展，让档案信息广泛地服务于社会。