高校信息化环境下的档案开发与服务创新

闭线林

(右江民族医学院,广西 百色 533000 E-mail:229273555@qq.com)

高校档案是高校各项活动真实的历史记录,对高校的建设与发展起到不可低估的作用。高校档案资源十分丰富,文件材料的归档范围涉及党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等11个大类。这些档案除具有其他档案的凭证性和参考性作用外,更具有学术性和知识性。因此高校应紧紧依附信息化网络化时代,加快档案信息化建设,注重对高校档案信息的分析、研究及系统开发,并采取形式多样、灵活便捷的服务方式,才能发挥档案信息的最大效益,为高校的建设与发展服务。

1 网络环境下档案信息化服务的主要特征及必然性

高校档案部门逐渐成为高校的信息中心。对高校档案信息的深层次开发,目的是向学校和社会提供有深度的服务,这种服务一定要借助现代方式和手段来实现。一般情况下,档案信息化服务主要有以下几个特征[1]:一是信息来源丰富。目前管理、存贮档案数字信息的设备越来越多,产生了大量电子文件,形成了文字、影像、声音、图片等多种档案载体并存的局面,档案信息在种类和数量上非常丰富。二是信息服务便捷。随着互联网建设的普及,档案部门亦建立了系统的档案网络体系,使得档案利用者不受时间、地点的限制,只要有网络,就可以通过网络终端机查询信息及提出要求,缩短了人们交流的时间和空间。三是个性服务灵活。档案信息部门可以根据个体利用者的要求,在档案服务时空、服务方式和服务内容做到个性化,以适应越来越多的个体的特殊要求。四是服务内容与手段多样。网络化环境下,档案信息的传播与交流、开发与利用呈现多元化,这就要求档案信息服务要改变过去传统单一的、被动式的服务模式,主动地、广泛地向信息需求者提供全方位的服务。

从发展的观点看,高校档案部门必须利用计算机,对档案进行数字化,包括档案目录的数字化、档案全文的数字化、档案编研成果的数字化,建立起各类档案信息数据库。这首先基于高校档案部门业务工作发展的必然要求,使用计算机管理档案,改变过去单一的纸质档案转为机读档案,以适应当今数字信息存储为主要载体形成的大量的数字化档案信息。其次,高校档案信息化建设符合国家信息化建设的要求。档案信息化建设在我国已经正式启动,规范其管理,更好地为学校教学、科研、人才培养等各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。最后,高校档案信息化建设有利于档案信息资源的开发利用,使档案信息服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享[2]。

2 高校档案信息开发的重点

高校档案门类众多,但教学、科研和人才档案是高校档案的中心工作[3],因此应该有重点、有针对性地开发这类档案信息资源,使高校档案工作有效地为学校的各项工作服务。

2.1 全面开发教学档案,为提高教学质量服务 教学档案涉及教学管理、学籍管理、课堂教学、招生、实习、学生论文等,从内容上涉及到高校所设置的各个专业教学的全过程和全部内容。因此,应将教学管理、教学业务、教学研究等方面的档案信息按专题汇集起来,为学校的教学研究、教学改革、教学评估和课程建设等工作提供参考依据。比如:在标准化考试题库建设中,档案人员可将历年试题按专业、层次和考试类型分类汇编,及时提供给各教研室参考,为建立标准化考试题库积累材料。

2.2 加强科研档案开发,提高师生科研能力 高校每年开展的研究课题和形成的科研成果很多,积累了大量的科研档案。档案人员应根据学校科研的动态,主动为科研技术开发提供相关档案信息,如编辑出版高校科研情况及科研成果档案文献汇编,及时将研究机构或个人课题研究进展情况系统总结,其中包括大量的数据、图表、原始试验记录等信息资料、各种研究方案的选择与比较、成功与失败的体会,是一种非常重要的信息资源,利用价值较高,档案部门可汇编这些档案信息,向教师、学生提供利用,对师生提高科研开发能力,进行科学研究具有重要的参考价值。

2.3 进一步开发优秀人才档案,发挥档案的特殊教育功能档案部门可将优秀骨干教师、学术带头人、优秀学生、杰出校友档案加以开发,将这些教师的研究方向、学科专长、主要成果等信息开发出来,编辑介绍他们事迹和获得的重大成果,或配合学校创业教育和校庆等活动,举办知名校友事迹展览,充分利用照片档案、实物档案,陈列历届优秀学生的照片、奖状、证书、奖章等,运用档案特有的实证性和直观性以及典型事例激发师生的进取精神及爱岗敬业精神,促进校园文明建设及教育改革深入发展。

3 网络环境下档案信息化服务的创新

档案信息网络服务是指通过计算机网络向利用者提供档案数字信息的一种服务形式。现行的档案利用服务模式是一种被动封闭的模式。在这种档案信息服务模式下档案部门始终抱着自我封闭的态度,势必会导致档案利用服务率不高,档案的社会价值就不能完全显现,档案的作用就不能充分而有效地发挥。随着市场经济和科学文化的繁荣发展,学校的各项工作对档案的需求不管在内容上、利用频率上、服务领域上、服务方式上都越来越高。因此高校档案人员如何为利用者提供方便快捷的搜索途径和方法,有效指导用户查询需求的档案信息,成为档案信息化服务的重要内容。

3.1 建立档案网页及“电子文件(档案)数据管理中心”,开展网上服务[4]高校档案部门应充分利用自己的校园网,制作档案网页,收集和整理上网数据和信息,并使档案管理服务系统与各部门网站联机,为各部门提供档案信息网上检索,实现资源共享。电子文件(档案)数据管理中心应重点收集、整理管理网站内各部门的归档电子档案,并在网站内向各部门提供文件查询、利用服务,充分发挥电子文件覆盖面广、内容丰富、利用率高的优点。

3.2 改变传统的服务方式 长期以来,我们的档案服务基本上遵循一种“等客上门”的被动服务方式,利用者需要什么档案,档案人员就查什么档案,缺乏主动性,不能完全体现与发挥档案信息价值,因此我们要变被动为主动,实行“请客入门”方式,积极主动地开展档案信息服务。首先,我们要深入研究不同学科、不同专业、不同层次的利用者,主动提供相关档案信息利用;其次,进行广泛宣传,出版一些档案专辑或板报,向广大师生员工和社会各界介绍档案的价值和用途,使他们对档案有更深的认识和了解;最后,提供强效的检索工具,并加强编演工作,使档案利用者能便捷查询档案信息。

3.3 提供多元化的服务内容 网络化下的档案信息来源十分丰富,高校档案馆、各党群行政部门、各二级院系及社会信息资源都是主要的信息来源部门,因此档案部门应与这些部门建立起紧密的联系,及时将相关信息归档整理,并根据需要增加一些新的服务内容,如档案信息资源网络导航、档案信息的数字化开发与利用、档案用户的教育与培训等,从而使档案利用者具备档案信息数据库选择能力、信息检索能力、信息筛选能力及信息识别能力。

3.4 开展灵活多样的个性化服务 网络信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的个性化服务,他们希望在服务时空、服务方式和服务内容均能做到个性化服务,因此档案部门可以在网页上通过预约、在线服务等方式,根据用户要求整理汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者能在网上进行快速通讯,进行信息交流,提供查询和咨询服务。

3.5 实现开放式和多样式的档案资源利用[5]目前高校师生利用档案信息的意识和需求还不强,这与我们的档案利用宣传、开放方式和服务资源有关。2008年8月20日,教育部、国家档案局联合签署了《高等学校档案管理办法》(以下简称《办法》),《办法》要求高校档案必须开放服务,“采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作”。顺应国家要求,高校档案部门应将档案资源纳入计算机网络并根据权限向单位或社会开放,以达到最快捷的档案信息利用效果。开放的档案资源也由单一的纸质向多种载体并存的方向发展,除利用报纸、广告、橱窗、影像、图片展览等形式宣传档案开放的内容外,还要分期分批或分专题介绍开放档案的范围、内容以及查档的基本知识,变封闭服务为开放服务,实现档案信息价值的最大化。

[1] 刘丽佳.信息化视野中的高校档案服务创新策略[J].锦州医学院学报:社会科学版,2006,4(3):107-109.

[2] 屈明英,胡洁.关于高校档案信息化建设的思考[J].软件工程师,2011(5):51-52.

[3] 琪娜.论高校档案信息的开发[J].档案与社会,2004(1): 18-19.

[4] 杜延云,樊雪飞.新时期网络环境下的档案创新服务与发展[J].黑龙江史志,2009(3):56-59.

[5] 昌晶,邓继均.论信息化时代高校档案服务[J].商场现代化,2011(19):144.