浅析我院成人教育档案的特点与管理

李晓偏

(右江民族医学院成人教育学院,广西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

浅析我院成人教育档案的特点与管理

李晓偏

(右江民族医学院成人教育学院,广西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

高等院校成人教育档案是高校档案管理工作的重要组成部分,它真实地反映了我国成人教育的发展历程,对今后成人教育的改革和发展有着重要的参考价值和借鉴作用。笔者主要分析了我院成人教育档案的特点以及存在的问题,并就如何提高档案意识,加强档案管理,发挥档案的服务能力,促进我院成人教育的改革和发展等方面进行了探讨。

高等院校;成人教育;档案管理

高等院校成人教育档案记载着成人教育的起步、发展和壮大的历程,是学校开展教学活动和管理活动的真实记录,是宝贵的教育资源。透过这些档案,可以衡量高校成人教育教学水平和管理水平,它不仅为探讨成人教育教学规律和提高教学质量提供指导性意见,而且也是开展教学评估、科研活动和制定相应规章制度的重要依据。最近几年,我国成人教育事业发展迅速,办学规模不断扩大,办学模式呈多样化趋势。以我院为例,虽然成人教育起步较晚,但已由原来单一的一个医学检验专科专业发展成现在的专科和本科两个层次,增加了临床医学、医学影像学、护理学、口腔医学、药学、公共事业管理等多种专业的办学规模,学生人数也较之以前翻了几翻。面对目前成人教育发展机遇,如何加强档案管理,提高档案的服务能力,使之更加适应我院成人教育改革和发展的需要,发挥档案应有的价值,这是值得大家探讨的问题。

1 我院成人教育档案管理的特点

档案从定义上表达有七个含义:历史性、多元性、广泛性、原始性、价值性、多样性、记录性。而作为高校成人教育的主管部门——成人教育学院或成人继续教育学院,它往往集招生、教务、学籍、学生管理于一身,又包含多种办学形式,有学历教育和非学历教育,有本部、分校或联合办学点,有脱产、业余和短期培训,这种管理模式和办学模式决定了我院成人教育档案具有以下几个特点:①广泛性:由于我院成人教育学院担负着招生、教务、学籍、学生管理的任务,因此,档案来源十分广泛。有上级教育主管部门的政策性和指令性的文件;有来自学校对各项工作的文件规定;也有本部门在实施教育教学过程中所形成的管理规定和管理材料。因此,档案内容丰富,种类繁多,涉及面广。②多样性:我院成人教育档案不仅来源广泛,而且形式多样,按办学形式有:学历教育和非学历教育;有脱产、业余和短期培训,有本部、分校或联合办学点;按学历有:本科、专科;按类型有:纸质、照片、磁盘、光盘、录像带等。③复杂性:我院成人教育档案的广泛性与多样性决定了档案收集和整理过程的复杂性,首先是来源广,内容杂,载体多,种类全。其次是成人教育的学员均来自社会的各个层面,不仅涉及面广,而且岗位各异,并以自学为主,到校集中学习为辅。再者是成人教育规模的日益扩大,学生档案的数量迅速增多,加之伴随着许多联合办学点的出现,档案的收集、整理、保管难度加大。④时代性:高校成人教育是人类社会发展到一定历史阶段出现的新的社会形态,是社会、政治、经济、文化不断变革的产物[1]。我院成人教育也不例外,成人教育档案与我院成人教育的发展紧密相连,它真实反映了我院不同时期成人教育的教学活动,它与社会的发展同步,因此,它有明显的时代特征。⑤社会性:我院成人教育的学员主要是在职人员,他们长期深入到工作第一线,身处经济社会变革的最前沿,对经济社会的变革有直接的影响,他们的学习活动与社会的进步和发展息息相关,因此,成人教育的档案具有较强的社会性。

2 我院成人教育档案管理过程中存在的主要问题

2.1 人们对成人教育事业缺乏正确认识 我院成人教育学院是学校的二级管理部门,人们往往重视普高而忽略了成高,它的工作状况没有引起人们足够的重视,很多人对成人教育事业的认识也模糊不清,这在一定程度上影响了各方面工作的开展。

2.2 档案管理人员的专业水平良莠不齐 成人教育这几年连续扩招,以我院最近三年为例,2009年招生数为1747人,2010年招了2068人,2011年猛增到3346人,现在校生人数7000多人。办学规模在不断扩大,但我院成人教育学院管理人员严重不足,没有专门负责收集和整理档案的管理人员,只能由各科室人员担任兼职档案管理员。这些人员工作头绪多,没有太多的时间和精力学习档案知识或探讨档案管理工作,这或多或少地影响了档案的规范管理,甚至影响档案的质量。

2.3 档案意识淡薄 有些人认为,档案材料是档案室和档案管理员的事情,与自己毫无关系,这是档案意识淡薄造成的错误想法。其实,一个学校或一个部门有许多资料需要收集整理,但人们因缺乏档案知识,无意中丢失了许多珍贵的原始资料,因此有必要加强人们的档案意识。

2.4 沿用传统的管理模式,工作效率不高 随着科学技术的飞速发展,办公现代化的日趋完善,沿用传统的管理模式已跟不上时代的步法,必须加强档案信息化建设,充分利用网络服务体系,减轻工作负担,提高工作效率。

3 加强我院成人教育档案管理的几点思考

3.1 正确认识成人教育在教育体系中的地位和作用 长期以来,人们对“成人教育”这个概念的内涵理解不透,没有真正了解它在教育体系中地位和作用。其实,早在1987年6月23日国务院批转的《国家教育委员会关于改革和发展成人教育的决定》中就指出:“成人教育是我国教育事业重要组成部分,在整个教育事业中,它与基础教育、职业技术教育、普通高等教育同等重要。”可见,成人高等教育并非处于教育系统的边缘,它在教育领域里也占有一席之地。现在人们提倡建设学习型的社会,即所谓的终身教育,而终身教育与成人教育有着天然的联系。成人教育是终身教育体系中最具活力和潜力的部分,是终身教育的形式和发展的基础,是构建终身教育的重要支柱,也是衡量终身教育体系发展成熟的标尺[2]。成人教育还是实施人力资源开发的重要途经,只有注意人力资源的开发,才能有社会的可持续发展。正如《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010～2020年)》文件中所说:“继续教育是面向学校之后所有社会成员的教育活动,特别是成人教育活动,是终身学习体系的重要组成部分,更新继续教育观念,加大投入力度,以加强人力资源能力建设为核心,大力发展非学历教育,稳步发展学历继续教育[3]。”只有人们真正了解和认识成人教育在教育体系中的地位和作用,才能关注它的生存和发展,并在行动上给予关心和支持,为成人教育开展各项工作创造有利条件。

3.2 提高档案管理员的专业素质 成人教育档案不仅反映一个学校成人教育教学水平和管理水平,而且也是开展教学评估、科研活动和制定相应规章制度的重要依据,显而易见,档案是否规范,质量是否保证至关重要。为了保证档案的规范性、真实性、完整性,确保档案的质量,就必须具备高素质、懂业务的档案管理人员,而成人教育的档案管理员是兼职档案员,因此,有条件的要尽可能配备有一定档案知识的档案管理员。总之提高成人教育兼职档案管理人员的素质已势在必行,首先各级领导必须重视成人教育档案工作,充实成人教育管理岗位和提供必要的办公设施,给予人力和物力上的支特。其次,档案管理人员必须树立档案意识和责任意识,自觉学习《档案法》和档案管理知识,认真领会《档案管理细则》。工作过程中要树立信心,尽职尽责,细致认真,养成严谨、科学的工作态度。再者,学院档案主管部门要加强对兼职档案管理人员的专业知识培训,通过举办短期培训、档案知识讲座或学术研讨会等形式来提高他们的专业素质,让他们熟练掌握管理方法、管理范围和工作程序,并有计划地组织档案管理员外出参观学习,和兄弟院校的同行交流经验,取长补缺,开拓视野,增长知识,提高业务水平。同时档案管理人员还要学习计算机知识,充分利用计算机辅助档案管理,建立学生档案信息数据库,全面提高档案管理水平和服务水平[4]。总之,没有高素质的档案管理人员,就没有高质量的档案信息资源,成人教育的规范管理也就无从谈起。可见,提高档案管理员的专业素质是档案管理工作的重中之重。

3.3 加大档案宣传力度,提高人们的档案意识 成人教育档案来源广泛,它涉及到学校的许多部门,因此,做好档案的收集工作需要全体教职工的支持和参与,这要求教职工必须具备一定的档案知识,才能提供合格、规范、完整的档案材料。然而长期以来,宣传档案知识的力度不够,人们对档案工作的了解知之甚少,这影响到材料的收集工作。因此,学院档案主管部门有必要定期为教职工举行档案知识讲座或档案知识竞赛,使人们了解档案的有关法则法规、档案管理相关知识等。在收集材料过程中对鉴别归档、纸张大小、制表格式、整理装订、移交程序等环节都有统一标准和规定,这样才能规范收集整理工作,确保档案的数量和质量。此外,为了提高人们的档案意识,使档案工作更加深入人心,学校有必要建立相应的奖励机制,对在工作中表现突出的单位和个人进行表扬和鼓励。学校档案主管部门要定期检查和记录各部门移交材料的情况,主要检查所移交的材料是否完整,格式是否规范,层次是否清楚,方法是否得当,移交是否及时,并以此为依据进行评优活动,这样通过多种方式来吸引更多人的参与,达到宣传档案的目的。同时,各部门在竞争中可以相互学习,相互交流,共同提高档案管理水平,促进档案工作的规范化管理。

3.4 利用网络服务功能,提高档案的服务能力 随着成人高等教育规模的不断扩大和科学技术的飞速发展,以传统手工为主的档案管理方式已经不适应时代发展的需要,取而代之的将是快捷、准确、方便的现代化管理模式,而且这种管理模式已经逐步渗透到教育领域的许多管理工作当中,比如:国家教育部实行的高校学生学籍电子注册;高校毕业生学历信息电子注册;高校招生网上录取;成人高考网上报名;各种统考网上查分;办公事务往来网上操作。这些现象都说明档案工作进入网络时代是必然趋势。因此,在档案管理过程中,逐步改变传统的管理方式,充分利用计算机和网络技术实行档案电子化和网络化管理,才能适应时代发展的需要。而随着网络化管理的普及和发展,成人教育管理过程中必将产生越来越多的电子档案。因此,必须加强网络建设,完善网络服务体系,有条件的可建立档案专网,方便师生通过计算机检索,获得自己所需的资料,实现档案网络信息的资源共享,为我国成人教育、终身教育的发展与和谐社会的构建发挥应有的作用。

[1] 杨林,刘六生,李辉.成人教育面临的机遇、挑战与发展[J].中国成人教育,2004(7):17.

[2] 尤仁林.论成人教育在构建终身教育体系中的作用[J].中国成人教育,2004(8):10-11.

[3] 国家教育部.国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010～2020年)[M].北京:人民出版社,2010:35.

[4] 吕桂萍.高等学校成人教育学生档案管理存在的问题及对策[J].科技资讯,2010(25):252.

G720;G472.4

A

1001-5817(2012)05-0712-02

10.3969/j.issn.1001-5817.2012.05.073

2012-06-28;

2012-09-03