大中型水利工程档案验收准备工作重点环节初探

张海张波

水利工程档案验收是水行政主管部门依法组织的水利工程建设项目档案专项验收，直接影响到工程能否顺利竣工验收。大中型水利工程档案工作面广量大，特别是档案验收工作环节颇多，为此，作为工程建设的主体，项目法人应抓住重点环节开展验收准备工作，确保项目档案顺利通过验收并及时发挥效益。本文从项目法人的角度，总结了档案验收准备工作中的各重点环节，并结合工作实际提出了相应的措施。

一、规范操作流程

规范档案工作操作流程，是保障工程顺利实施和通过档案专项验收的重要抓手。档案工作归纳起来主要以下四个方面：

1.立项阶段

立项过程中，一般项目法人尚未组建，过程相关文件由项目管理部门（一般为水行政主管部门）按照文件要求注意收集、整理并按归档计划归档。立项后，项目管理部门会同项目法人根据相关文件确定归档范围清单。项目法人根据工程计划，拟制归档计划。

2.工程实施阶段

项目法人按照归档范围清单及相关管理规定收集、整理实施过程文件并按计划归档。根据“谁形成、谁收集、谁整理”原则，项目法人下设的工程、财务、综合部门等归档各自材料。举例来说，工程部门收集整理施工图纸、设计变更、验收等材料；财务部门收集整理账册凭证、价款支付文件等；综合部门收集整理收发文、相关合同文件、大事记等。档案部门对工程建设全过程的文件材料形成、积累和整理工作进行监督、检查和指导，并参与水闸封底、水下工程验收、投入使用验收等重要节点及验收工作。

3.档案验收阶段

档案验收阶段，项目法人应制定相关标准，统一档案归档格式。对于施工、监理、设计单位上交档案，项目法人根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，重新分类编号，使各单位上交的档案资料成为统一、完整的资料。档案验收前，对全部项目档案进行清点、编目，并编制档案案卷目录及档案整理情况说明。

4.档案移交阶段

通过档案验收，意味着项目法人和各参建单位档案工作规范，档案资料达到了完整、准确、系统、安全的要求。但通过档案验收，并不代表着档案工作已到此结束，下一步，项目法人应抓紧落实整改意见，在提出竣工验收申请时，将整改情况一并报送竣工验收主持单位。

同时，在工程正式通过竣工验收后3个月内，与管理单位及其他有关单位办理档案移交。分期实施的项目，应在每期正式通过竣工验收后办理档案移交。

二、严格基础工作管理

项目收集、归档、整理、立卷等基础工作是档案验收准备的基本环节，是确保顺利通过档案验收的重要基础。为此，项目法人必须严格基础工作，狠抓过程管理，并从以下几个方面层层把关：

1.学习项目档案验收相关文件

项目法人应适时开展档案业务培训，持证上岗，认真组织相关人员学习领会国家及相关部门关于项目档案管理文件要求，指导工程建设中的具体工作实践。

2.文件收集、归档、整理

扎实做好文件收集、归档、整理，是确保项目档案完整准确，做好档案验收准备的基础。该项工作直接影响到项目档案质量，也是档案验收中检查的重点。项目法人应把收集、归档、整理工作纳入整个建设管理范畴之中，与其同步进行。在排定工程建设计划的同时，下达档案归档计划，依据上级单位颁发的项目档案归档范围表，结合工程实际情况，制订可行的归档计划，其中：项目建议书，可行性研究报告，专家评审意见及批复，合同文件，初步设计及批复，上级主管部门下达的项目年度投资计划，项目调整计划请示与批复，项目消防、水保、环保、征迁等专项验收文件，财务审计意见及其他重要文件等要列清楚；项目法人在检查工程进展情况的同时要检查档案的收集归档进度。另外，要切实掌握并熟练运用《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2000)，做好文件的分类、组卷等档案整理工作，实现档案的系统性。

3.信息化管理

档案信息化有助于创新档案工作服务手段，便于对档案有效管理和利用。鉴于档案信息化的重要性，项目档案是否已运用计算机辅助档案管理，是否建立项目档案数据库，成为目前档案验收评分中的一个重要采分点。因此，项目法人应确保档案信息化管理与工程建设信息工作同步开展，同时要积极使用相关软件辅助管理，前期文件、竣工图必须扫描进软件，所有的案卷目录必须登记在软件中。

4.安全管理

保证档案安全是档案验收准备工作的最基本要求。因此，应充分做好库房的“八防”措施，控制温湿度；保证档案装具、文件制成材料符合要求；安装铁门、铁柜、铁窗、报警器、消防器材等保证档案实体和信息安全。

三、狠抓资料制备，及时申请验收

项目验收资料是水利工程的有机组成部分，是工程建设全过程的真实反映。在水利工程档案专项验收中，验收资料的制备质量是专家组评分的重要依据。因此，项目法人应高度重视验收资料制备工作，扎实整理归档项目文件，确保其具有真实性、完整性和历史性。同时，积极组织档案自检、编写档案管理报告，具备档案验收申请条件后，及时申请验收。

1.档案自检

水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）（以下简称“办法”）规定，项目法人需完成档案自检工作，并达到的合格以上分数，方可申请档案验收。因此，应在项目文件收集整理归档完毕之后，对照《水利工程建设项目档案验收评分标准》，及时开展自检工作，发现问题立即整改。

2.制备验收资料

验收资料一般分为备查资料和验收报告等。

备查资料：即前期文件、建管文件、施工、监理文件、工艺设备文件、科研项目文件、试生产文件、验收文件、财务文件等。项目法人应在验收前提出备查资料清单以供验收专家组查阅。

验收报告：项目法人应根据“办法”要求和以上资料，会同各参建单位编制相应的报告。其中项目法人的档案自检报告为重中之重，除需按规范要求编制相关内容外，还应重点突出以下内容：

一是工作及组织保障体系,即档案管理机构、人员、培训、档案管理制度、管理方法等情况；

二是要写清楚本次验收项目档案的收集情况、整理情况、归档范围、归档方法、编号方法及图例和档案的安全保管、信息化等情况；

三是要交待清楚本次验收项目档案的数量、质量情况，并明确申请验收时间。

3.落实验收主持单位，申请验收

确认达到“办法”规定的验收申请条件后，项目法人应在工程计划竣工验收的3个月前，向项目竣工验收主持单位提出档案验收申请。主持单位是水利部的，应按归口管理关系通过流域机构或省级水行政主管部门申请；主持单位是流域机构的，直属项目可直接申请，地方项目应经省级水行政主管部门申请；主持单位是省级水行政主管部门的，可直接申请。

四、结语

大中型水利工程档案工作面广量大、涉及单位多，这无疑都增加了工作难度。因此，在档案验收准备中，应充分贯彻项目法人负责制的原则，组成高效的领导和工作机构，规范工作流程、严格基础工作管理，重点研究过程管理中的各个难点，精心制备各项验收资料，确保项目档案顺利通过专项验收，如期发挥效益