做好档案鉴定销毁工作提高企业档案管理水平

巨卫红（南京市自来水总公司，江苏南京，210002）

馆藏档案的鉴定与销毁是档案管理工作中不可缺少的一个环节，是提高档案管理水平的一个重要保证。当前，大多数企业的档案工作者都非常重视档案的现代化管理、数字化运用，对档案的收集与利用都做得十分细致和到位，但对于已经入库多年案卷的时效性、实用性的鉴定和对保管期限已满的案卷的鉴定与销毁，却成了档案管理工作中相对薄弱的环节。如何提高馆藏案卷的质量，优化档案库藏，扩大档案信息的储存量和强化馆藏档案的生命力，保证所提供的档案信息内容准确、全面，可利用的价值高、时效强，是当前我们档案工作者不容忽视且必须认真思考与解决的问题。

一、做好馆藏档案的鉴定与销毁工作是提高企业档案管理水平的重要保证

1.做好企业档案鉴定与销毁工作有利于提高馆藏案卷的质量和利用价值。

众所周知，评价一个企业档案管理水平的高低与馆藏是否丰富，并不是其馆藏的案卷数量越多越好，信息量越大越好，而是要看馆藏案卷可供利用的信息的价值大小。定期对馆藏案卷进行有计划的鉴定，及时把已变更的、失效的案卷或案卷中的部分已失去价值的档案信息剔除，可以保证案卷内容的准确性、时效性，同时也提高了案卷的质量与利用价值，避免了提供失效或不准的档案信息，给企业或社会造成不必要的损失。

我们南京市自来水总公司是市政建设的一个重要组成部分，地下管线的管理与施工是我们企业工作的重点之一，而管线档案的管理就是我们企业档案工作的核心部分。定期地、有计划地对管线竣工等馆藏档案进行鉴定和剔旧，做好查全补遗，以新替旧，是保证本企业馆藏档案完整、准确、时效性强的重要手段之一。

2.做好企业档案鉴定与销毁工作有利于增强馆藏案卷的生命力与活力。

企业馆藏档案中，有部分保管期限已满或即将到期的案卷。在对这类档案的鉴定过程中，有一些案卷或案卷中的部分信息，经过重新鉴定后还有利用价值，这类档案信息将被保留下来，对其重新设立保管期限并再经分类建档保存。通过这一做法，不仅避免了有价档案信息的流失，也赋予了这类档案新的生命力，同时对于企业档案馆编研工作，从事组织机构沿革、大事记编写等也提供了方便。长此以往，企业馆藏的档案信息得以最大限度的发挥效用，档案的利用率大大提高，馆藏档案变得更加有生机和活力。

3.做好企业档案鉴定与销毁工作有利于企业档案馆节约资源优化管理。

及时做好企业馆藏档案的鉴定和销毁工作，可以解决馆藏数量日益见多，而馆藏质量难以保证的问题，同时也可以减少不必要的人力、物力和财力投入，节省资源，减轻库房压力。同时通过对馆藏案卷的有效保护，也有利于优化档案馆资源，提高企业档案管理水平。

二、企业档案管理中鉴定与销毁工作面临的问题与原因

1.馆藏档案鉴定与销毁工作不及时，库房容量不够，企业档案馆藏优化不到位

我们南京自来水总公司是具有80多年历史的老企业。企业档案馆藏数量较大，由于各个时期的历史背景以及人们的思想认知不同，对各种类型档案的价值认识和重视程度也有所不同，在入库保存的大量案卷中，一些失去保存价值的案卷或文件信息被无限期地保留下来。还有部分保管期限已满却未被及时鉴定的案卷也只好无限期地滞留在馆内，而一些有价值的档案信息却被掩埋其中。随着时间的推移，馆藏档案渐渐变得臃肿繁杂，利用率随之降低。而又因不能做到及时销毁保管期限已满的档案，档案库房变得容量不够，得不到吐故纳新，使得馆藏档案优化很难到位。

2.保管期限的规定不严密，档案的生存期难以鉴定

我国的鉴定理论一直以来都侧重于对鉴定的原则、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鉴定工作组织的研究，而对档案鉴定中的一些基本理论和应用技术研究得不够，这在实际工作中就显得空泛，缺乏足够的实用性，可操作性不强。2006年12月8日，国家档案局审议通过了《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》，这一规定虽然在内容上有所调整，在实际工作中只起到指明方向的作用。但因范围大，而变化幅度不大，细节不够具体，很难完全应用到日常工作中。因此，目前企业档案的保管期限的规定都存在着一些问题，宁长勿短，生怕划错，就高不就低，本属于短期保管的档案，也尽量往长期中期组卷等等，这样既影响了案卷质量，也给鉴定工作带来了难度，不利于档案优化原则。

3.没有稳定的鉴定工作小组

企业档案鉴定工作的开展，其重要一环就是鉴定工作小组的建立。而企业馆藏档案专业性强、学科杂，必须建立起一支有权威、学术性强的鉴定工作小组，才能满足企业馆藏档案的鉴定要求。这就必须在企业中选出一批各专业学科的带头人、学术专家。由于这些专家都是企业的精英，日常工作繁忙，流动性大，甚至于身兼数职，要他们长期与档案部门合作，为馆藏档案做鉴定，也不是一件容易的事，它需要有企业领导强有力的支持与重视。因此企业档案鉴定时，往往是先由档案部门工作人员，将保管期限已满，或已有替代案卷的档案挑选出来，再临时成立一个由企业内各学科专家和档案人员组成的鉴定工作小组，对档案进行鉴定。长此以往就造成了企业馆藏档案鉴定工作不定期，连带销毁案卷不及时，档案馆负荷过重的现象。

4.费时费事，见效不快

现阶段的企业档案价值鉴定主要有两个鉴定程序。第一，是在文件立卷归档之时，由文书部门或业务部门分别对文件进行保存价值的鉴定，这是整个文件生命周期中最主要和最重要的一次鉴定关。第二，是档案在其保存期满之时，由档案鉴定工作小组对立卷归档时确定的保管期限进行检查，适当调整部分档案的保管期限，确定哪些可以销毁并登记造册。这样的鉴定程序在一定程度上保证了馆藏档案的质量。但这项工作极其耗费时间，对鉴定工作者要求极高，难度很大，工作量大，取得的效果也不明显。常常是档案馆花大量的人力、物力、时间在对馆藏文件进行排查、剔旧、鉴定，工期很长，却没什么业绩，还要承担鉴定失误的责任，档案工作者有劳而无功的思想情绪，影响了他们的工作热情。

三、改善档案鉴定与销毁工作现状，提高企业档案管理工作水平

1.正确认识企业档案鉴定与销毁工作的意义和地位

长期以来，我们对鉴定与销毁工作的意义与地位的认识相对不足，仅仅将其作为档案工作的一个业务环节，没有在档案工作中突出其特殊的作用，因此并没有从根本上改变鉴定工作相对薄弱的现象。所以，我们必须端正态度，重新认识档案鉴定与销毁工作的重大意义，强化企业领导对档案鉴定工作重要性的认知，将其做为档案工作的核心加以对待，同时把鉴定与销毁工作纳入企业对档案部门工作的考核项目之中，切实推动企业档案鉴定与销毁工作有计划、有目标地顺利进行。

2.建立一支稳定的能真正发挥作用的专业档案鉴定工作小组

首先建立起一支有权威、学术性强的鉴定工作小组，它必须由企业内各学科的学术带头人和档案部门的工作人员及企业分管领导组成，只有这样才能满足企业档案专业性强、业务要求高的需要，避免鉴定不准确，给企业带来不必要的损失。其次，在建立好企业档案鉴定与销毁工作制度的前提下，定期、及时地组织鉴定工作小组成员开展鉴定工作，并把这项工作纳入鉴定小组每个成员的工作日程和考核中去，形成制度，从而促进企业档案鉴定与销毁工作的顺利进行。第三，对鉴定工作小组的成员情况也应定期审查和考核，做到查勤不缺，杜绝名存实亡的现象。

3.健全完善企业档案鉴定标准，确保鉴定具有可操作性

首先，制定本企业《档案鉴定与销毁工作制度》，明确规定鉴定与销毁工作的流程与职责，使企业档案鉴定与销毁工作程序化、科学化、标准化。其次，在国家档案局通过的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 的基础上，并在上级档案部门的指导下，根据本企业的实际情况，结合同行业的工作经验，重新建立或完善本企业的《文件材料归档范围和文书档案保管期规定》，使企业档案鉴定与销毁工作有标准可行，有法规可依。第三，根据企业具体的情况采取划限与标时法相结合的方式，制定条款详细明确的《保管期限表》，标明档案保管的具体期限，可以使档案人员在具体操作时更易把握，让鉴定人员在操作时有明确的标准可以参照，从而提高档案鉴定的效率与质量。

4.制作替代档案资料目录，提高馆藏档案的生命力

众所周知，档案部门收集的档案资料中有部分档案资料会有新资料代替旧资料的现象，比如企业的工作标准或某管线工程在不同时间、同一地点的工程资料等。像这类档案资料，在进馆时，我们划定的保管期限通常都是永久或长期，但当我们又收到同样名称或同一地点的档案资料时，就应该专门建立一个新目录，将新旧案卷对应地登录在一起，并将其异同点记录在案，以便在集中对馆藏档案鉴定时起到比照和参考的作用，从而保证鉴定工作的准确性和时效性，避免没有保存价值的档案无限期地保存下来，造成馆藏负担加重。

档案鉴定的任务是将档案由庞杂状态转化为优质状态, 旨在使档案存储优化,确保重要档案完整，节约管理上的人力、物力、财力，便于重要档案的保管和利用。因此，档案鉴定与销毁工作是档案工作十分重要的一个环节。正确地按照案卷的利用价值，分别处理，加强鉴定，剔除到期或被代替的案卷，并定期按规定进行销毁，能扩大信息存储量，优化馆藏，提高档案的利用率，避免档案鉴定工作滞后带来的危害。做好企业档案的鉴定与销毁工作是提高企业档案管理水平的重要保证，是档案工作者义不容辞的责任和义务。