EXCEL函数在工程质量监督中的应用

■ 曾俊辉 Zeng Junhui

0 引言

Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于工程管理、统计等众多领域。在此介绍一种以Excel办公软件为平台,以Excel函数为工具,应用于工程质量监督管理的新方法。通过对工程质量监督抽查记录的管理实例,介绍用该方法自动生成记录表的编程过程。

1 制作监督抽查记录表格及台帐表格

质量监督抽查记录台帐的工作表名称设置为“台帐”（图1）。抽查记录的工作表名称从“001”开始。这样做的好处是在台帐工作表的 “编号” （B列）和抽查记录工作表“名称”之间建立关联，便于在抽查记录工作表中自动调用台帐工作表的数据内容。最终实现在台帐工作表中录入监督抽查的相关信息，便自动生成所需的抽查记录表格（图2 ）。

2 编写自定义函数实现对抽查记录工作表名称的提取

要实现在抽查记录工作表中自动调用台帐工作表的数据内容，首先就要提取出当前抽查记录工作表的名称，如“001”，下一步才能通过编辑公式来调用台帐工作表中对应编号“001”的相应内容。

2.1 自定义函数的定义

2.1.1 打开VBA

Excel2003支持VBA编程，VBA是Visual Basic For Application的简写形式。VBA的使用可以达成执行特定功能或是重复性高的操作。

执行系统菜单中的“工具”/“宏”/“Visual Basic 编辑器”命令，会打开Visual Basic编辑窗口，在VBA系统中执行“插入”/“模块”命令，弹出“模块1”代码编写窗口。

2.1.2 编写自定义函数的程序代码

在刚才弹出的“模块1”代码编写窗口中，输入如下代码：

Public Function ThisSheetName(……) As String

Application.Volatile True

ThisSheetName = Application.Caller.Parent.Name

End Function

代码编辑完成后保存并退出VBA。

2.2 加载宏

退出VBA，则在工作表中自动添加自定义函数This Sheet Name(……)，其功能是调用当前工作表名称。但这个函数是以一个宏的形式存在的，要使它能够有效，必须将EXCEL2003系统的宏安全级别设为中级或低级。在系统菜单中的“工具”/“宏”/“安全性…”对话框中可以对其进行设置。

2.3 自定义函数This Sheet Name()的运用

将图2所示的工程质量监督抽查记录工作表“001”中F1单元格的计算公式编辑为“=TEXT(This Sheet Name(……),"0")+2”。 This Sheet Name(……)函数可以得到当前工作表名称“001”； TEXT(……)函数可以将数值“001”转换为按指定数字格式表示的数值“1”；“+2”的目的是我们要得到台帐工作表中对应编号为“001”的第3行内容。所以最终公式得出的值为“3 ”。

3 利用系统函数编辑公式，跨工作表调用所需内容

3.1 实现跨工作表调用所需内容的思路

通过上面的步骤，我们先是得到了当前抽查记录工作表名称“001”，然后通过计算调整，得到了对应在台帐工作表“编号”为001中所需内容的行号“3”，下面将通过EXCEL自带的系统函数来编辑公式，在抽查记录工作表“001”中，跨工作表调用台帐工作表中“台帐”相应单元格的内容。

3.2 公式的编辑

在抽查记录工作表“001”中，单击C4单元格，输入公式“=INDIRECT("台帐"&"!"&"F"&$F$1)”。

系统函数INDIRECT(……)的作用是引用括号内字符所指定的单元格的内容。这里的("台帐"&"!"&"F"&$F$1)指定的位置是台帐工作表的F3单元格 (台帐! F3)，即图1中所示“工程名称”这一列第三行的内容。公式编辑完成之后，系统会对C4单元格自动计算更新，显示的结果为“***项目 16#楼”。

按照上述步骤，依次对图2所示抽查记录工作表“001”中的E4、C5、E5、A7单元格分别输入公式“=INDIRECT("台帐"&"!"&"G"&$F$1)”、“ =INDIRECT("台帐 "&"!"&"D"&$F$1)”、“ =INDIRECT("台帐 "&"!"&"E"&$F$1)”、“ =INDIRECT("台帐"&"!"&"J"&$F$1)”。系统自动计算更新，分别在相应单元格显示“基础梁”、“ 16-3～16-6/16-C～16-L”、“ 2011-11-15”、“抽查情况（ 略 ）”。

3.3 对跨工作表调用内容的判断

对于正在办理质量监督手续且提前进行介入的工程，由于还没有质量监督注册登记号，台帐工作表中的“质量监督号”可能为空白，如果直接输入上述公式进行调用，返回的结果是“0”。这会影响到抽查记录表的后续打印操作。

以图2所示抽查记录工作表“001”的B3单元格为例，增加一个系统判断函数IF(……)对调用值进行判断，如果调用值为空，则显示空格。如果调用值存在，则显示所调用内容。输入公式“=IF(INDIRECT("台帐"&"!"&"C"&$F$1)="","",INDIRECT("台帐"&"!"&"C"&$F$1))”。如果图1所示台帐工作表“台帐”中的C3单元格为空白，则显示空白。这里调用值为非空格，所以会显示“WZJ 2011-50”。

4 抽查记录管理台帐的运用

通过上述操作，该工程质量监督抽查记录管理文件制作成功，在实际使用中，只需要在图1所示的质量监督抽查记录台帐即“台帐”工作表中，在“编号”001对应行输入“质量监督号”、“抽查部位”、“抽查日期”、“工程名称”、“抽查部位”、“抽查情况”，在图2所示的工程质量监督抽查记录即“001”工作表中，系统便能自动填充相应内容。

以抽查记录工作表“001”为母表，复制其他工作表，名称依次为“002、003、004、005…”。这样一来就能很快地制作好数量较多的抽查记录。互联网上还能找到以编号来复制工作表的EXCEL工具，用来复制工作表会更便捷。

5 结语

本文以工程质量监督抽查记录的管理、自动生成为例，介绍了利用系统函数、自定义函数编辑计算公式的方法和技巧。此外，还可以举一反三将其运用到整改通知、监督验收台帐的管理工作中，对于提高工程质量监督的工作效率具有参考和借鉴作用。