浅析档案信息资源质量

苏珊珊

摘要：本文以档案信息资源质量为核心，对其含义进行界定，对其重要性进行阐释，并从宏观、中观和微观三个层面对其影响因素进行分析，进而提出了提高档案信息资源质量的三点建议。

关键词：档案信息资源 档案信息 档案 档案信息资源质量

一、何谓档案信息资源质量

与“档案信息资源质量”相关，笔者所见过的相关提法有“档案质量”，“档案信息质量”以及本文所要提及的“档案信息资源质量”。其中，“档案质量”侧重的是档案实体的质量，“档案信息质量”强调的是档案中所蕴涵的档案信息及其相关背景信息的质量。

值得注意的是，档案信息资源并不简单的等同于档案信息的集合，从资源的构成要件来看，档案信息要成为档案信息资源必须满足以下三个条件：①有用性②达到一定的规模③经过系统的整理，换句话说，档案信息资源是经过系统整理并达到一定的规模，使之具有有用性的档案信息集合。[1]

在此基础上，结合ISO8402关于质量的界定，我们可以将档案信息资源质量理解为经过系统整理达到一定的规模并具有有用性的档案信息集合能够满足明确或隐含需要能力的特性总和。它既包括了档案信息资源的内在质量，如档案信息自身的完整、准确，档案信息集合的系统性等，也包括了档案信息资源的外在质量，如档案信息的载体及其表现形式。

二、研究档案信息资源质量的重要意义

（一）是图情档一体化发展的客观要求

受图情档一体化发展的影响，图书、情报、档案三门学科之间的交流与合作也越来越频繁，彼此之间相互影响、相互渗透。在信息资源质量研究方面，图书情报界起步较早且成果丰富，尤其是在网络信息资源质量方面颇有研究；而对比档案学研究领域，这方面成果则严重不足。截止至2012年2月28日，在中国知网（CNKI）上以“档案信息资源质量”为题名或关键词、以1979年至2012年为时间范围进行跨库检索，其相关文献仅为2篇。从文献数量上来看，关于档案信息资源质量的理论研究成果严重不足，在档案信息资源研究领域，其质量研究尚未引起学界的重视；从已有的研究成果来看，我们不难发现，对于档案信息资源质量本身尚未有清晰的界定和统一的认识，其相关研究范围仅限影响因素、评价体系等方面，研究范围有待进一步拓展，研究层次亦待于进一步加深。

（二）是档案信息化建设的重要内容

自2000年国家档案局颁布《全国档案信息化建设实施纲要》以来，全国各省市、各类型的档案馆以各种形式纷纷开展档案信息化建设实践。在档案信息化实践过程中，往往重视档案信息资源的开发、利用与服务工作，而忽视了档案信息资源质量这一重要的概念和衡量指标，从而造成了这样一种困境——珍贵档案信息资源因管理不善或保存不利而处于濒临灭绝的状态，而同时又有许多冗余的信息掺杂其中严重影响档案信息资源的有效利用，这种现实存在的矛盾要求我们更加重视档案信息资源质量的研究，在剔除垃圾信息、病毒信息的前提下，运用科学的手段与方法对档案信息资源质量进行有效的评价，从而分层次、有重点地开展档案信息资源的保护工作，以期不断提高档案信息化建设水平。

（三）是档案质量、档案信息质量研究的深化和发展

就目前的状况来看，涉及档案质量极其档案信息质量的相关理论研究和现实工作都已经逐步开展并取得一定成果。就理论方面而言，传统的档案鉴定、保管以及开发利用工作都涉及其质量的探讨，而新兴的档案网站、档案数据库和数字档案馆的建设更是重视其质量问题的研究，为从资源角度重新考量档案信息资源质量问题提供了有益的借鉴和参考。随着世界记忆工程的开展，世界各国也是纷纷开始投入到本国独特的文化遗产的保护工作之中。近年来，我国也逐渐开始重视文化遗产的保护问题，在积极参与申遗工作的同时，也建立了具有地区和国家性的《中国档案文献遗产名录》，档案作为中国档案文化遗产的重要组成部分，其质量和保护问题也越来越受到国家和社会各界的关注和重视，这都将为档案信息资源质量研究的实践工作提供相应的支持与保障。

三、影响档案信息资源质量的因素分析

（一）宏观层面

回顾中国建国以来的档案管理理念与实践：从最初的注重档案的收集工作、不断丰富馆藏数量，到逐步重视档案的鉴定工作、不断优化馆藏档案质量，到如今大力发展档案的信息化、对档案进行知识化管理，这些变化和发展都离不开国家宏观层面的政策指引和法律法规的保障。随着档案信息化进程的发展，档案工作也逐步从基础的实体管理走向实体与信息的集成管理、信息流与业务流的集成管理，档案信息资源作为一种经过加工整理的深层次的信息集合、一种重要的信息资源，其质量优劣和高低将直接影响我国档案信息化水平和进程，因而受到了国家和档案部门的高度重视。随之而来，国家和档案部门也相继出台了相应政策和法规对其予以规范和保障，例如1996年修订的《档案法》，2000年颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》，2007年出台的《中华人民共和国政府信息公开条例》以及各种不同类型、不同载体形式的档案的质量标准和管理规范等。这些宏观的政策和法律法规虽然并不直接影响档案信息资源质量，但是这种宏观层面的引导和规范，不仅能为档案信息资源质量研究提供相应的理论依据，而且还能引起学界和有关部门的重视和关注，从而带来相应的资金、技术支持和人才的保障。

（二）中观层面

档案信息资源作为一种经过加工整理、系统化了的有用的档案信息集合，其整合过程都必将对其质量产生影响。档案信息资源管理过程主要包括了档案信息资源的布局与配置、档案信息资源开发和档案信息资源的利用服务等几个环节，这每一个环节都与档案信息资源质量密切相关，都会对其质量产生直接性的影响。

对档案信息资源进行布局与配置，是满足社会档案信息需求的重要环节，是实现档案信息资源共享的基础性工作。在这一环节中不仅要实现对档案实体和档案信息进行合理布局，而且还要对档案信息资源在时间、空间和数量上进行有效的配置。[2]具体而言，主要是指对全国档案馆（室）网的建设和依托网络链接技术的档案信息网络的建设。只有在这一环节中对档案实体和档案信息分布不均、不合理的现状进行整序，才能实现档案信息资源的系统化和有序化，因而这一环节的工作情况将会对档案信息资源质量产生重要影响。

在信息化社会中，信息资源作为一种重要的资源，与其他资源一样，拥有资源的基本属性——有用性。档案信息资源作为信息资源的重要组成部分，其有用性也是衡量其质量的重要指标。在对档案信息资源进行管理的过程中，对其进行合理开发、为利用者提供及时而有效的利用服务，是实现档案信息资源价值和作用的重要步骤。具体而言，档案信息资源开发包括了对档案信息进行整序、存储、检索、重组、转化、传播等环节，通过这些步骤将原始的档案信息资源进行加工整理和转换，从而形成各种新的档案信息资源，如二次、三次档案信息资源等，其信息内容和质量也在这一过程中受到影响。此外，在档案信息资源提供利用服务的过程中，采取不同的利用方式和服务手段，也会对档案信息资源质量产生重要影响。

（三）微观层面

与宏观、中观层面不同，微观层面的分析是围绕档案信息资源本身而言的。档案是社会活动的产物，是具有保存价值的历史记录；档案信息则是指档案自身所蕴涵的档案信息及其相关的背景信息；而档案信息资源是指经过加工整理过后具有一定效用价值的档案信息的有机组合。三者之间关系密切，档案信息资源是档案信息的有机组合，而档案信息又来源于档案实体、围绕档案实体而产生，因而档案实体和档案信息质量的优劣都会对档案信息资源质量产生基础性影响。

就传统直读型档案而言，其质量构成主要包括内容、符号和载体三个部分。从其产生、到对其进行管理、到最后的保存、利用等一系列过程都对其质量产生重要影响。以最常见公文档案为例，其产生过程中的载体材料、记录材料、公文书写格式规范、公文处理程序等都对其质量有着重要影响；档案部门对公文档案进行管理的过程，比如说收集范围的界定、鉴定工作的开展、档案实体的整理情况以及进馆后的保存、利用状况等一系列过程，也将对档案实体质量及其档案信息质量产生重要影响。

就非传统直读型档案而言，其质量构成除了包括内容、符号、载体之外，还包括了另外一个重要组成部分——信息系统。以最常见的电子文件为例，其档案信息不仅仅指电子文件本身所蕴涵的信息，还必须包括其产生、流转过程中的各种元数据，即背景信息。因而无论是原生型电子文件还是次生型电子文件，电子文件管理系统的动态监控与运行情况、相应的安全技术保护措施等都将对其质量产生影响。

四、如何提高档案信息资源质量

档案信息资源是档案信息化建设的重要物质基础，是档案信息化可持续发展的信息支持和信息保障，离开档案信息资源，档案信息化建设就是无源之水、无本之木，更会失去其自身存在的价值。[3]而档案信息资源质量是衡量档案信息化建设的重要参考指标，其质量优劣将直接影响到我国档案信息化建设水平和进程，因而如何提高档案信息资源质量就成为了亟待解决的重要问题，笔者据前文的质量影响因素分析，提出以下几点建议以供参考：

（一）树立“前端控制”和“全程管理”理念，做好档案的基础管理工作

据前文的分析我们清楚的看到档案实体质量和档案信息质量本身就将对档案信息资源本身产生重要影响，因而做好档案的基础管理工作是档案信息资源质量的基本保障。

在档案管理工作中，档案部门应树立“前端控制”思想和“全程管理”理念，将档案工作提前到文书工作之中，既需要借助文书工作人员对业务工作熟悉的优势，又需要充分发挥档案部门及其档案管理人员对档案进行专业管理的作用，两者相互合作，形成合力从而对有关业务部门的档案工作进行有效的监督和指导，从而对进馆前的档案质量进行有效控制，防止信息病毒和垃圾的产生；经过进馆鉴定程序，对档案进行筛选，减少信息冗余和信息干扰；对于进馆保存的档案进行有序整理、定期检查、安全保管和合理开发利用。特别是针对电子文件，其真实性、完整性和法律凭证作用都需要从其产生源头的各种元数据及其背景信息予以保障，因而需要通过合理设计电子文件管理系统、建立相应的标准规范，并采取配套的符合电子文件安全保管和有效利用要求的技术措施和手段对电子文件质量进行有效的控制和合理的保障。

总而言之，无论是传统的档案管理工作，还是针对新型的电子文件进行有效管理，都需要对文件的整个生命周期进行全程质量控制和有效监督，在整个过程中以质量为核心，密切关注档案和档案信息的质量问题，每一个环节和步骤都要对档案和档案信息质量进行严格控制和把关。

（二）构建“集成管理”模型，对档案信息资源进行有机整合

安小米教授在城建文件档案信息的管理研究中将“集成管理”理解为以用户服务为核心，将信息管理和信息服务的全过程看成是一个复杂的系统，融用户产品质量控制、管理过程控制和管理服务控制为一体，从而达到用户服务满意、管理过程经济高效和管理结果最大价值实现的一个整体过程。[4]

借鉴此种观点，我们可以将“集成管理”的思想融入档案信息资源管理之中，将档案信息资源的配置和布局、档案信息资源的开发与利用服务和档案信息资源的传播等过程看成是一个有机整体，以有用性为导向，构建档案信息资源的集成管理模型，运用现代化技术手段，例如利用数据仓库技术实现集成管理，可以及时、主动地收集相关的档案信息及其元数据，利用数据仓库提供数据清洗、转换等功能将电子文件自动化地转换为档案，利用数据仓库特有的时间特性,可以记载档案修改历史、信息集成技术等[5]，对档案、档案信息、档案管理技术、档案管理人员等众多相关因素进行集成管理，使档案信息资源逐步系统化、有序化，并使之达到一定规模，从而最大程度地实现档案信息资源价值和作用。具体而言，既要包括对全国档案馆（网）进行有效的布局、对档案信息库、档案信息网络进行合理的建设，还包括了针对不同用户群体采取不同途径和方法对档案信息资源进行不同层次的开发工作，提供种类丰富、方便快捷的档案信息资源利用服务工作等，从而将档案信息资源从“可获知”向“可获得”进行迈进，进而实现档案信息资源价值和作用的最大化，使档案信息资源质量不断提升。

（三）重视“质量管理”问题，加强档案信息资源的质量问题研究

国家有关档案信息化、档案开放利用等方面的方针政策和相应法律法规的出台已经为档案信息资源质量研究指明了方向，奠定了一定的理论基础。在此基础之上，档案部门及其相关研究领域的学者应该逐步重视到档案信息资源质量问题的重要性，展开相应的理论研究工作——对其定义进行清晰界定，对其内涵和外延进行进一步的探讨，对影响档案信息资源质量的相关因素进行深入分析，系统构建档案信息质量评价体系，提出切实可行的档案信息质量提升方法等。既要不断拓展档案信息资源质量的理论研究范围、丰富档案信息资源质量理论研究内容，又要多层面、多层次开展档案信息资源理论研究工作、加深档案信息资源质量理论研究程度。只有在理论上对档案信息资源质量问题达成一定的共识、并取得一定的研究成果才能为档案信息资源质量管理实践提供有益和有效的指导，才能不断促进档案信息资源质量的提升和优化，才能更好的开展档案信息资源开发利用和服务工作，从而真正推进全国档案信息化进程。■

参考文献

[1] 吕真真. 档案信息资源质量评价研究[J]. 兰台世界,2009（8）：5-6.

[2] 金红. 档案信息资源布局初探[J]. 广东档案，2010（6）：20-21.

[3] 丁光勋. 信息时代档案学理论研究与实践[M]. 1版. 上海：上海三联书店，2007.

[4] 王小云 王运彬. 集成理念下档案信息资源优化配置探析[J]. 档案学研究，2010（5）：45-49.

[5] 何军. 档案信息的集成管理与集成服务模式研究[J]. 档案学研究，2006（2）：56-59.