浅谈ISO质量管理体系在档案管理工作中的应用

施红刚

摘要：档案管理是一项系统性与专业性兼并的现代化档案资料管理规划工作。随着现代化质量管理体系内容研究的逐步完善与发展，在现代化档案管理系统中应用ISO质量管理体系标准，已经成为档案归集整理工作中的重点应用内容。

关键词：档案管理；专业性；ISO质量管理体系；标准

档案管理工作系统性与专业性相对较强，因此其要求从业人员必须具备高度社会责任感与专业工作精神，从事行业所需的良好素质，务实的工作态度，以及扎实的理论基础与实践能力等。尤其是随着产业化经济与各领域化产业技术的提高，现代档案管理工作必须要掌握先进的管理方法及相关基本技能与处理标准等。也就是说，当前阶段质量管理体系研究内容正奔向完善态势发展且建设进程速度非常强劲，在现代档案管理工作系统中，应用并极力推行质量管理体系相关内容及标准，是新时期下档案管理工作的时势要求。

一、ISO质量管理体系的基本理论

ISO 9000质量管理体系的基本理论基础包含：以客户群体为关注重点、组织作用、集体参与、处理方法、系统体系标准、改革应用、基于实践角度的决策部署、以及供需方互利等的基本原则。即其往往要求通过建立、执行文件程序相关的质量体系标准，并依据与其相关的执法准则为客户群体提供优质、周到的现代化服务，且在质量服务的基础上保持持续改进。也就是说，其理论核心的重点是为了使得客户态度满意，基本执行原则是持续化改革。即某个组织机构对客户提出的相关质量需求，能通过质量管理体系标准下的持续改进来获取客户态度的满意。

二、质量管理体系对档案管理工作系统的积极促进作用

大力应用并极力推行质量管理体系，能够使得档案管理满足从事现代化档案工作所具备的诸多需求，促进档案管理工作系统实现有据可循、有章可依，从而利于形成责任清晰、分工明确、章法有度的作业模式，促进管理与服务水准以及作业质量大幅度提升。具体而言，现代档案管理中应用并推行ISO质量管理体系标准所具备的促进作用主要表现为以下几方面。

（一）促进质量服务观念形成，提升服务意识

通过应用并推行质量管理体系标准，现代化档案管理工作实现了满足内需建设相关需求的基础上，又高标准化的促进了质量服务面向于大众服务对象，即以客户的满意程度而定最终评价标准。

在当前背景下，档案工作从业人员要积极树立主动服务观念，从而才能积极主动地了解当前市场竞争形势下的各项需求及内部系统相关决策内容的重点问题；要利用现代化先进管理技术及方法，挖掘现有信息资源，实现充分利用档案管理系统中的各项资源，以此进一步扩充自身优势，逐步提升内需建设进程速度，使之更好的服务面向于大众服务对象。

档案反馈的收集、分析与汇编是提升档案信息资源管理、进程执行力度、开发质量的重要举措。凭借反馈信息的整理筹划、分析与加工汇编，能够及时掌握到市场发展建设需求，并使得档案工作的建设思路更加畅通，从而才能高效地开发档案信息资源，使得资源充分利用而非闲置，服务于市场经济与社会各组织主体。

（二）在档案管理工作系统中应用并推行质量管理体系标准可促进相关作业更加规范化

档案管理从业人员应当具备标准化理念服务意识，即凭借标准化管理模式的实践应用使得各项档案逐步奔向正规运作轨道。以往，档案材料的形成要经过文件起草、删改、直至打印、传阅、整理筹划、归档都是以纸质手工模式为主。而信息产业技术的积极推行及运用，能够高效系统地文成文件的起草、删改、索引、打印、登记以及统计筹划等各项作业，使得文件流转作业所需的各项环节实现办公自动化。档案管理工作信息化与自动化是现代档案工作系统中极力推行的重点研究内容，也是档案从业工作人员前进的改革方向。

（三）推行质量管理体系标准，促进档案信息实现真实可靠

档案信息是一个单位或组织的重要资产。档案信息的绝密性、真实性、以及可靠性对维持一个组织机构的竞争优势、保全资产、经济效益、管理机制合规性与商务形象都是极为重要的。推行ISO质量管理体系标准相关内容，进行全面、专业、科学的信息安全风险评估，拟定选控目标，采用合理风险损益控制举措，强制预防为主，实行全过程动态管控，保障各项档案信息具备保密性、真实性、以及可靠性。

三、为提高档案管理质量应用质量管理体系标准所实行的必要举措

（一）加强信息化建设、推行素质教育

信息产业技术盛行的时代，档案管理的内需建设尤为重点，即档案管理内涵与外延服务强度逐步提升，信息属性已经成为时代反映档案实质的基本特征。光盘、刻录、计算机信息技术对档案管理系统工作的辅助作用很大。也就是说，信息产业技术盛行的时代背景作用下，其各项技术已经成为了现代化档案管理工作各项作业执行的坚实后盾，这就要求档案管理工作需摒弃传统僵化、桎梏的观念及意识，具备科学的现代化从业思想观。而推行质量管理体系标准，就是推行全新档案管理理念，使得档案管理工作能够与国际水准接轨；要注意强化档案主体意识与提升意识教育，加强档案从业人员的档案保密观念及意识、积极更新观念及充实体系知识内容等，以此才能具备推行现代信息化建设的各项素质，提高质量管理体系标准内容的执行质量与效率。

（二）制定档案管理工作执行标准并积极贯彻

在档案管理工作中应用质量管理体系标准相关内容，务必要以ISO 9000《质量管理与质量保证》系类国际标准建立一套健全的质量体系文件。从档案的收进、启封、登记、借阅、归档等各个程序都要以质量管理为核心，建立与完善ISO质量体系。

（三）打造一支具备专业化从业素质的管理型人才队伍

现代档案工作从业人员必须具备现代化服务意识与先进管理思想，否者就会影响档案工作进程速度。也就是说，档案工作的性质已经决定了档案工作管理模式、作业模式必须实现集约化模式的过渡及转变。而建立一支具备专业从业素质的管理性人才队伍，才能提高档案工作的集约化管理模式建设进程速度。为此，档案工作人员要尽可能地熟练档案体系业务、认真学习各项技术、审核掌握档案行业标准等，并树立起高度责任意识与加强档案学术的大力研究，以此才能夯实基本理论水平，逐渐递升到实践中去。

（四）建立质量管理监督体系考核机制

推行ISO质量管理体系标准，除了能按照相关规范进行记录，还要严格对各项记录进行认真务实的审核，对以前的原始档案按照质量管理体系的要素去衡量与考虑。因此，档案管理工作必须要建立起质量管理监督、绩效测评体系机制，监督的目的是为了衡量工作人员基本工作执行情况与反馈落实执行标准的实际成效；而考核要详细，能够全面覆盖档案工作的各项作业环节，使得工作人员清楚认知到各项作业应当怎样做才规范，以此提高工作执行效率与质量。

结语：

总之，在档案管理工作系统中推行有效的质量管理体系标准，能够提高档案管理工作执行质量与效率。因此，这就需要档案从业人员必须坚持“加强领导、上下联动、整体推行、积极创新”的基本执行方针，重视中高层干部示范作用以及落实全体人员的基础与参与作用，最终获得高效成果。■

参考文献

[1]纪军. 推行ISO质量管理体系 提高档案管理质量[J]. 企业科技与发展, 2011,(14)

[2]王敬尊,孟庆旺,梁俊香. 执行ISO 9000质量标准 建立现代化企业管理制度[J]. 商场现代化, 2009,(08) .

[3]韦斌生. 从管理学的视角解读ISO 9001∶2008[J]. 机械工业标准化与质量, 2009,(04)

[4]吴立伟. ISO质量管理体系在高校档案管理中的应用[J]. 科学与管理, 2007,(05)