分析新时期人事档案管理工作之我见

卢蕾

按照胡总书记“科学发展观”要求做好新时期干部人事档案工作显得尤为重要。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，干部人才工作出现了不少新情况，干部人事档案工作也面临不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，充分发挥职能作用，更好地为干部人事工作服务。

一、适应干部人事制度改革，改进干部人事档案管理

近年来，随着干部人事制度改革的不断深入，公开选拔、实绩考核、引咎辞职等新举措加快实施，干部的竞争择优和正常流动机制正在形成。适应这一发展，干部人事档案工作也必须形成与之配套的管理模式。

1、理顺档案管理体制。现行的干部人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在干部人事档案工作中发挥了重要作用。但由于在新的发展时期，人员流动日益加速，人员的隶属关系不断变化等原因，干部档案工作出现了一些新情况新问题。一是关系较乱。主要表现在企、事业单位部分人员的档案有的在人事部门，还有的在劳动部门，管理的主体不清。二是人档脱节。在人员流动中，少数职能单位档案意识淡漠，造成人档分离，弃档、“死”档和无档现象时有发生。三是管理盲区。部分单位在招聘人员时，擅自保存所聘人员档案，少数柔性流动人才及一时没有落实工作的大中专毕业生和退伍军人，私自截留档案的现象也时有发生，成为新的管理盲区。

2、健全档案管理制度。适应不断发展的新形势，对现行的档案查借阅制度、材料收集制度、鉴别归档制度、检查核对制度、保管保密制度等进行完善，同时，针对体制改革、人员流动等新情况、新问题，制定一些新的制度。如：针对下岗及再就业人员，建立下岗和再就业人员档案管理中心等。

3、完善档案管理内容。要紧紧围绕干部工作大局，提高干部档案的利用价值，在收集干部基本情况的基础上，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能资料。

二、加大信息资源开发，加快档案工作信息化建设

档案工作的信息化、自动化是机关办公自动化的重要组成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。当前，推进干部人事档案工作的信息化可从以下三个方面着手考虑。

1、建立干部人事档案数据库系统，实施干部人事档案动态管理。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将干部档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使干部档案数据化、信息化，在档案的查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作。同时，档案的数据系统建成后，不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦干部基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。

2、建立干部人事档案网络化管理体系，实施干部人事档案的分级管理。按管理权限，逐层逐级建立干部人事档案局域网，通过局域网之间的相互联结，实行干部档案的网络化管理。建立干部人事档案网络化管理系统，重点要解决好使用权和管理权问题。在使用权上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认，提供所需的档案资料。在管理权上，可以实行分级管理制度，县级以上由各级主管部门负责，县以下由县统一集中管理。要坚持谁管理谁负责，严格按管理权限由主管部门负责档案的日常管理和修改维护。

3、建立干部个人电子档案系统，实施干部人事档案自动化管理。适应人才柔性流动的需求，为便于档案的查阅流转，可以将干部个人中能够公开部分的内容以类似于IC卡的形式，制成电子档案。该档案由主管部门制作并负责维护更改，由个人持有，用人单位只能阅读无法更改。个人电子档案的建立，可以有效地减少弃档、“死”档和无档现象，同时，还可以减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏。

三、强化服务效能，发挥干部人事档案作用

为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。档案工作者必须增强服务意识，拓宽服务领域，及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要，主动参与，超前服务。

1、发挥干部档案的历史作用。干部档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，是做好干部工作不可缺少的基础材料。实际工作中经常会碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题，不少都比较棘手。管档部门要充分发挥档案的历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，为正确解决问题提供第一手资料。

2、发挥干部档案在选用干部上的基础作用。选拔使用干部，关键是知人善任。干部档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据，档案管理部门应及时维护更改干部信息，保证信息的真实可靠，并主动提供所需干部的个体情况，为领导准确选人用人提供重要的依据。同时，可以利用计算机技术，做好档案信息的综合分析，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供第一手可靠的资料，当好领导的参谋。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才，把资料库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。

3、发挥干部档案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部档案的服务功能还体现在能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出据历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇、机关机构改革等提供有价值的服务。■