浅谈系部教学档案数字化管理，提高工作效率

黄乙妹

摘要：系部教学档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照，如何管理好繁杂零乱各种教学资料显得十分重要。本文在分析传统系部档案管理存在的问题的基础上，阐述了系部教学档案应用数字化管理，提高工作效率。

关键词：系部教学档案；数字化管理；提高工作效率

一、数字化文件（电子文件）定义及其特点

数字化文件（电子文件）是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1. 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3. 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4. 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

1. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

2. 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3. 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、系部教学档案的主要内容

系部教学档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，是最基层、最原始、最重要的评估高院教育质量及管理水平的一个重要标志。系部教学档案是在教学管理过程中形成的各项具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的文件材料形成系部教学档案，包括开课计划、教学任务、教材征订、教学安排、教学计划、实验计划、补考、重修、教学督导、期未考试、成绩收集。

四、目前系部教学档案管理存在的问题

4.1 学院针对系部档案管理的制度和措施

教学档案的管理由教务处、系（部）两级进行管理。教务处是学院教学管理的中心，它学院所有系部的教学管理进行统管，但在长期的教学管理过程中，教务处只对系部要交教务处的那一部份文档经行附带的要求外，对于其它的教学文档，哪些是需要重点保管，哪些只作临时保管的，哪些需要长期保管的，哪些只需短期保管的等，应该如何保管，没有制定出针对系部档案管理的制度和措施。这样做势必会导致系部档案管理的随意性和自由性，也会给学院教学管理、领导决策、教学改革、教学水平合格评估等所需提供数据资料带来不便和隐患。

4.2 系部进行档案管理的条件有限

开展档案的保管工作，需要一定的物质条件作支撑，否则这项工作难以作好。其基本条件如下：

（1）档案库房：档案库房建筑主要为档案管理保护提供了最基本的物质条件，档案库房选择地点的好坏将直接影响到档案保护。

（2）档案装具：包含档案箱、档案架、档案柜。

（3）包装材料：为防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少档案机械磨损，档案必须经过包装。

事实以上所罗列这些条件除了学院档案管理满足外，一般系部的档案管理都不满足，首先没有分配专门的档案室，系部的大部分教务资料都只能存放在系办公室有限的资料柜内，或乱堆放在某个有空的办公室内，这样难免造成操成一些有用的资料丢失。第二由于没有制定专门的档案管理制度，对一些档案没有能够进行很好包装，使得一些重要资料损坏严重。

五、数字化电子档案管理的优越性

针对以上系部教学档案管理存在的种种问题可采用数字化电子档案的方式来解决， 电子档案是具有保存利用价值的电子文件，随着计算机技术的广泛应用，形成了越来越多的电子史件，在电子文件中全部信息都是以数字式代码的形式加以存储的，由计算机完成信息的编码和解码过程。利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像，所以电子档案也被称为“机读档案”。相对比传统系部档案管理，采用数字化电子管理存在以下优点：

5.1 档案存储量大

电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘，这些存储介质具有存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点。系部教学管理中产生的需保管具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的档案文件材料，随着的是档案入库数量的剧增，一张普通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入，可解决档案库房的问题。

5.2 档案查询及检索高效、快捷、准确、方法多样。

由于档案利用率越来越高，系部的管理层急需信息进行决策，各教务处也急需相关的档案进行借鉴，教师需要查找教务处下发的各种文件，学生需要查找个人的学习档案，所以系部档案管理需要准确、快速提供档案信息及资料，随着时间的推移，各种教学档案数量的急增以及频繁地提供利用，使得系部档案管理人员的工作量大大增加，如果继续采用传统的系部教学档案管理方法，那就会出现档案查找耗时、查全查准概率不高的现象，势必会造成档案利用率低下的后果。手工，纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥。而采用电子化管理系部教学档案，借助于计算机数据库技术，可实现快速速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。

5.3 能方便地进行档案的修改，补充、输出、复制。

今天，以计算机技术为依托的现代化管理手段已非常广泛和深入地使用到了办公自动化、辅助设计及信息管理等各行各业，而系部作为高校教学、科学研究的前沿阵地，如果教学档案管理还采用原始的管理办法，那样会与社会发展脱节的。所以，我们可以利用计算机将具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的档案文件材料转化成各种计算机可识别的文字、图像、声音、视频文件，这种方法使纸质档案储藏变得简单、快捷，最后整合成计算机数据库，能快速的实现档案的修改，补充、输出、复制。

5.4 利用计算机网络技术使得系部教学档案归档、查阅变得更容易。

（1）档案管理的计算机网络化有利于提高档案用户和管理人员双管的工作效率。

（2）档案的计算机网络化管理简化了档案的归档过程，系部教学档案管理人员不管在什么地点都可以将形成的数字化文件，图纸等传输至数据库，在很大程度上减轻了档案管理人员复杂繁琐的档案收集工作，同时也大大简化了编目工作。将传统的档案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在网络中进行，档案人员就可以有更多的时间进行档案编研及数据采集、充实和完善等工作，并且通过网络方便信息交流，使档案的利用价值最大化。而档案使用人员只有赋予一定的权限就不用每次需查找教学档案都需要往档案库房跑，在任何一台联网的计算机就可实现档案的查询。

5.5 促进了档案的实体保护，档案保管更加安全

电子化档案储藏主要由文字、图像、声音、视频等计算机文件构成，传统的管理方法会因为温度的高低温度的大小、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量，纸制档案易脏、易碎、易丢失，而数字化管理则可解除这些隐患。

六、总结

系部教学档案管理是一项繁杂而没有标准化的工作，而系部在教学过程中又会产生大量需要长期保存供以后在各种场合查询的档案资料，利用数字化电子技术管理系部教学档案，大大提高工作效率，且能开创档案管理工作的新局面。

参考文献

[1] 吴淑贞.论述电子档案文件管理工作及对策[J].建材发展导向，2011年4月.

[2] 栾传晟.谈电子档案管理[J].管理科学，2010（2）.