企业档案管理工作之我见

常秀玲

摘要：档案管理工作在企业发展中的作用愈来愈凸显，然而目前部分企业对档案工作还不够重视，档案意识不强，档案利用率低，甚至给企业发展造成了一定的影响。鉴于此，本文从企业档案管理工作的重要性、企业档案工作的现状和企业档案工作的建议及发展趋势等方面提出了个人看法，希望对档案工作和企业管理等有所借鉴。

关键词：企业档案；问题；建议；趋势

中图分类号：G271 文献标志码：B 文章编号：1674-9324（2012）01-0255-02

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。企业决策者可以通过充分利用档案丰富的信息资源，寻找工作查考的依据，维护企业经济利益，合法权益和历史真实面貌，为推进企业快速发展提供科学依据。

一、档案管理对企业发展的重要性

优秀的档案管理工作能够有效地促进企业发展，表现为：有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障；有助于企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益；有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象；有助于企业加强自身文化建设，利用丰富生动的档案素材，展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。

二、企业档案工作存在的主要问题

1.领导不重视，档案利率不高。企业档案工作对企业管理意义深远，具有十分重要的价值。档案信息的利用不仅可以为企业带来较显著的经济效益，而且从某种意义上来讲能提高企业的社会效益。但是许多企业领导档案利用的意识不强，对档案工作的重视程度不够，使档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。甚至于有的重要企业信息档案未能及时归档存档，为企业的发展，特别是信息渠道的有效完善埋下了隐患。

2.档案管理机制不完善。企业档案工作重视最基础的资料收集，有些资料的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不健全，责任不明确。有的虽建立了一些管理制度，也明确了一些管理机构却总是流于形式，成为摆设，不能正直发挥作用。部分档案人员因无明确的考核机制而责任心不强，文件资料堆积很久却不能及时整理。甚至有的档案资料丢失严重。有些责任部门不及时催要重要文件，使传阅文件被丢失、涂改、污改等现象时有发生，给企业档案管理的规范化造成较严重的影响。

3.在档案管理方面投入资金少，致使档案管理设施设备陈旧落后。现阶段，电脑已经广泛应用于社会各行各业，而企业管理的整个流程基本都离不开计算机的现代化办公手段。但有些企业因为领导不重视，在档案管理方面不舍得投入，致使档案管理设施设备陈旧落后，计算机不能广泛应用到档案管理工作中来，致使档案工作效率不高，不能更好地企业发展服务。

4.档案工作专职人员缺乏。因为缺乏专业的培训和学习，当前很多企业档案管理人员专业水平不高，工作能力不强，工作责任心低下，加上知识结构不合理，学历普遍偏低，高层次档案专业人才甚少，远远不能满足企业发展的需求，直接影响了档案管理水平的提升。

三、提高档案管理的建议

以上问题的存在对企业发展有着潜在的危害，特别是一些文件涉及企业的重要技术、商业机密、专利、工艺等，如果管理不善，势必造成企业的重大经济损失。为此，提出几点提高档案管理工作的建议：

1.强化法制观念，提高档案管理意识。树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。深入学习宣传《档案法》的基础上，进一步明确有法可依，有法必依，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性。领导的重视也是做好档案工作的重要保证，通过宣传引导，让员工知道做好档案管理工作也能够创造效益，对企业发展是有很大作用的。

2.规范企业档案管理机制，强化工作责任。健全档案管理的规章制度，明确职能，使档案管理逐步适应科技水平的提升，适应企业各项管理工作的革新。应建立健全管理机制，强化档案意识，提高档案管理专业人员的知识面，提高业务能力和水平，增强做好档案管理工作的积极性和主动性，同时要采取有效手段实施约束和激励机制，严格考核，增强工作人员的责任意识，创新工作，开创企业档案工作新局面。

3.更新设备，充分利用现代化技术。社会发展的速度愈来愈快，企业档案数量也将快速增多，单单依靠人工手段进行档案管理已远远不能适应发展的需要，所以采取现代化手段进行档案管理势在必行。计算机、网络等媒介的出现能够很好地解决这一问题，但这需要企业领导及档案管理人员，从思想观念上对新技术给予足够的重视，用新的观念看待事物，引进使用现代化技术设备，提高工作效率和质量。

4.增强专业技能，提高人员的素质。针对档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，加强企业档案管理工作。不仅要有一定的政治理论水平、业务水平，还要有广博的知识，强烈的开拓、进取意识，既要能熟知档案管理法规和基本的档案管理业务知识、技能，还要熟练掌握计算机管理知识和操作技能，以适应新时期的企业档案管理。

四、企业档案管理工作的趋势

企业愈发展，各项生产经营活动产生的相关信息资料就愈多，档案管理工作亦增加了复杂性和工作难度，冲击着传统的档案管理方式。企业档案管理工作必须向科学化、现代化迈近，才能适应企业的发展需求。企业档案管理工作将会有以下发展趋势：

1.企业档案管理工作将发挥更加重要的作用。档案是企业在科技创新、管理创新活动中积累、保存起来的知识，是企业的重要资产，档案管理工作必须围绕企业的中心工作，抓好服务、促进建设、加快发展，进一步发挥档案室的服务功能，推动档案工作跨越式发展，为企业经营管理提供更好的服务，提高企业的工作效率和经济效益。

2.企业档案管理工作将会得到更快发展。企业档案管理首先体现在企业的办公自动化和多媒体技术的应用方面，档案借以存在的载体也与时俱进地从纸质档案转变为磁盘、磁带、光盘、U盘等，档案的存在形式由卷案转变为微型化、无型化、网络化和虚拟化。不仅减少了储存空间，而且提高了工作效率，因为在使用调阅档案时，一台电脑可以储存太多档案室案卷所储存的信息资料，工作人员更多的是应用现代化的查阅方式，一挥而就，工作效率大大提高，减少了劳动力，降低了工作成本，却能收到事半功倍的效果，企业档案工作将得到跳跃式的大发展。

3.企业档案工作实行信息一体化管理。实现档案、资料、图书、情报工作一体化管理。企业档案资料管理综合性特点决定了档案、资料、图书、情报等信息之间是互相影响、互相渗透的。实行一体化管理能降低成本，提高效益；能有利于企业各种信息的综合性的开发和利用，因为企业技术人员在技术创新过程中利用信息资源时，不会去区分它的来源是档案还是情报，而是以利用价值来决定其取舍。企业档案管理实行信息一体化管理还有利于企业对各种信息的收集管理和进行多次加工，充分发挥各种信息的全面综合优势，为企业的快速发展提供高效服务。

4.企业档案管理将有效推动企业文化建设。企业发展的过程亦是企业档案信息资料不断积累的过程，企业的文化核心思想全部体现在企业档案资料信息中。它不但记录着企业产生、经营和企业文化建设的过程，它还能为企业文化深层次建设提供依据和参考。首先，企业档案是企业职工了解企业发展史的必不可少的工具，挖掘积淀在企业档案中体现企业精神的典型事例，可以用来教育企业职工继承和发扬企业精神，充分调动职工的积极性和创造性，增强企业的凝聚力和向心力；其次，企业形象是企业文化建设的重要内容，它是企业的一笔巨大的精神财富和无形资产。企业档案在企业形象建设中，亦发挥着重要作用。