企业管理沟通的改善策略

摘要：对于企业而言，有效沟通是提高其管理水平的必然举措。目前企业管理沟通中还存在着诸多亟需解决的问题。基于此，文章探讨了如何采取切实有效的措施，以增强企业管理沟通的有效性与实效性。在实践中，管理者既要明确信息沟通的目的，又要选择恰当的沟通方式；既要充分发挥反馈的作用，又要注意倾听的方法与技巧；既要灵活地选择沟通时机与场合，又要积极地缩短信息传递链。

关键词：企业管理沟通；信息沟通；沟通模式设计；沟通有效性

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2012）01-0021-04

近些年，随着社会经济的不断发展，沟通问题引起了越来越广泛的关注。在现实生活中，沟通的重要性是不言而喻的。无论是个体还是团体、组织，要想生存与发展，都离不开沟通的保障作用。现如今，沟通无处不在，已经渗透到人们生产、生活的方方面面。对于企业而言，其管理效果的好坏或者管理水平的高低，在很大程度上也取决于沟通的好坏。换句话说，有效沟通是关系企业管理水平高低的重要因素。其实，现实中许多企业之所以管理不善，其中一项很重要的原因就是缺乏有效的沟通。纵览当今企业管理中的沟通现状，其总体态势良好，但也存在着诸多的问题。这些问题严重影响了企业的正常生产与经营，制约了企业的生存与发展，必须得到及时地解决。由此可见，如何在管理中加强有效沟通，是企业不得不面对的一项重点课题与难点课题。基于以上的论述，本文从基本概述、限制因素、对策三个维度，对该问题了进行如下的分析与研究，希望以此能为企业管理事业的发展贡献自身的力量。

一、信息沟通概述

（一）信息沟通的内涵、要素与分类

通俗地讲，信息沟通就是指信息由发送者传递到接收者的过程。这里所说的信息，内容非常宽泛，包括了思想、态度、情感等方方面面。根据信息沟通的过程，我们将信息沟通划分为六种要素，一是沟通主体，二是编码，三是沟通渠道，四是沟通客体，五是译码，六是反馈。其中，编码、沟通渠道、译码是决定信息沟通是否具有有效性的关键环节。按照不同的标准，我们将信息沟通划分为不同的种类。按照流动方向的不同，信息沟通分为横向沟通和纵向沟通；按照沟通形式的不同，信息沟通分为语言沟通和非语言沟通；按照沟通内容的不同，信息沟通分为正式沟通与非正式沟通。

除此之外，我们要想正确地理解信息沟通的内涵，还要注意这样几项问题：首先，信息传递是信息沟通的前提和基础，没有信息传递就没有信息沟通；其次，有了信息传递并不意味着有了信息沟通，信息传递的内容还必须被接收者理解；再次，人是信息沟通的主体；最后，信息沟通过程应是一个整体。

（二）企业管理沟通模式设计的基本原则

在现实中，企业管理沟通模式不是盲目设计的，其设计必须坚持或遵循一些特定的原则。概括起来讲，企业管理沟通模式设计应当坚持或遵循这样几项基本原则：首先，企业管理沟通模式设计要具有效率性与科学性。效率性是指企业管理沟通要在最短的时间内获得最大的沟通量，而科学性是指企业管理沟通的方法、渠道、机构等合理有效。除此之外，对于企业管理沟通而言，强调效益性也是非常必要的。所谓效益性，就是指企业管理沟通要以最少的投入获得最大的产出。其中，这里所说的投入，主要是指时间成本、资金成本、精力成本等内容；而这里所说的产出，主要是指给企业带来可以直接量化的经济效益，或者给企业带来不能进行量化的企业形象。在现实中，效率性、科学性与效益性是现代企业管理的基本要求。因此，企业管理沟通模式设计必须符合现代企业管理的思想与要求。其次，企业管理沟通模式设计要具有文化性与人文性。在实践中，企业之间存在着各种各样的文化差异。企业管理沟通模式设计要体现这种文化差异，使设计出的管理沟通模式与企业文化实际相适应。例如，有的企业是家庭式的，其管理沟通模式最好以非正式沟通为主；而有些企业是军队式的，其管理沟通模式最好以正式沟通为主。人文性就是指要坚持以人文本。人既是信息沟通的主体，又是信息沟通的客体，人与人的沟通就是企业管理沟通的实质。对于一种企业管理沟通模式而言，它只有充分地体现人性，融入人的利益与需求，才能获得人的认可，才能具有实效性。因此，在设计管理沟通模式时，我们要认真贯彻与执行人文性原则，将人的沟通习惯与沟通需求放在非常突出的位置。

二、影响沟通有效性的限制性因素分析

（一）发送者对沟通有效性的限制

在实践中，信息发送者作为信息沟通的发起者，其自身的一些不足会直接影响信息沟通的有效性。据调查研究发现，现如今，因信息发送者而导致信息沟通无效的原因有这样几项：首先，信息发送者的语言表达能力比较欠缺。对于信息沟通而言，信息发送者的语言表达能力是至关重要的。如果信息发送者不具备良好的语言表达能力，就容易造成信息内容的不准确、含糊不清、隐晦难懂。在这种情况下，信息接受者根本无法准确地领略信息发送者的意图或想法，使得信息沟通毫无实效性可言。除此之外，在信息沟通过程中，有许多信息发送者往往忽视了信息接受者的感受，态度比较蛮横或强硬，这也是信息发送者的语言表达能力欠缺的具体表现。而且，在企业管理过程中，这种现象也是屡见不鲜，成为困扰企业发展的一项难题。其次，信息发送者对语义的理解不准确。众所周知，汉语文字变化莫测。它既有同形异义，又有同形异音；既有一词多义，又有多词一义。这给语义理解增加了难度，对语义理解者提出了更高的要求。对于信息沟通而言，如果信息发送者不能准确地理解语义，就必然会导致信息沟通的失败。最后，信息发送者的个人信誉不高。在现实中，信息发送者的个人信誉有很多具体的表现形式，如个人地位、个人形象、个人能力等。不管是哪一种表现形式，信息发送者如果丧失了个人信誉，就会使其所发送的信息不被信息接收者信任或重视，这样会极大地降低信息沟通的有效性。

（二）接收者对沟通有效性的限制

与信息发送者相比，信息接收者与其既有相同点，又有不同点。在相同点方面，它们都是信息沟通的主体或参与者；而在不同点方面，信息发送者是信息沟通的发起者，而信息接收者是信息沟通的终结者。在实践中，信息接收者自身的一些不足也会直接影响信息沟通的有效性。总体而言，因信息接收者而导致信息沟通无效的原因主要体现在以下几个方面：首先，信息接收者对信息的选择不恰当。在接收信息以后，信息接收者往往会根据个人的喜好或需求选择信息。而对一些与自身切身利益无关的信息，信息接收者往往会置之不理。这种以个人利益、个人喜好、个人需求为基准的选择，是极其不恰当的，严重影响了信息沟通的有效性。其实，在企业管理过程中，被管理者常常从自身的角度出发，有选择性地接收管理者发出的信息。可想而知，如果这些信息很重要，但却不在被管理者的接收范围内，就会导致这些信息的内容根本无法得到落实，使企业管理陷入被动的局面，并最终给企业带来了难以挽回的损失。其次，信息接收者的理解能力有所欠缺。在现实生活中，因为每个人的年龄、学历、生活阅历等都各不相同，所以每个人对信息的理解或把握能力也不尽相同。信息接收者的理解能力是影响信息沟通有效性的重要因素。如果信息接收者的理解能力强，就会极大地提高信息沟通有效性；相反，如果信息接收者的理解能力弱，就会极大地降低信息沟通有效性。最后，信息接收者没有正确处理好与信息发送者之间的关系。长期的发展实践证明，我们要想提高信息沟通的有效性，就必须正确处理好信息发送者与信息接收者之间的关系。具体而言，信息发送者与信息接收者之间应当多一些理解与信任，少一些猜忌与偏见，建立一种融洽的沟通关系。从信息接收者的角度讲，其之所以影响了信息沟通的有效性，其中很重要的一项原因就是没有正确处理好与信息发送者之间的关系。

（三）信息传递过程对沟通有效性的限制

在信息发送以后，信息要经历一个简单或复杂的传递过程才能到达信息接收者手中。在这个传递过程中，还会存在着许多外部因素影响着信息沟通的有效性。概括起来讲，现实中比较突出的外部因素主要有以下几项：首先，信息传递环节过多引起的信息失真。信息失真是信息传递过程中经常遇到的问题。在现实中，信息失真主要由两部分组成，一是自然失真，二是人为失真。其中，自然失真是由人的心智能力、可知觉范围、生理状态等客观因素决定的，而人为失真是由人的喜好、心理、动机等主观因素决定的。信息失真与信息传递环节多少有着密切的联系。据研究发现，它们之间是一种正相关的关系。也就是说，信息传递环节越多，信息失真率就越大；相反，信息传递环节越少，信息失真率就越小。其次，沟通对象与沟通时机选择不恰当。沟通对象的选择要考虑其心理状态和对某种事务的态度,及兴趣、爱好等,盲目地信口开河未必能取得沟通要达到的目的。沟通时机的选择要考虑沟通时间和空间因素。如果对象和时机选择不当,不仅不利于沟通,而且有可能造成彼此的矛盾。具体来看，在选择沟通对象时，我们要综合考虑各种因素，如心理状态、兴趣爱好、认知程度等。我们如果抛开了这些因素，而只是盲目地信口开河，就根本无法实现信息沟通的目的。在这种情况下，信息沟通的有效性也很难得到提高。在选择沟通时机时，我们也要综合考虑各种因素，如时间、空间等。如果我们选择恰当的沟通时机，就会产生事半功倍的效果。但是，如果我们选择不恰当的沟通时机，只会事倍功半。

三、目前加强企业管理中有效沟通的对策

从哲学的角度讲，任何事物都是一分为二的。虽然目前我国企业管理沟通的发展态势良好，但是也存在着诸多亟需解决的问题。分析问题并解决问题是一种良好的行为习惯。针对目前企业管理沟通中存在的问题，本文提出了以下几项加强策略：

（一）要明确信息沟通的目的

在信息沟通以前，企业管理者要明确此次信息沟通的目的，然后围绕着该目的展开一系列的活动。实践证明，信息沟通的目的越明确，越有利于提高信息沟通的有效性，也越有利于提高企业的管理水平。明确了信息沟通目的以后，企业就要根据该目的制定具体的信息沟通内容。在制定信息沟通内容时，企业不要盲目地追求信息的数量，而要有针对性地选择符合企业管理实际或需求的信息。这样做，可以有效地防止因沟通量过大而导致的信息失真，从而充分地保证信息沟通目的的实现。

（二）要选择恰当的沟通方式

在信息沟通实践中，存在着各种各样的沟通方式，如书面语言、口头语言、身体语言等。每种沟通方式都有具体的适用对象，我们既不能盲目地乱用，也不能片面地独用。对于企业而言，其管理沟通要根据实际的需要来综合运用各种沟通方式。例如，当企业需要传递大量的信息时，它除了运用口头传递的方式外，还要利用文件等书面的传递方式。这种做法可以极大地提高信息传递效率，增强信息沟通效果。

（三）要充分发挥反馈的作用

在信息沟通过程中，反馈自始至终都发挥了至关重要的作用。目前，企业管理中的沟通缺乏有效性，其中很重要的一项原因就是缺少了反馈环节。因为信息沟通是双方行为，如果信息发送者或信息接收者只是一味地将自身孤立起来，而没有进行及时地反馈，那么这种信息沟通就是不完整的，是失败的。因此，我们要充分发挥反馈的作用，加强信息发送者与信息接收者间的沟通与交流。就企业而言，管理者要及时地了解被管理者对某项事物的意见或建议，并以此为依据，积极地开展下一步的工作。

（四）要注意倾听的方法与技巧

倾听是信息沟通过程中必不可少的环节。从某种意义上讲，沟通的过程就是倾听的过程。但是，在现实中，并不是所有的倾听都是有价值的。只有有效的倾听，才能提高信息沟通的有效性。倾听是一门艺术，我们要想掌握这门艺术，必须做好这样几项工作：首先，我们要耳目结合。在倾听的过程中，我们还要用眼睛注视着对方，给对方一种诚挚的感觉；其次，我们要集中注意力，全身心地倾听对方的话语，给对方一种自信的感觉；最后，我们要选择恰当地时机来发表自己的观点，但是不能随意地打断对方的谈话。

（五）要灵活地选择沟通时机与场合

在信息沟通以前，信息发送者要认真地了解信息接收者的实际情况，并根据其具体的情况来设计沟通方式与内容。与此同时，沟通时机与场合的把握也是非常重要的。同一个人在不同的时间或地点讲同一句化，其效果往往是不一样的。因此，作为企业管理者，一定要灵活地选择沟通时机与场合。只有这样，才能切实地增强信息沟通的有效性与实效性，真正地实现信息沟通的目标与任务。

（六）要积极地缩短信息传递链

信息沟通与信息传递链是密切相关的，信息传递链越长，越不利于信息沟通。因此，为了尽量地缩短信息传递链，企业要完善各项组织结构，有效地减少信息传递的层次。在企业内，信息沟通一般是以“纵向沟通为主、横向沟通为辅”，这种沟通结构更加剧了缩短信息传递链的必要性与紧迫性。在这种情况下，企业必须秉着科学严谨的态度，积极地缩短信息传递链。

四、结语

在新形势下，加强企业管理中有效沟通是一项非常系统的工程。我们要想将该项工程做好，就要重点做好这样几项工作：首先，我们要对信息沟通的要素及基本原则有一个清晰的认识；其次，我们要对目前影响沟通有效性的限制性因素有一个准确的分析；最后，我们要采取各项切实有效的措施，增强企业管理中有效沟通的实效性。只有这样才能切实地改善目前企业管理中有效沟通的现状，才能真正地实现企业管理事业又好又快的发展。总之，沟通机制完善是充分体现企业科学化现代化与人性化的重要依据。有良好沟通模式的企业一定是一个和谐有序、生机勃勃、其乐融融的大家庭，这也是每一个员工心目中的愿望。

参考文献

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[2]谢荣见，孙剑平．改善企业管理沟通的策略分析[J]．现代管理科学，2006，（6）.

[3]商荣华，杨萍．浅析企业管理沟通中的问题及对策[J].时代经贸，2008，（2）.

基金项目：浙江省高等学校优秀青年教师资助计划项目研究成果。

作者简介：张乐明（1977-），男，江西高安人，衢州学院讲师，硕士，研究方向：人力资源管理、企业品牌。

（责任编辑：周加转）