论通用法定公文正文结构的写作模式

内容摘要：通用法定公文包括国家行政机关公文和党的机关公文共18个文种，由于各自文种根据适用范围和功能用途不同，又可以分为若干种类。这些文种在功能用途相同时，虽其文种不同，但其正文结构写作模式是相同的，为此，可将通用法定公文正文结构写作模式归纳为：知照指挥类、表彰批评类、请求祈请类、报告总结类、会议纪要决议类等五个大类，只要我们记住了哪些文种属于哪一大类，哪一大类结构模式分为几层，我们学习和写作起通用法定公文来就会简单易行，事半功倍了。

关键词：公文 正文 结构 模式

我国通用法定公文包括按照国务院在2000年8月24日颁布、且2001年1月1日正式施行的《国家行政机关公文处理办法》来处理的国家行政机关公文，也包括中共中央办公厅在1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》来写作的党的机关公文。国家行政机关公文共有13个文种，党的机关公文共有14个文种。党和国家行政机关公文文种一共加起来本应是27个文种，但它们其中有9种相同的文种，所以通用法定公文不包括相同的文种应该共是18个文种。

这些通用法定公文有一个重要的特点就是在写作时，每一个文种都有其固定或者约定俗成的正文写作结构模式，这也是通用法定公文最外显的标志，当然这也是我学习通用法定公文最捷径方法和技巧。但通用法定公文这18个文种在具体写作中，每一个文种根据它们各自的适用范围又可分为几种类别，每种类别因作用和功能用途不同，其正文结构模式又不同，比如决定中的指挥性决定与处分性决定正文结构模式写法不同。所以，在写作中相当于要掌握几十种文种正文结构的写作方法和写作模式，这相当于给我们学习通用法定公文写作增加了很大的难度。为此，笔者经过多年的写作实践和教学总结，根据适用范围和功能用途将通用法定公文这18个文种及其衍生出来的具体文种的正文结构写作模式归纳为：知照指挥类、表彰批评类、请求祈请类、报告总结类、会议纪要决议类等五个大类，每个大类因其作用和功能用途相同，所以正文结构写作模式基本相同。如此，只要我们记住了这五大类写作模式，又记住了这些文种属于哪一大类，我学习和写作通用法定公文就简单易行多了。现将通用法定公文正文结构写作模式及其适用的文种归纳如下：

一.知照指挥类

（一）知照指挥类的界定

凡是告知某项事宜或者布置安排工作任务的文种，皆属于此类。

（二）知照指挥类适用的文种

知照指挥类又可以分为两类，即知照性文种和指挥性文种。知照性的文种主要有：知照性通知、事项通报、公告、通告等文种；指挥性文种主要有：工作性通知、下行或平行的意见、指挥性的决定、行政性的命令、批复、指示等文种。就是说以上这10个文种在写作时，它们的正文的写作模式是一样的。可见，知照指挥类的公文文种是较多的。

（三）知照指挥类正文的写作模式

知照指挥类正文结构模式可以分三层：

第一层：缘由（现实生活中的现象＋政策依据 这层较为简约概括）＋过渡句（现将有关或相关事宜通知、通报、通告、命令、要求…如下：）

第二层：具体的告知事项（告知类）或要求事项（指挥类），这一层多用条目式分条列项的项出。每一段可以设置小标题或者设置中心句放在段首的首括句，这样可以突出中心和主旨。

第三层：结语 （注：这层可以据具体情况予以省略不写）

知照类的文种常用特此通知、通告、公告、通报…等作结，若告知的事情比较具体或事项较多，则常常省略这些习惯性的结语较为多见。

指挥类的文种则常用强调执行的要求。如：该项工作事关全局，意义重大，各相关职能部门必须予以高度重视，一把手要亲自负责抓，负责管。当然，由于指挥类文种它本身的性质就决定了它要求相关的受文对象必须遵照执行，所以最后结尾时不再一次的强调也有这样的效果。故这类指挥类的文种在最后结尾时也可以省略此项。

二.表彰批评（处分）类

（一）表彰批评（处分）类的界定

凡要表彰奖励或批评处分的文体都属于这一大类。

（二）表彰批评（处分）类适用的文种

表彰批评（处分）类适用的的文种有：命令中的嘉奖令或惩戒令、决定中的表彰性决定或处分性决定、通报中的表彰性通报或批评性通报等6个文种。

（三）表彰批评（处分）类正文结构写作模式

表彰批评（处分）类正文结构写作模式可以分为四层：

第一层：概述事实的基本情况（如要表彰奥运健儿在北京奥运会上取得优异成绩。要说清楚在什么时间、什么地点、什么级别的运动会上什么人干了什么事，结果怎样）。

第二层：分析此事实，指出其先进意义、榜样作用（要表彰的）或危害性质、严重后果（要批评的）。

第三层：提出具体的处理意见（这一层，常用“为此，现特提出如下处理意见：”等过渡句来承上启下。表彰的：如一晋级、二加工资、三记几等功一次、四……；处分的：如一撤职、二处以罚金、三记过等等）

第四层：提出希望、发出号召。表彰的：就希望他再接再厉，再立功勋，取得更大更优异成绩，号召大家向他学习；批评或处分的：勒令他本人立马改正，教育和告诫大家要吸取他的教训，不要重蹈其覆辙。（注意这层是必要的，这是表彰批评类文体写作最终的目的，即对将来对其他人起到趋利避害，扬长避短的作用）

三.请求祈请类

（一）请求祈请类的界定

凡有什么事有求于别人或需要上级（平级）同意、帮助、支持的文种就属于这一大类。

（二）请求祈请类适用的文种

请求祈请类具体适用的文种有：请示、函、议案等上行文或平行文种。

（三）请求祈请类正文结构写作模式

请求祈请类文种正文写作模式可分为三层：

第一层：缘由（现实原因＋政策依据 这一层是全文的重点和关键，要求十分详尽，这是自己的要求能否得到上级同意的关键，如《关于包装打造XX风景区的请示》，这份请示要得到上级的同意，必须在第一层将包装打造这XX景区的重要意义分别予以罗列，甚至还要写清楚包装打造这XX景区可行性和可操作性等）

第二层：具体要求（常用：“为此，恳请或拟将…”等来引出具体的要求。要求一文一事，明确具体，不能含蓄模棱两可）

第三层：习惯性结语

（如请示：以上请示如无不妥，请批准或请批转有关单位执行；以上请示妥否，请批示函：敬请函复、盼复、特此函告或函复等议案：现提请审议 注意：这一层的习惯性用语一般不省略，这与知照指挥类的最后一层可省略不同）

四.报告总结类

（一）报告总结类的界定

凡是要对所过去所做事实进行回顾总结、分析评论，得出经验教训或或者理论指导的文体都属于这一大类。

（二）报告总结类适用的文种

报告总结类适用的文种有：工作报告、调查报告、总结等文种。（注意：调查报告、总结文种属于事务文书，不属于通能法定公文。）

（三）报告总结类正文结构写作模式

报告总结类正文写作模式分四层：

第一层:概述事实的情况（回顾过去那一段时间做了什么事，结果怎样）

第二层：成绩和经验（取得了什么样的可喜成绩，心得体会是什么，用了哪些好的方式方法等）

第三层：问题教训、不足及原因（从反面进行分析，但一般写得太略）

第四层：今后努力的方向（提出处理意见，措施、方法、步骤，怎样扬长避短，趋利避害，把下一段工作做得更好）

五.会议纪要决议类

（一）会议纪要决议类的界定

凡是写作会议类文体就属于这一大类。

（二）会议纪要决议类适用的文种

会议纪要决议类具体适用文种有：会议纪要、决议、会议公报等文种。

（三）会议纪要决议类正文结构写作模式

会议纪要决议类正文写作模式可分为四层：

第一层：会议的基本情况概述（什么时间、地点、召开了一次什么名称的会议，哪些人出席了，会议主要议题是什么，哪个领导在会议上作了重要讲话）

第二层：会议的议定事项和决定事项（常用会议认为、会议决定、会议指出、会议代表一致同意等特殊称谓用语在每一段设置一个首括句或叫做中心句领起全段。这段就围绕这个中心来阐述。

第三层：常用会议号召、会议强调作结。即以大会的名义提出要求，动员大家要把会议的精神和相关规定落实到实际行动中去。（注：这一层也可以视具体情况予以省略不写）

以上知照指挥类、表彰批评类、请求祈请类、报告总结类、会议纪要决议类等五大类正文结构写作模式基本上可以囊括通用法定公文中所有文种正文结构的写作模式。只要我们记住了以上五个类别，又识记了哪些文种属于哪一大类，我们在通用法定公文写作中就会做到运筹帷幄，游刃有余了。

参考文献：

[1]林心治.应用写作教程〔M〕.重庆：重庆大学出版社。

[2]吴俊.大学写作〔M〕.上海：华东师范大学出版社。

[3]唐建强.应用文写作〔M〕.北京：中国地质大学出版社。

唐建强，重庆工商大学讲师，主要从事写作、文学等研究。