加强档案管理 促进医院发展

黄晓丹

［摘要］ 档案是一个医院的重要信息资源，因此，档案管理也就越来越受到医院管理层的高度重视和关注。重视和加强医院的档案管理，充分发挥医院的档案管理工作，对于促进医院的卫生健康事业的发展，以及医院长期、更高水平的发展等方面都有着相当的分量和不可比拟的意义。为此，本文就医院存在的档案管理弊病，如何加强医院的档案管理以及加强档案管理的作用这3个方面进行深入探讨，力图促进医院的档案管理事业更上一个新的台阶。

［关键词］ 档案管理； 医院； 发展

１医院档案管理存在的弊病

１．１医院档案管理不规范

在我院综合档案室成立之前，各类档案由相关职能科室负责保存，例如：行政文书档案由行政办、政工科保存，基建档案由总务后勤科保存，设备档案由设备科保存等，对全院的档案没有实行统一规范的管理，造成查找档案资料困难，也容易造成档案的丢失和损坏。

１．２档案管理制度不健全

在医院管理中，各级医院制定了适用于本院的、较为健全的医院的管理制度和各级各类人员工作职责条例，而涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核标准。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案纳入目标考核。由于管理制度不严、不健全，没有及时移交各科室自己保管的材料，造成档案收集效率不高，档案不齐全。

１．３档案工作硬件投入不足

必要的档案基础设施是开展档案管理工作的前提，如库房、档案柜、档案装具等。而一些单位由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，也制约了档案事业的发展。

２加强医院的档案管理的具体措施

２００６年，医院各项制度趋于完善，所形成的各载体档案逐渐增多，医院建立档案库房，对医院行政文书档案、人事档案进行统一管理。

２０１０年开始，医院加强了对档案工作的领导，制定了《档案管理办法》等档案工作的规章制度，并成立了综合档案室，统一全院档案管理。并加大了对档案管理的投入，以规范化、标准化、现代化管理档案为主要建设目标，同时做好档案“八防”工作，改善了档案的保管条件。具体措施如下。

２．１实行四同步管理

所谓四同步管理，就是说档案的形成与档案的建档是同步完成的，通俗点讲就是，在布置下达、检查、鉴定、验收任务的同时，同时布置下达、检查、鉴定、验收档案的收集、归档、建档工作。比如说在我院建设中的２３层医技综合楼项目上就实现了四同步管理。我们在对综合楼立项阶段、封顶阶段，对形成的材料进行收集、整理和归档过程中，同时完成四同步登记表交由综合档案室记录，作为对该项目日常档案管理的凭据。待项目完成后移交入库时，查对历次四同步表档案份数，即可办理正式移交手续。归档文件做到随办随归，及时录入档案管理系统。通过理论的完善和实践的操作，我们发现这种四同步管理制度的好处很多，四同步管理制度方便查找，简单易行，更重要的是能够有效地避免医院档案的遗漏、丢失和损坏。

２．２加强各门类档案的收集整理工作，实现档案的集中管理

① 在设备档案整理方面：由于我院每年购入设备量大，设备种类繁多，并且设备在维修和保养工程中又不断产生新的档案，所以这就对医院的档案管理造成了很大的难度。因此，我们专程派人到上级医院及其他医疗机构的档案部门取经，结合医院实际情况，制定出年度和设备类型相结合的编号办法。② 在文书档案整理方面：比如把２００６年以前的４ ９２９件文书立卷档案按现行方法重新整理，全部录入ＧＤ２０００档案管理系统，实现计算机的高效管理，方便检索和查找。③ 在人事档案整理方面：按市委组织部档案室的统一标准，购置专用人事档案盒，做好人事档案方面的管理工作。④ 在照片档案的收集整理方面：走访退休职工和相关科室的成员，详尽地了解、咨询，以确保照片档案的准确、真实。⑤ 在会计档案的整理方面：及时收集整理装订成册，分会计报表、会计账簿、会计凭证、其他会计档案四大类入库存放，方便查找。

２．３做好八防工作

为保障档案安全，我们从库房建设设计、硬件配置、规章制度3方面全面保障档案安全。在防盗方面，设计库房门在办公区，并安装２４小时红外线监控摄像头监视库房门；在防火方面，设计全档案室（包括阅览区、办公区、库房）统一电源保险开关，做到人走四关（关门、关窗、关灯、关电），并安装烟感报警器，配置对档案无伤害的二氧化碳灭火器；在防尘、防潮、防光、防虫、防霉方面也做了大量工作，确保档案的安全。

２．４积极开展档案宣传工作，做好档案利用工作

为加强全院职工的档案意识，自行编制了档案宣传板报，宣传档案法律法规、档案的作用，介绍我院档案基本情况，还以事实为依据，编制有体现我院基础面貌及档案概况的全宗介绍，表现我院每年重大活动及成绩的大事记，书写我院历史变革，让职工亲身体验到档案的神奇与魅力。

３加强医院档案管理的作用

加强医院的档案管理事业可以促进医院卫生事业的发展，健全医院的管理体制，还可以合理优化医院的资源配置。其档案管理的作用具体表现为：在医疗设备方面，加强医疗设备的档案管理可以详细了解设备的使用频率，检修次数以及使用效益等，这样就为设备的日常管理提供了依据；在人事档案方面，医院的人事档案不但是医院医疗队伍实力的一种记录，更涉及到在职员工工龄的计算、职称的评定、转正定级等问题，如果没有人事档案，医院的日常管理将陷入混乱；在医院的文化建设方面，医院的文化建设不是依靠某几个人短时间建立起来的，医院档案中记录有几代人的精神传承和经验教训，对医院的文化沉积和建设很有帮助。除此之外档案管理还可以和谐医院内部成员关系、和谐医患关系，对医院的长期稳定、更高水平的发展等都有极其积极的意义。

４总结

一个医院的长期发展得益于一个好的管理制度，而作为医院的重要管理方面的档案管理在此时的作用就愈显得突出和明显。我院的亲身实践和实际操作足以证明加强医院的档案管理的重要意义和积极作用，所以，医院的档案管理工作必须长期坚持下去。

主要参考文献

［1］ 文俊英． 人事档案在医院建设中的作用［Ｊ］． 中国病案，２００５，６（８）.

［2］ 白永平，唐仕川． 浅谈医院人事档案管理现代化［Ｊ］． 中国现代医学杂志，２００２，１２（２）.

［3］ 杨木水，梁润珠，吕雅琴，等． 医技科医疗仪器设备的管理实践［Ｊ］. 中外医学研究，２０１１（２）.