网络环境下档案用户信息需求分析

李霞

摘要在网络环境下，档案用户信息需求较传统环境发生了深刻的变化。本文基于信息需求的结构化特点，从网络档案信息资源、网络检索工具、档案信息服务三个方面，对网络环境下档案用户信息需求进行分析。

关键词网络环境档案用户信息需求

中图分类号：G273.5文献标识码：A

1 基于结构化特征的档案用户信息需求的基本结构

为用户提供高效率、高质量的信息服务，最大限度地满足用户的信息需求是信息服务部门开展信息服务工作的最终目标。档案信息服务工作也不例外，也是以最大限度地满足档案用户的信息需求为目标。在网络环境下，档案用户信息需求较传统环境无疑发生了深刻的变化。因而，对这一信息需求的变化进行分析，直接关系到档案信息服务的开展效果，对于档案信息化建设有着重大意义。

所谓信息需求，简单地讲是对信息客体的需求，包括获取与利用信息的需求以及向外发布和传递信息的需求，其基点是实现对外的信息沟通与交流,达到社会职业活动和社会生活中的某种目标。用户的信息需求是由用户主体决定的。由于用户总是处于一定的社会环境中，用户主体的信息需求包括其生活、生存职业需求和适应社会发展的需求；而需求本身是有结构的，信息载体也是多种多样的,并且用户对信息需求的表达存在差异，这些导致了需求的层次性。因而，用户的信息需求总是表现出结构化的特点。

由此，可以得出如下结构关系：（1）用户信息需求由三部分组成，信息客体、检索工具系统、信息服务。（2）后两者是由用户对信息客体的需求而衍生出来的需求，且所示的并不是内含关系，而是一种由外到内、由远到近的关系，即用户需求的最终满足需要信息机构的信息服务、一定的检索工具，才能获取到信息客体。（3）用户与信息需求的关系：一方面，用户做为主体决定信息需求，用户的变化会导致需求的变动；另一方面，用户由于个体之间的差异，如知识结构与信息素质、信息心理、思维方式等，信息需求的满足程度也会有所不同。在网络环境下档案信息需求的三个层次较传统环境发生了变化，具有了新的表现形式与更丰富的内涵，即网络档案信息资源、网络检索工具、档案信息服务。

2 档案用户对网络档案信息资源的需求分析

网络档案信息资源可以理解为以数字化形式记录，以多媒体形式表达，分布式存储在网络计算机磁介质、光介质以及各类通信介质上，并通过计算机网络通信方式进行传递和再现出来的档案信息内容的集合。随着档案信息化建设的深入，进入网络的档案信息资源越来越丰富。对于网络档案信息资源的分类也各有所不同，本文倾向于将它划分为以下四类：档案目录信息（包括案卷级目录信息、文件级目录信息）、全文档案信息、多媒体档案信息、专题档案信息。

在网络环境下，用户对网络档案信息资源的需求可以分为以下三个层次：第一层次为对数量和质量的需求。没有数量丰富的档案信息资源，信息服务的开展就会成为无源之水、无本之本，就会在信息化建设中出现“有路无车”、“有车无货”的情况，而用户的信息需求满足更是无法实现。然而，网络时代是“信息爆炸”的时代，“海量”般的信息资源使用户从数量需求不断向质量需求发展。其表现为要求档案信息资源不仅在“量”上要数量丰富、充足，也要在“质”上实现优化，包括信息的准确性、时效性、可靠性以及可理解性等。即档案用户都越来越不满足单纯的数量的增长，而是需要及时的、确切的信息解答，或者最切题的、完整的事实或数据型信息。第二层次为对档案信息资源共建、共享的需求。网络环境下用户信息需求由单一向多元化、综合化信息发展，希望一次性获取某一主题的信息，这种信息需求可能是跨地域的，也有可能是目录、论文和著作的全文、照片、图像、声音等较全面的信息。而这一高层次的信息需求，无论是靠单个档案馆、图书馆，还是其它任何单独的信息服务机构都无法满足，唯一的办法就是实现信息资源的共建、共知、共享。即要求将不同区域、不同信息服务机构的原本分散的信息资源通过统一的标准，实现信息资源的统一共享。这就要求档案信息资源冲破馆际之间的界线，并融入到网络信息资源这个体系中。第三层次为对特色化、专题化档案信息资源的需求。《中国互联网络发展状况统计报告》2003年的调查结果显示，就上网目的来看，获取信息是第一位的，53.1% 的人将其作为上网最主要的目的，其次是休闲娱乐（24.6%），交友排在第三位（7%）。档案作为一种重要的信息资源，既可以满足网民获取信息的目的，又可作为消遣，供用户休闲娱乐。在网络环境下，用户的信息需求有目的性和无目的性的双面性。所谓无目的性就是用户通过随意地浏览网页，发现自己感兴趣的档案信息资源。这就主要表现为用户的潜在需求，虽然潜在需求由于种种原因没有完全表达出来，但是这种需求是庞大的，对此我们必须重视。而特色化、专题化的档案信息资源往往会成为激发它的最佳利器。

3 档案用户对网络检索工具的需求分析

档案检索工具在档案和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的借需关系，利用者借助检索工具便可以较为迅速准确地获取所需档案。在网络环境下，检索工具仍然是连接用户和需求的“桥梁”。但是与这种对网络检索工具的需求又较传统环境有所不同：一方面，由于网络环境的海量信息以及网络档案信息资源本身的日益丰富，对网络检索工具的依赖加深；另一方面，用户在到达信息客体之前，更多的时候需要两道“桥梁”，第一道在网络环境下将用户与档案信息服务机构的网络平台连接起来，第二道才是将用户网络档案信息资源联系起来。因此，网络检索工具应该包括两部分：网络搜索引擎和站内检索服务功能。以北京市劳动模范档案的查询为例，先要通过百度或者其它网络搜索引擎定位到“北京市档案信息网”，再通过“查档服务”中的档案查询系统对劳动模范档案目录数据库进行查询。只不过在研究中，往往更重视后者，即站内检索服务功能。

无论是搜索引擎还是站内搜索引擎，它们对信息需求的影响因素主要表现在以下：（1）检索功能。包括基本检索功能和高级检索功能。（2）检索效果：相对查全率、相对查准率、重复率、死链接率；（3）检索结果显示。显示定制、相关性排序规则；（4）用户负担：用户界面、在线帮助、检索式辅助构造。一般而言，搜索引擎所能提供的检索功能越完善，检索效果越好，显示越科学，速度越快，用户负担越小，信息用户的需求满足程度就会越高。值得注意的是，对于档案数据库，例如档案目录数据库、档案全文数据库等，不同数据库的综合搜索也显得尤其重要。

从总体上来说，档案网络检索工具还是基本上满足了用户对这一部分的需求。目前，我国大部分省级网站都提供了站内搜索引擎，对于档案网络数据库也具备检索查询功能，尤其是北京市档案馆和上海市档案馆。但是，也应注意到这种检索往往比较简单，多只支持关键词检索，而不同平台、不同馆际的数据库的联合检索也仍处于尝试摸索阶段。2006年5月，英国国家档案馆网站启用了一个新的综合性网络搜索引擎——“国家档案馆综合搜索 ”。通过该引擎 ，利用者就可以一次搜索到网站上的1 1个目录和数据库 ，该引擎还有许多有用的特性，如快速搜索 、高级搜索和把搜索结果按主题目录分类等 。可见，与国外相比，我国的档案网络搜索引擎还存在一定的差距。

4 档案用户对网络档案信息服务的需求分析

信息服务概念有广义和狭义之分。广义的信息服务概念泛指以产品或劳务形式向用户提供和传播信息的各种信息劳动，包括信息的搜集、整理、存贮、加工、传递以及信息技术服务和信息提供服务等；而狭义的信息服务（或称信息提供服务）则是指专职信息服务业针对用户的信息需要，将开发好的信息产品以用户方便的形式准确传递给特定用户的活动。本文从信息服务狭义的概念出发，将网络档案信息服务理解为档案信息服务部门在网络环境下为满足用户的信息需要，将档案信息资源以最优的形式，通过方便、经济、高效的方式传递给用户的活动。

需求的满足就用户而言是一个获取信息的过程，而就信息机构而言是一个信息服务的过程。信息服务质量的优劣、工作效率的高低直接关系到用户信息需求的实现及其满足程度，也会影响到用户需求的再生。其中信息服务的成本及服务收费、信息服务的易用性、速度与效率、适应变化的灵活性、提供信息的准确性等是实现高质量、高效率信息服务的主要因素。

针对档案用户而言，对档案网络信息服务的需求主要表现在：（1）基础性服务。在网络环境下档案用户群体庞杂，不同的用户类型对于档案信息服务有不同的要求，有的侧重于信息的及时、准确，有的则更关注信息的全面性。因而，总的来说，要求信息服务机构应该提供准确、及时、全面、经济、便捷的信息服务。用户的这些需要可以概括为基础性服务需求，是对整个信息服务的最基础的需求。（2）个性化服务。要求信息机构针对不同信息用户的信息素质和差异化的信息需求，开展个性化定制，根据用户的查询习惯及所需信息资源类型、种属，提供个性化服务。（3）“一站式”服务。即可以通过统一的服务界面，检索查询多个分散的数据资源库中的种类信息资源。这种服务往往不仅需要提供档案信息线索，还要求可以在网上直接获取档案全文信息。在这三大需求层次中，基础性服务是用户对信息服务的最基本的需求，而后两者则是用户的更高层次的需求，较前者而言呈现出“隐性”特征。

目前，我国的档案网络服务已初具规模，大部分档案局和档案馆已建立起局域网和网站，并连入因特网，无论数量上和质量上比创建初期都有了很大发展。通过网站利用者既可以了解最新的档案工作信息，也可以获得部分档案资料。但是档案网络服务仍存在很多问题，例如档案网站突出了档案工作，而没有注重档案本身；提供的服务形式单一，缺乏与用户的互动；导航信息不完备；网站栏目设置不合理，页面设计不够简洁美观；档案网站各自为政,缺乏统一规划等。此外，由于地区发展的不平衡性，不同地区的服务水平也存在着很大差异。

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